Revenue leakage door verkeerde prijzen

Revenue leakage door verkeerde prijzen ontstaat wanneer klanten minder betalen dan je prijsbeleid of je afspraken voorschrijven, zonder dat iemand daar bewust voor heeft gekozen. De oorzaken zijn meestal alledaags: een verouderde prijs in de artikelstam, een handmatige prijsaanpassing op een order, een korting boven het toegestane maximum, of een klantprijs die voor één project gold en daarna bleef hangen. Het resultaat is dat hetzelfde product tegen sterk verschillende prijzen de deur uitgaat, en dat niemand kan uitleggen waarom.

Prijslekkage is verraderlijk omdat elke afzonderlijke factuur er normaal uitziet. Pas als je prijzen per klant en per product naast elkaar legt, zie je de spreiding. Hieronder waar verkeerde prijzen ontstaan, hoe je ze vindt en hoe je voorkomt dat ze terugkomen. Voor het totaalbeeld: zie de complete gids over omzetlekkage.

Waar verkeerde prijzen ontstaan

De artikelstam loopt achter

De prijslijst wordt aangepast in de offertetool of in een Excel van sales. De artikelstam in de facturatie, in Exact, AFAS of SAP, wordt niet of later bijgewerkt. Orders die rechtstreeks in de facturatie worden aangemaakt, krijgen de oude prijs. Dit speelt vooral bij groothandel, distributie en bedrijven met een groot assortiment.

Handmatige prijsaanpassingen

Een orderinvoerder past de prijs op een order handmatig aan, bijvoorbeeld omdat de klant belt en zegt dat hij vorige keer minder betaalde. Er is geen goedkeuring nodig en geen registratie van de reden. De aangepaste prijs wordt bij de volgende order gekopieerd.

Kortingen boven beleid

Een verkoper geeft 25 procent korting om een deal aan het einde van het kwartaal binnen te halen, terwijl het maximum 15 procent is. Er is geen goedkeuringsstap in het CRM, of die kan worden omzeild door de korting als lagere eenheidsprijs in te voeren in plaats van als korting.

Kortingen die niet stoppen

Een introductiekorting, een actiekorting of een compensatie na een klacht wordt ingevoerd als vaste korting op de klant. De einddatum staat in de mail of in het contract, niet in het systeem. De korting loopt door. Uitgewerkt vanuit de kant van het contract in revenue leakage tussen contract en factuur.

Projectprijzen die blijven hangen

Een klant krijgt voor een groot eenmalig project een scherpe prijs. Die prijs wordt als klantprijs in de facturatie gezet en geldt daarna voor alle orders, ook de kleine, waar de korting nooit voor bedoeld was.

Stille korting via de achterdeur

Niet elke prijsverlaging is een lagere prijs. Gratis verzending boven een drempel die niet is afgesproken, extra betaaltermijn zonder rente, een bonus aan het einde van het jaar die ruimer wordt berekend dan de afspraak. Het gaat om wat de klant uiteindelijk betaalt, niet om de prijs op de factuurregel.

Prijzen die niet meebewegen

Je inkoopprijzen of loonkosten stijgen, je lijstprijs niet. Of je lijstprijs wel, maar een groot deel van je klanten zit op een klantprijs die niet is aangepast. Dat overlapt met vergeten indexatie, uitgewerkt in revenue leakage door vergeten prijsindexatie.

Van lijstprijs naar wat je echt ontvangt

Een bruikbaar denkmodel is de prijswaterval. Je begint bij de lijstprijs en trekt er alles af wat de klant uiteindelijk minder betaalt:

1. Lijstprijs.
2. Min de standaard klantkorting.
3. Min de dealkorting.
4. Min de orderkorting of handmatige aanpassing.
5. Min de kosten die je niet doorbelast, zoals verzending.
6. Min de betaalkorting of extra betaaltermijn.
7. Min de eindejaarsbonus of volumebonus.
8. Is wat je werkelijk ontvangt.

Elke stap op zichzelf is klein en vaak verdedigbaar. Samen kunnen ze het verschil tussen lijstprijs en werkelijke prijs veel groter maken dan iemand bedoelde. Prijslekkage zit in de stappen die niemand heeft goedgekeurd, of die langer duren dan de bedoeling was.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een technische groothandel met EUR 12 miljoen omzet verkoopt een product met een lijstprijs van EUR 100. Het prijsbeleid staat een maximale klantkorting van 20 procent toe, dus een minimumprijs van EUR 80.

Bij analyse van het afgelopen jaar blijkt:

• 70 procent van het volume gaat de deur uit tussen EUR 80 en EUR 100. Binnen beleid.
• 25 procent gaat de deur uit tussen EUR 72 en EUR 80, gemiddeld EUR 76. Onder beleid, zonder vastgelegde goedkeuring.
• 5 procent gaat de deur uit onder EUR 72, gemiddeld EUR 68, vooral via handmatige aanpassingen op orders.

