Revenue leakage tussen contract en factuur

Revenue leakage tussen contract en factuur ontstaat wanneer afspraken uit het contract niet of niet goed in de facturatie worden toegepast. Denk aan staffels, minimale afname, meerwerktarieven, indexatie, kortingen met een einddatum en doorbelasting van kosten. De facturatie wordt bij de start ingericht op wat er op dat moment bekend is, en elke latere voorwaarde moet iemand handmatig doorvoeren. Omdat het contract meestal als pdf in een map staat en geen systeem ervan weet, kan zo'n lek jaren blijven lopen.

Hieronder de clausules die het vaakst lekken, waarom, hoe je ze vindt en hoe je voorkomt dat ze opnieuw lekken. Voor het totaalbeeld: zie de complete gids over omzetlekkage.

Waarom het contract en de factuur uit elkaar lopen

Een contract is een juridisch document, geschreven om afspraken vast te leggen. Een facturatiesysteem is een administratief systeem, ingericht om facturen te maken. Tussen die twee zit een vertaling, en die vertaling gebeurt meestal één keer: bij de start van het contract.

Op dat moment neemt iemand het maandbedrag, de startdatum en het product over in de facturatie. Wat er daarna in het contract staat, zoals "vanaf 51 gebruikers geldt tarief B", "per 1 januari wordt het tarief geïndexeerd" of "de korting van 10 procent geldt de eerste twaalf maanden", is voorwaardelijk of ligt in de toekomst. Het kan bij de start niet worden ingericht, of alleen met kennis van de facturatie die de persoon die het invoert niet heeft.

Daarna gebeurt er niets meer, tenzij iemand eraan denkt. En niemand denkt eraan, omdat niemand het contract nog openslaat.

De clausules die het vaakst lekken

Staffels en volumegrenzen

"Tot 50 gebruikers EUR 30 per gebruiker, van 51 tot 100 gebruikers EUR 27, daarboven EUR 25." Dat lijkt in het voordeel van de klant, en dat is het ook. Maar staffels werken ook de andere kant op: een klant die onder een minimum zakt, valt in een duurder tarief. En staffels met toeslagen, bijvoorbeeld voor extra support boven een bepaald volume, worden vaak niet toegepast als de grens wordt gepasseerd.

Minimale afname

"De klant neemt minimaal EUR 5.000 per maand af." Als de klant EUR 3.800 afneemt, mag je het verschil factureren. In de praktijk gebeurt dat zelden, omdat niemand de afname per maand naast het minimum legt.

Meerwerktarieven

Het contract noemt EUR 95 per uur voor werk buiten de scope. De facturatie gebruikt het standaardtarief van EUR 85, of factureert meerwerk helemaal niet omdat het niet als meerwerk is gemarkeerd.

Kortingen met een einddatum

"Het eerste contractjaar geldt een korting van 15 procent." De korting wordt ingevoerd als vaste korting op de klant, en loopt daarna gewoon door. Dit is een van de meest voorkomende en best verborgen lekken, omdat de factuur er normaal uitziet.

Indexatie

"Het tarief wordt jaarlijks per 1 januari aangepast aan de CBS-consumentenprijsindex." Als dat niet als datum en regel in de facturatie staat, wordt het vergeten. Vanwege de impact en de stapeling heeft dit een eigen artikel: revenue leakage door vergeten prijsindexatie.

Doorbelasting van kosten

Reiskosten, materiaalkosten, licenties van derden, verzendkosten. Het contract zegt dat ze worden doorbelast, maar ze komen niet op de factuur omdat de kosten in een ander systeem staan dan de facturatie.

Looptijd en verlenging

Het contract loopt af. Volgens de voorwaarden wordt het verlengd tegen het dan geldende tarief, maar de facturatie loopt door op het oude tarief. Of er had moeten worden heronderhandeld, en niemand zag de einddatum. Zie revenue leakage door verlopen contracten.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een facilitair dienstverlener heeft 150 contractklanten met een gemiddelde contractwaarde van EUR 40.000 per jaar. Bij een controle van alle contracten tegen de facturen van het afgelopen jaar blijkt:

Totaal: EUR 72.750 per jaar, ongeveer 1,2 procent van de contractomzet van EUR 6 miljoen. Indexatie is hier nog niet eens meegeteld. De getallen zijn aannames voor het voorbeeld.

