Hoe bereken je revenue leakage?

Je berekent revenue leakage per bevinding, niet als één groot getal. Voor elke afwijking bepaal je wat er volgens de afspraak had moeten worden gefactureerd, wat er is gefactureerd, of het verschil eenmalig of terugkerend is, en hoe lang het al loopt. De formule per bevinding is: verschil per periode maal het aantal periodes. De som van alle bevindingen, gesplitst in wat al verloren is en wat er per jaar blijft weglekken, is je omzetlekkage.

Dat klinkt eenvoudig, en de rekensom is het ook. Het lastige zit in het vaststellen van wat er had moeten worden gefactureerd, in het onderscheid tussen soorten lekken en in het eerlijk extrapoleren vanuit een steekproef. Hieronder de volledige methode. Voor de basis: zie de complete gids over omzetlekkage.

De drie getallen per bevinding

Elke bevinding heeft drie getallen nodig.

1. De verwachting. Wat had er gefactureerd moeten worden? Dat haal je uit de bron van de afspraak: de deal in het CRM, het contract, de prijslijst, de geregistreerde uren of de geleverde aantallen.

2. De werkelijkheid. Wat is er gefactureerd? Dat haal je uit de facturatie of de boekhouding, op factuurregelniveau.

3. De tijd. Over welke periode loopt het verschil al, en is het eenmalig of terugkerend?

Daarmee bereken je twee bedragen:

• Historisch lek: het verschil over de periode dat het al loopt. Dit is geld dat je al hebt gemist.
• Jaarlijks lek: het verschil per jaar als niemand ingrijpt. Dit is geld dat je vanaf nu blijft missen.

Het onderscheid is belangrijk, omdat de aanpak verschilt. Het historische lek kun je soms terughalen. Het jaarlijkse lek kun je altijd stoppen.

Hoe meet ik revenue leakage? De methode in vijf stappen

Stap 1: bepaal welke controles je doet

Je kunt niet alles tegelijk meten. Kies de controles die bij je bedrijfsmodel passen. Veelvoorkomende controles:

Meer voorbeelden van controles vind je in 25 voorbeelden van revenue leakage.

Stap 2: kies een periode

Neem minimaal twaalf maanden. Korter en je mist jaarlijkse momenten zoals indexatie. Langer geeft een vollediger beeld van het historische lek, maar kost meer werk.

Stap 3: verzamel en verbind de data

Exporteer per controle de verwachting en de werkelijkheid. Verbind ze op klantniveau, en waar mogelijk op deal-, contract- of orderniveau. Dit is het meeste werk. Een gedeeld debiteurnummer tussen CRM en boekhouding scheelt enorm.

Stap 4: bereken per bevinding

Voor elke afwijking:

• Verschil per periode = verwacht bedrag per periode min gefactureerd bedrag per periode.
• Historisch lek = verschil per periode x aantal periodes dat het al loopt.
• Jaarlijks lek = verschil per periode x aantal periodes per jaar. Voor een eenmalige bevinding is dit nul.

Rekenvoorbeeld: stel, een klant heeft een contract van EUR 2.500 per maand met een jaarlijkse indexatie van 3 procent per 1 januari. De indexatie is in de afgelopen twee jaar niet toegepast. We zijn nu eind december van het tweede jaar.

• Jaar 1 verwacht: EUR 2.575 per maand. Gefactureerd: EUR 2.500. Verschil: EUR 75 per maand, EUR 900 over het jaar.
• Jaar 2 verwacht: EUR 2.575 x 1,03 = EUR 2.652,25 per maand. Gefactureerd: EUR 2.500. Verschil: EUR 152,25 per maand, EUR 1.827 over het jaar.
• Historisch lek: EUR 900 + EUR 1.827 = EUR 2.727.
• Jaarlijks lek vanaf januari, inclusief de indexatie van jaar 3: EUR 2.500 x 1,03 x 1,03 x 1,03 = EUR 2.731,82 verwacht, dus EUR 231,82 per maand, bijna EUR 2.782 per jaar.

Eén klant, een klein percentage, en na drie jaar een jaarlijks lek van ruim 9 procent van de oorspronkelijke contractwaarde. Zo werkt stapeling.

Stap 5: tel op en rangschik

Tel alle bevindingen op, apart voor historisch en jaarlijks lek. Rangschik ze daarna op jaarlijks lek. Dat is waar je moet beginnen, want daar zit het geld dat je elk jaar blijft missen.

Extrapoleren vanuit een steekproef

Vaak controleer je niet alle klanten, maar een steekproef. Dan moet je extrapoleren. Drie regels:

Kies willekeurig. Als je alleen de klanten controleert waar je al iets vermoedt, overschat je het lek. Als je alleen de grootste klanten controleert, die vaak beter worden bewaakt, onderschat je het mogelijk.

Splits naar segment. Klanten met en zonder indexatieclausule, grote en kleine contracten, oude en nieuwe klanten. Extrapoleer per segment, niet over alles heen.

