Hoeveel omzet lekt er gemiddeld weg uit een B2B-bedrijf?

Een vaak genoemde schatting is dat B2B-bedrijven tussen 1 en 5 procent van hun omzet laten weglekken, met hogere percentages bij kleinere bedrijven met veel handwerk. Bij een omzet van EUR 10 miljoen gaat het dan om EUR 100.000 tot EUR 500.000 per jaar. Een betrouwbaar gemiddelde voor jouw branche of omvang bestaat niet: het werkelijke getal hangt af van hoeveel overdrachten, hoeveel prijsvariatie en hoeveel terugkerende omzet er in je bedrijf zit. De enige manier om het te weten, is het te meten.

Dat antwoord is minder bevredigend dan een hard getal. Het is wel eerlijk. Hieronder wat die bandbreedte betekent, waarom hij zo breed is, en hoe je binnen een paar dagen een eigen schatting maakt die meer zegt dan welk gemiddelde ook. Voor de basis over omzetlekkage: zie de complete gids over omzetlekkage.

Waarom er geen hard gemiddelde is

Om een betrouwbaar gemiddelde te berekenen, zou je bij een grote, representatieve groep bedrijven alle deals, contracten en facturen naast elkaar moeten leggen, met dezelfde definitie van wat een lek is. Dat is zelden op die schaal en met die zorgvuldigheid gedaan, en publicaties die een precies percentage noemen, zeggen vaak weinig over hoe het is gemeten.

Daarnaast verschillen bedrijven te sterk:

• Een groothandel met vaste prijslijsten en geautomatiseerde orderverwerking heeft weinig ruimte voor lekkage in prijzen, maar wel in bonussen en staffels.
• Een installatiebedrijf met veel meerwerk heeft een groot risico op niet-gefactureerde uren.
• Een MSP met honderden klanten op maandtarieven per werkplek heeft een risico dat met elke nieuwe medewerker bij een klant groeit.
• Een SaaS-bedrijf met volledig geautomatiseerde billing heeft vooral risico in kortingen en pakketten.

Een gemiddelde over al die bedrijven heen zegt weinig over één van hen. Behandel de bandbreedte van 1 tot 5 procent daarom als ordegrootte: het is geen afrondingsverschil, maar het is ook geen kwart van je omzet.

Wat jouw percentage bepaalt

Vijf factoren bepalen of je aan de onderkant, de bovenkant of erbuiten zit.

1. Het aantal overdrachten

Elke keer dat informatie van het ene systeem of de ene afdeling naar de andere gaat, kan er iets verloren gaan. Een bedrijf waar sales, contractbeheer, planning en facturatie elk hun eigen systeem hebben, heeft meer overdrachten dan een bedrijf dat alles in één pakket doet.

2. De complexiteit van je prijzen

Een vaste prijs per product is moeilijk verkeerd te factureren. Een prijs die afhangt van staffels, looptijd, indexatie, kortingen met einddatum en meerwerktarieven, is makkelijk verkeerd te factureren. Hoe meer variabelen, hoe meer kans op een fout.

3. Het aandeel terugkerende omzet

Bij eenmalige verkoop is een fout eenmalig. Bij terugkerende omzet herhaalt een fout zich elke periode. Een bedrijf met veel abonnementen of contracten kan dus met dezelfde foutkans een veel groter lek hebben.

4. De tijd tot ontdekking

Een lek dat na een maand wordt gezien, kost een maand. Een lek dat na drie jaar wordt gezien, kost drie jaar. Bedrijven zonder systematische controle hebben vaak lekken die al jaren lopen.

5. De hoeveelheid handwerk

Overtypen, exporteren, mailtjes doorsturen, spreadsheets bijhouden. Elke handmatige stap is een kans op een typefout of een vergeten actie.

Hoeveel omzet verlies ik zonder het te weten?

Je kunt een eerste schatting maken zonder software en zonder externe hulp. Het kost een paar dagen werk en geeft een getal dat op je eigen data is gebaseerd.

Stap 1: kies drie controles

Kies de drie controles die voor jouw bedrijfsmodel het meest relevant zijn. Voor de meeste B2B-bedrijven zijn dat:

1. Gewonnen deals zonder of met een te lage factuur.
2. Contracten met een indexatieclausule waar de indexatie niet is toegepast.
3. Geleverd werk of geleverde aantallen die niet zijn gefactureerd.

Stap 2: neem een steekproef

Je hoeft niet alles te controleren. Neem per controle een willekeurige steekproef van twintig tot vijftig klanten of deals. Willekeurig is belangrijk: als je alleen de klanten pakt waarvan je al vermoedt dat er iets mis is, overschat je het.