Hoe je het vindt

Stap 1: maak de afspraken controleerbaar

Je kunt geen factuur tegen een contract controleren als de afspraken alleen in een pdf staan. Haal per contract de clausules eruit die de prijs bepalen:

• basistarief en eenheid;
• staffels en grenzen;
• minimale afname;
• meerwerktarief;
• kortingen, met begin- en einddatum;
• indexatie: welke index, welke datum, welk minimum of maximum;
• doorbelasting van kosten;
• looptijd, verlenging en opzegtermijn.

Zet ze in een tabel, één rij per contract. Voor een paar honderd contracten is dat een flinke klus. AI kan de clausules uit pdf's halen, waarna een mens de uitkomst controleert. Wat AI daarbij wel en niet kan, staat in kan AI controleren of contracten correct worden gefactureerd.

Stap 2: bereken per contract de verwachte factuur

Met de clausules en de werkelijke afname of levering per periode, bereken je wat er gefactureerd had moeten worden. Voor staffels en minimale afname heb je de aantallen nodig. Voor meerwerk de uren. Voor kortingen de datum.

Stap 3: vergelijk met de werkelijke factuur

Leg de verwachte factuur naast de werkelijke factuur, per periode, per klant. Elk verschil is een bevinding.

Stap 4: prioriteer

Begin met de grootste terugkerende verschillen. Een korting die doorloopt, kost elke maand geld. Een eenmalig vergeten doorbelasting minder.

Een uitgebreide controle-aanpak staat in hoe je controleert of contracten correct worden gefactureerd.

Hoe je het structureel dicht

Leg prijsbepalende clausules vast in een systeem. Niet alleen in de pdf. Dat kan in het CRM als velden op de klant of de deal, in de facturatie als regels, of in een contractbeheersysteem. Belangrijk is dat de datum en de regel ergens staan waar een systeem ze kan lezen.

Standaardiseer waar het kan. Hoe meer contracten afwijkende clausules hebben, hoe groter de kans op fouten. Een beperkt aantal standaardclausules voor indexatie, staffels en meerwerk maakt controle eenvoudiger.

Maak einddatums actief. Elke korting met een einddatum, elke indexatiedatum en elke contracteinddatum wordt een taak of signaal voordat de datum verstrijkt, niet erna.

Laat de verkoper niet alleen. Vaak onderhandelt sales een afwijkende clausule uit en is het daarna klaar. Laat finance of contractbeheer tekenen voor de vertaling naar de facturatie.

Controleer periodiek of doorlopend. Een jaarlijkse controle van alle contracten is het minimum. Doorlopend is beter, zeker bij terugkerende omzet.

Controlelijst

• Staan de prijsbepalende clausules van elk contract ergens anders dan in de pdf?
• Weet je van elke klant of er een korting met einddatum is, en wanneer die afloopt?
• Wordt de afname per periode vergeleken met de minimale afname?
• Wordt meerwerk gefactureerd tegen het contractuele tarief?
• Worden kosten die volgens het contract doorbelast moeten worden, ook doorbelast?
• Is er een signaal voordat een contract afloopt?
• Tekent iemand naast de verkoper voor de vertaling van contract naar facturatie?

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen dit lek en het lek tussen CRM en facturatie?

Het lek tussen CRM en facturatie gaat over de overdracht van een deal. Het lek tussen contract en factuur gaat over de voorwaarden die daarna gelden: staffels, kortingen, indexatie, minimale afname. Een deal kan correct zijn overgedragen en toch jaren verkeerd worden gefactureerd.

Mag ik gemiste bedragen uit het verleden alsnog factureren?

Dat hangt af van het contract, de verjaringstermijn en de relatie met de klant. Vaak is het verstandiger om vanaf nu correct te factureren en over het verleden in overleg te gaan. Laat je bij twijfel juridisch adviseren.

Hoe krijg ik de clausules uit honderden pdf's?

Handmatig, met een vast invulformulier per contract, of met AI die de clausules uitleest en een mens die de uitkomst controleert. Begin bij de grootste contracten.

Welke clausule lekt het meest?

Dat verschilt per bedrijf. Kortingen met een einddatum en indexatie worden in de praktijk vaak gemist, omdat de factuur er na het verstrijken van de datum nog steeds normaal uitziet.