Wat kost omzetlekkage?

Omzetlekkage kost je meer dan het bedrag dat je niet factureert. Omdat de kosten voor het werk of de levering al zijn gemaakt, gaat elke euro gemiste omzet volledig van je winst af. Bij terugkerende contracten herhaalt het lek zich elk jaar en groeit het door gemiste indexaties. De vaak genoemde schatting is 1 tot 5 procent van de omzet, maar de impact op je winst is door dat margeffect een veelvoud van dat percentage.

De directe kosten: omzet die je niet factureert

Het eerste en meest zichtbare deel van de kosten is de omzet zelf. Een project waarvan het meerwerk niet is gefactureerd, een abonnement op een te lage prijs, een contract waarvan de indexatie is vergeten. Dat is geld dat je volgens de afspraak had moeten ontvangen en dat niet is binnengekomen.

De vaak genoemde bandbreedte voor dit deel is 1 tot 5 procent van de omzet, bij kleinere bedrijven eerder aan de bovenkant. Wat dat betekent voor een gemiddeld B2B-bedrijf en waarom dat een schatting is en geen meting, staat in hoeveel omzet er gemiddeld weglekt. Hoe je het voor je eigen bedrijf uitrekent, staat in hoe je revenue leakage berekent.

Maar het directe bedrag is maar het begin.

Kosten 1: het margeffect

Dit is het deel dat de meeste mensen onderschatten. Omzetlekkage is geen gewone omzet. Het is omzet waarvoor je de kosten al hebt gemaakt.

Een monteur heeft het meerwerk uitgevoerd. Het salaris is betaald, het materiaal is gekocht. De software draait voor de klant die meer seats gebruikt dan hij betaalt. De server kost geld, de support beantwoordt vragen. Als je die omzet niet factureert, verlies je niet alleen de omzet, maar heb je de kosten al gemaakt.

Daarom telt elke euro lekkage bijna volledig als verloren winst. Bij een bedrijf met 10 procent nettomarge is €100.000 lekkage niet 1 procent van de winst, maar het equivalent van de winst op €1M aan nieuwe omzet.

Rekenvoorbeeld: stel een dienstverlener met €8M omzet

Stel, je bedrijf heeft €8M omzet en een nettomarge van 8 procent, dus €640.000 winst. Je lekt 2 procent: €160.000. Dit is een voorbeeld.

• De lekkage is 2 procent van je omzet.
• Omdat de kosten al zijn gemaakt, is het ook €160.000 minder winst.
• Dat is 25 procent van je nettowinst.
• Om dezelfde €160.000 winst via nieuwe omzet te verdienen, heb je bij 8 procent marge €2M extra omzet nodig.

Dat laatste punt is de kern. Het dichten van €160.000 lekkage levert hetzelfde op als €2M nieuwe omzet binnenhalen, zonder acquisitiekosten, zonder extra personeel, zonder extra levering.

Kosten 2: stapeling over jaren

Bij eenmalige verkopen is een lek een incident. Bij terugkerende contracten is het een patroon. Een abonnement dat te laag is ingesteld, blijft te laag tot iemand het corrigeert. Een contract dat niet is geïndexeerd, blijft op de oude prijs, en de volgende indexatie wordt berekend over het te lage bedrag.

Dat laatste maakt gemiste indexatie bijzonder duur. Stel, een contract van €50.000 per jaar met 3 procent jaarlijkse indexatie wordt drie jaar lang niet geïndexeerd:

Het lek groeit elk jaar. En als je het in jaar vier ontdekt, is het commercieel lastig om de klant in één keer met 9 procent te verhogen. Vaak wordt het verschil nooit meer volledig ingehaald. Meer hierover staat in revenue leakage door vergeten prijsindexatie.

Kosten 3: werkkapitaal

Een deel van de lekkage is geen verloren omzet, maar vertraagde omzet. Een factuur die drie maanden te laat wordt verstuurd, wordt uiteindelijk betaald. Een openstaande factuur die niet wordt opgevolgd, komt misschien na zes maanden alsnog binnen.

Dat lijkt onschuldig, maar het kost geld. In die maanden financier jij het werk van je klant. Als je een kredietfaciliteit gebruikt, betaal je daar rente over. Als je geen krediet hebt, beperkt het wat je kunt investeren. Bij snelgroeiende bedrijven kan een structurele vertraging in facturatie het verschil maken tussen groei uit eigen middelen en groei met externe financiering.