Stap 3: bereken per bevinding het bedrag

Voor elke afwijking: wat had er gefactureerd moeten worden, wat is er gefactureerd, en is het verschil eenmalig of terugkerend?

Stap 4: extrapoleer voorzichtig

Rekenvoorbeeld: stel, je hebt 300 contractklanten. In een willekeurige steekproef van 30 vind je bij 4 klanten een vergeten indexatie, samen EUR 1.600 per jaar.

• Aandeel in de steekproef: 4 van 30, ruim 13 procent.
• Gemiddeld bedrag per getroffen klant: EUR 400 per jaar.
• Geëxtrapoleerd naar 300 klanten: ongeveer 40 klanten, samen ongeveer EUR 16.000 per jaar.

Doe hetzelfde voor de andere twee controles en tel op. Met een kleine steekproef is de onzekerheid groot, dus rapporteer een bandbreedte in plaats van één getal. De volledige methode staat in hoe je revenue leakage berekent.

Stap 5: zet het af tegen je omzet

Deel het totaal door je jaaromzet. Dan heb je een eigen percentage, gebaseerd op je eigen data. Dat zegt meer dan elk gemiddelde.

Rekenvoorbeeld: wat 1 tot 5 procent betekent

Om de bandbreedte tastbaar te maken:

Twee dingen om bij deze tabel te bedenken. Ten eerste: dit is omzet zonder kosten. Er staat geen inkoop, geen uur en geen marketing tegenover, dus vrijwel elke euro gaat naar het resultaat. Bij een nettomarge van 8 procent weegt 1 procent omzetlekkage al zwaar ten opzichte van de winst. Ten tweede: dit is per jaar. Lekken die niet worden gedicht, komen volgend jaar terug, vaak groter. Wat dat betekent voor je resultaat, staat in wat omzetlekkage kost.

Waarom kleinere bedrijven vaak hoger zitten

Het klinkt tegenintuïtief. Grote bedrijven hebben meer systemen en meer complexiteit. Toch lekken kleinere B2B-bedrijven relatief vaak meer. Drie redenen:

• Minder controle. Een groot bedrijf heeft een controller, een interne audit of een revenue operations-team. Een bedrijf van EUR 5 miljoen heeft vaak één persoon die de facturatie doet naast drie andere taken.
• Meer handwerk. Koppelingen tussen CRM en boekhouding zijn in kleinere bedrijven vaker handmatig.
• Meer maatwerk. Kleinere bedrijven maken vaker per klant afspraken die van de standaard afwijken, en leggen die minder consequent vast.

Signalen dat je aan de bovenkant zit

Je zit waarschijnlijk hoger in de bandbreedte als meerdere van deze punten voor je bedrijf gelden. Meer signalen staan in 10 signalen dat je bedrijf omzet laat liggen.

• Sales en finance noemen verschillende omzetcijfers over dezelfde maand.
• Niemand kan binnen een uur zeggen welke klanten een indexatieclausule hebben.
• Meerwerk wordt vaak mondeling of per mail afgesproken.
• Deals in het CRM hebben geen productregels, alleen een totaalbedrag.
• De facturatie wordt handmatig aangemaakt op basis van een mail van sales.
• Er is nooit een systematische vergelijking gedaan tussen contracten en facturen.
• De persoon die de facturatie doet, is de enige die weet hoe het zit.

Veelgestelde vragen

Is 1 tot 5 procent een onderzoeksresultaat?

Het is een vaak genoemde schatting, geen onderzoeksresultaat dat voor elk bedrijf geldt. Gebruik het als ordegrootte om te bepalen of het de moeite waard is om te meten. Voor je eigen bedrijf is alleen een eigen meting betrouwbaar.

Kan omzetlekkage hoger zijn dan 5 procent?

Ja. Bij bedrijven met veel meerwerk, veel maatwerkprijzen en weinig controle kan het hoger liggen. Het kan ook lager zijn bij bedrijven met gestandaardiseerde prijzen en geautomatiseerde facturatie.

Hoe snel kan ik een eigen schatting maken?

Met een steekproef van twintig tot vijftig klanten per controle en drie controles, kost het een paar dagen werk. Dat levert een eerste bandbreedte op die op je eigen data is gebaseerd.

Hoe weten andere Nederlandse bedrijven hoeveel ze verliezen?

Meestal niet, tot ze het meten. Hoe B2B-bedrijven in Nederland dat aanpakken, staat in hoe Nederlandse B2B-bedrijven omzetverlies meten.