Stel dat dit product EUR 1,5 miljoen omzet maakt met 18.000 eenheden. Dan:

• 4.500 eenheden gemiddeld EUR 4 onder de minimumprijs: EUR 18.000.
• 900 eenheden gemiddeld EUR 12 onder de minimumprijs: EUR 10.800.
• Samen: EUR 28.800 per jaar, alleen voor dit ene product, alleen gerekend tot de minimumprijs.

Het werkelijke lek kan groter zijn, omdat ook binnen beleid kortingen soms niet gerechtvaardigd zijn. De getallen zijn aannames voor het voorbeeld.

Hoe je verkeerde prijzen vindt

1. Vergelijk de artikelstam met de prijslijst

Exporteer de actuele prijslijst en de prijzen in de artikelstam van de facturatie. Elk verschil is een risico voor alle orders die op dat artikel worden ingevoerd.

2. Maak een prijsspreiding per product

Neem per product alle factuurregels van het afgelopen jaar en bereken de werkelijke prijs per eenheid. Maak een verdeling: hoeveel volume tegen welke prijs? Een grote spreiding zonder duidelijke oorzaak is een signaal.

3. Leg klanten naast elkaar

Vergelijk wat vergelijkbare klanten betalen voor hetzelfde product. Klanten met hetzelfde volume en hetzelfde profiel die sterk verschillende prijzen betalen, verdienen een blik. Meer over deze aanpak in hoe je klanten ontdekt die te weinig betalen.

4. Zoek handmatige aanpassingen

De meeste facturatiesystemen registreren of een prijs handmatig is aangepast ten opzichte van de standaardprijs. Filter daarop en kijk naar frequentie, grootte en wie ze maakt.

5. Controleer kortingen tegen beleid

Leg alle kortingen in gewonnen deals en op facturen naast je kortingsbeleid. Markeer alles boven het maximum zonder vastgelegde goedkeuring.

6. Controleer einddatums

Maak een lijst van alle actieve kortingen en zoek bij elke korting de afspraak. Is er een einddatum en is die verstreken?

Hoe je het voorkomt

Eén bron voor prijzen. De prijslijst staat op één plek en wordt van daaruit naar offertetool, CRM en facturatie doorgezet. Geen parallelle Excel-lijsten.

Goedkeuring boven een drempel. Kortingen boven het standaardmaximum vragen goedkeuring, in het systeem, met een reden. Een CPQ-tool of een goedkeuringsstap in het CRM kan dat afdwingen.

Handmatige aanpassing met reden. Een orderinvoerder mag de prijs aanpassen, maar alleen met een verplichte reden. Zo kun je achteraf zien waarom.

Einddatum bij elke tijdelijke korting. Geen tijdelijke korting zonder einddatum in het systeem.

Periodieke prijsspreidingsanalyse. Elk kwartaal per productgroep de spreiding bekijken. Dat kost een paar uur en laat direct zien waar het uit de hand loopt.

Bonussen van verkopers op marge, niet alleen op omzet. Als verkopers alleen op omzet worden beloond, is korting geven een rationele keuze.

Een van de acht lekpatronen die AutoMaat beschrijft, gaat over precies dit: kortingen die niemand heeft goedgekeurd en prijzen die nooit meebewogen. Het staat op de pagina met use cases.

Controlelijst

• Is de prijs in de artikelstam gelijk aan de actuele prijslijst?
• Weet je per product hoe groot de spreiding in werkelijke verkoopprijs is?
• Vragen kortingen boven het maximum goedkeuring, en is die goedkeuring vastgelegd?
• Worden handmatige prijsaanpassingen geregistreerd met een reden?
• Heeft elke tijdelijke korting een einddatum in het systeem?
• Zijn projectprijzen beperkt tot het project waarvoor ze zijn afgesproken?
• Worden verkopers ook beloond op marge, niet alleen op omzet?

Veelgestelde vragen

Is elke korting boven beleid een lek?

Niet per se. Soms is er een goede commerciële reden. Het wordt een lek als niemand de afwijking bewust heeft goedgekeurd, of als de reden al lang niet meer geldt.

Hoe herken ik verkeerde prijzen zonder alles te controleren?

Begin met een prijsspreiding per product voor je twintig best verkopende producten. Grote spreiding zonder verklaring wijst direct naar de plekken om verder te kijken.

Wat als klanten gewend zijn aan een te lage prijs?

Dan is het vooral een commerciële vraag. Vaak is een geleidelijke correctie bij de volgende verlenging of prijsronde haalbaar. Belangrijker is dat nieuwe afwijkingen niet meer ontstaan.

Helpt een CPQ-tool tegen prijslekkage?

Een CPQ-tool helpt bij correcte offertes en goedkeuring van kortingen. Het controleert niet of de afgesproken prijs ook correct wordt gefactureerd. Daarvoor moet je offerte, deal en factuur blijven vergelijken.