Kosten 4: waardering

Als je bedrijf ooit wordt verkocht, gefinancierd of gewaardeerd, wordt gekeken naar omzet en winst. Vaak tegen een veelvoud. Elke euro structurele lekkage verlaagt die waardering met datzelfde veelvoud.

Er is een tweede effect. Bij een due diligence kijkt een koper naar de kwaliteit van je omzet. Een groot verschil tussen je CRM en je boekhouding, contracten die niet zijn geïndexeerd, of klanten die structureel te weinig betalen, zijn signalen dat je processen niet op orde zijn. Dat leidt tot een lagere prijs of zwaardere garanties, los van het bedrag van de lekkage zelf.

Kosten 5: verkeerde beslissingen

Als je cijfers niet kloppen, neem je beslissingen op basis van een verkeerd beeld. Een paar voorbeelden:

• Een productlijn lijkt winstgevend, maar een deel van de omzet wordt nooit gefactureerd. Je investeert erin terwijl de werkelijke marge lager is.
• Je forecast is hoger dan wat er binnenkomt, omdat een deel van de gewonnen deals niet wordt gefactureerd. Je neemt mensen aan op basis van omzet die er niet komt.
• Een klant lijkt rendabel, maar krijgt al drie jaar een korting die na een jaar had moeten aflopen. Je geeft hem nog meer korting bij de verlenging.

Deze kosten zijn niet in euro's uit te drukken, maar ze zijn vaak groter dan de lekkage zelf.

Kosten 6: tijd

Tot slot kost omzetlekkage tijd, ook als je het niet actief zoekt. Finance besteedt uren aan het uitzoeken waarom cijfers niet aansluiten. Sales en finance discussiëren in vergaderingen over welk getal klopt. Klanten bellen over foute facturen en moeten worden teruggebeld. Creditnota's moeten worden gemaakt en uitgelegd.

Die tijd is meetbaar. Vraag de mensen die het doen hoeveel uur per maand ze besteden aan het uitzoeken en corrigeren van omzetverschillen.

Alles bij elkaar

Voor een businesscase gebruik je de eerste drie en eventueel werkkapitaal en tijd. De rest noem je als voordeel zonder bedrag. Hoe je dat afweegt tegen de kosten van een oplossing, staat in wat Revenue Intelligence oplevert.

Hoe je de kosten voor je eigen bedrijf vaststelt

1. Kies drie tot vijf soorten lekkage die bij je bedrijf passen. Een lijst met voorbeelden vind je in 25 voorbeelden van revenue leakage.
2. Controleer een steekproef. Bijvoorbeeld twintig contracten, twintig projecten of één kwartaal aan deals.
3. Reken de gevonden bedragen om naar een jaarbedrag.
4. Splits eenmalig en terugkerend. Een vergeten factuur is eenmalig, een verkeerde prijs is terugkerend.
5. Deel door je nettomarge om te zien hoeveel nieuwe omzet je nodig zou hebben voor dezelfde winst.
6. Reken de terugkerende lekken door over drie jaar, met indexatie waar van toepassing.

Dat geeft je een onderbouwd bedrag, gebaseerd op je eigen data in plaats van op een algemeen percentage.

Veelgestelde vragen

Is omzetlekkage hetzelfde als verlies?

Niet precies. Verlies is een boekhoudkundig begrip: je kosten zijn hoger dan je opbrengsten. Omzetlekkage is omzet waar je recht op had en die je niet hebt ontvangen. Het verschijnt niet als verlies in je boeken, maar als lagere omzet en lagere winst. Daarom zie je het zo moeilijk.

Waarom is de impact op winst zo veel groter dan op omzet?

Omdat de kosten al zijn gemaakt. Bij nieuwe omzet maak je ook nieuwe kosten. Bij gelekte omzet heb je de kosten gemaakt en de opbrengst gemist. Elke euro lekkage is dus bijna een volle euro winst.

Welk deel van de lekkage kun je terughalen?

Dat verschilt per soort. Een vergeten factuur van vorige maand kun je meestal alsnog versturen. Een korting die al twee jaar te lang loopt, haal je zelden met terugwerkende kracht terug. Reken in je businesscase met het lopende deel, en behandel het verleden als meevaller.

Wat kost het om niets te doen?

Het bedrag van de lekkage, elk jaar opnieuw, plus de groei van de terugkerende lekken. Omdat nieuwe contracten en wijzigingen steeds nieuwe afwijkingen opleveren, groeit de lekkage meestal mee met je bedrijf.