Rapporteer een bandbreedte. Bij een kleine steekproef is de onzekerheid groot. Vind je bij 3 van 30 klanten een lek, dan kan het werkelijke aandeel in je hele bestand flink hoger of lager liggen dan 10 procent. Geef een onder- en bovengrens, en vergroot de steekproef als het verschil tussen die twee te groot is om een beslissing op te nemen.

Rekenvoorbeeld: stel, je hebt 400 klanten met een contract. In een willekeurige steekproef van 40 vind je bij 6 klanten een lek, gemiddeld EUR 900 per jaar.

• Aandeel in de steekproef: 15 procent.
• Geëxtrapoleerd: ongeveer 60 klanten x EUR 900 = EUR 54.000 per jaar.
• Voorzichtige bandbreedte: rapporteer bijvoorbeeld EUR 30.000 tot EUR 80.000 en noem het een indicatie. Wil je het preciezer, verdubbel de steekproef.

Zekerheid per bevinding

Niet elke bevinding is even hard. Een deal zonder factuur waarvan de klant het contract heeft getekend, is zeker. Een klant die volgens het servicedesk-systeem 58 gebruikers heeft terwijl er 45 worden gefactureerd, is waarschijnlijk, maar misschien zijn er testaccounts of vertrokken medewerkers die nog niet zijn opgeruimd.

Geef elke bevinding een zekerheid, bijvoorbeeld hoog, midden of laag, en rapporteer de totalen per niveau. Dat voorkomt dat een directie een getal ziet dat later niet blijkt te kloppen, en het helpt bij het prioriteren: begin met de bevindingen die zeker en groot zijn.

Terughaalbaar versus alleen te stoppen

Maak voor elke bevinding ook onderscheid in wat je ermee kunt:

• Terughaalbaar. Je kunt alsnog factureren, omdat het contract dat toestaat en de relatie het verdraagt. Een meerwerkfactuur van vorige maand, een deal die nooit is gefactureerd.
• Alleen te stoppen. Terughalen is contractueel onmogelijk of commercieel onverstandig. Een indexatie die drie jaar geleden is overgeslagen. Je corrigeert vanaf nu.

Het terughaalbare deel is de eenmalige opbrengst van je analyse. Het gestopte jaarlijkse lek is de structurele opbrengst. Voor een businesscase tellen ze allebei, maar op een andere manier. Hoe je dat vertaalt naar rendement, staat in hoe je de ROI van Revenue Intelligence berekent.

Veelgemaakte fouten bij het berekenen

• Alleen het historische lek rapporteren. Dan lijkt het een eenmalig probleem, terwijl het jaarlijkse lek belangrijker is.
• Bewuste afwijkingen meetellen. Een deal die bewust gratis is geleverd als compensatie, is geen lek. Vraag na voordat je telt.
• Stapeling vergeten. Bij indexatie loopt het verschil elk jaar op. Wie alleen het eerste jaar rekent, onderschat het.
• Te grof matchen. Een factuur op klantniveau matchen met een deal op klantniveau kan een lek verbergen als een klant meerdere deals heeft. Match zo fijn als je data toelaat.
• Eén getal zonder bandbreedte. Bij een steekproef is een puntschatting schijnprecisie.

Controlelijst voor je berekening

• Heb ik per controle een duidelijke bron voor de verwachting en voor de werkelijkheid?
• Heb ik minstens twaalf maanden bekeken?
• Heb ik historisch en jaarlijks lek apart berekend?
• Heb ik stapeling meegenomen bij indexatie en andere terugkerende verschillen?
• Heb ik bewuste afwijkingen uitgesloten?
• Heb ik per bevinding een zekerheid bepaald?
• Heb ik bij extrapolatie een bandbreedte gegeven?
• Heb ik terughaalbaar en alleen-te-stoppen gescheiden?

Wil je weten hoe je deze berekening inzet om lekken systematisch op te sporen, lees dan hoe je omzetlekkage vindt in een bedrijf. Wat je met de uitkomst kunt verwachten ten opzichte van de vaak genoemde bandbreedte, staat in hoeveel omzet er gemiddeld weglekt.

Veelgestelde vragen

Wat is de formule voor revenue leakage?

Per bevinding: verschil per periode maal het aantal periodes. Het totaal is de som van alle bevindingen, gesplitst in historisch lek (al gemist) en jaarlijks lek (blijft doorlopen zonder ingrijpen).

Moet ik alle klanten controleren?

Niet voor een eerste schatting. Een willekeurige steekproef per segment volstaat om de ordegrootte te bepalen. Voor het daadwerkelijk dichten van lekken moet je uiteindelijk wel alle klanten bekijken, want je wilt elk lek vinden, niet alleen het gemiddelde weten.

Hoe reken ik een lek uit als ik de afspraak niet kan vinden?

Dan kun je het niet als zeker lek rekenen. Noteer het als bevinding met lage zekerheid en zoek de afspraak op. Het ontbreken van een vastgelegde afspraak is overigens zelf een risico dat je wilt oplossen.

Tel ik afgeboekte bedragen mee als lekkage?

Afboekingen zonder goede reden wel. Afboekingen na een terechte klacht of een failliete klant niet, dat is een ander soort verlies. Bekijk per afboeking de reden.