Hoe controleer je of contracten correct worden gefactureerd?

Je controleert of contracten correct worden gefactureerd door elk contract eerst om te zetten naar een set factureerbare kenmerken: tarieven, eenheden, kortingen met hun einddatum, indexatie, minimumafname, staffels, factuurfrequentie en wat wel en niet is inbegrepen. Die kenmerken leg je naast de werkelijke factuurregels per klant. Elk verschil zonder vastgelegde reden is een fout, meestal in het nadeel van jezelf. Begin met je twintig grootste contracten en een willekeurige steekproef, en maak de controle daarna terugkerend.

Waarom contracten en facturen uit elkaar lopen

Een contract wordt één keer opgesteld en getekend. Daarna wordt het vertaald naar een instelling in het facturatiesysteem: een artikel, een prijs, een frequentie. Die vertaling gebeurt meestal met de hand, door iemand die het contract niet heeft onderhandeld. Alles wat daarbij wordt gemist of verkeerd overgenomen, herhaalt zich op elke factuur.

Daarna verandert het contract. Er komt een addendum, een prijsafspraak per mail, een tijdelijke korting. Het contract op papier en de instelling in het systeem lopen steeds verder uit elkaar. Dit patroon, en waarom het zo vaak voorkomt, beschrijven we in revenue leakage tussen contract en factuur. Hier gaat het over hoe je het controleert.

Stap 1: zet het contract om naar kenmerken

Een contract van twintig pagina's kun je niet naast een factuur leggen. Een lijst van tien kenmerken wel. De eerste stap is daarom om per contract de kenmerken vast te leggen die bepalen wat er gefactureerd moet worden.

Niet elk contract heeft alle kenmerken. Maar als je deze tabel per contract invult, heb je een referentie waartegen je kunt controleren. Voor contracten die als pdf zijn opgeslagen, is dit het meeste werk. AI kan hierbij helpen door de relevante clausules uit de tekst te halen en voor te stellen als velden. Hoe dat werkt en waar de grenzen liggen, staat in kan AI controleren of contracten correct worden gefactureerd.

Stap 2: haal de factuurregels op

Exporteer uit je facturatie- of boekhoudsysteem alle factuurregels per klant over een afgesloten periode, bijvoorbeeld de laatste twaalf maanden. Per regel heb je nodig: klant, datum, artikel of omschrijving, aantal, prijs per eenheid, korting, totaal.

Let op dat een contract vaak op meerdere manieren gefactureerd wordt: een vaste maandfactuur voor het abonnement, losse facturen voor meerwerk, een jaarfactuur voor een licentie. Je hebt ze allemaal nodig om het totaalbeeld per contract te zien.

Stap 3: vergelijk per kenmerk

Nu leg je de twee naast elkaar. Per kenmerk stel je één vraag.

• Tarief. Is de prijs per eenheid op de factuur gelijk aan het contracttarief, inclusief alle toegepaste indexaties? Zie ook revenue leakage door vergeten prijsindexatie.
• Aantal. Is het gefactureerde aantal gelijk aan het contractuele aantal, of aan het werkelijke gebruik als dat hoger is en het contract meergebruik toestaat?
• Korting. Wordt de korting toegepast zoals afgesproken, en stopt hij op de einddatum?
• Staffels. Wordt de staffel pas toegepast vanaf de afgesproken drempel, en over de juiste periode berekend?
• Minimum. Als de klant minder afneemt dan het minimum, wordt het minimum dan gefactureerd?
• Meerwerk. Wordt werk buiten de scope gefactureerd, en tegen het afgesproken meerwerktarief?
• Inbegrepen. Wordt wat boven het inbegrepen aantal uitkomt, apart gefactureerd?
• Frequentie en looptijd. Klopt het ritme van facturatie, en begint en eindigt het op de juiste datum?

Het resultaat is per contract een lijst met afwijkingen, elk met een bedrag in euro's per jaar.

Stap 4: begin slim, niet volledig

Honderden contracten in één keer controleren loopt vast. Begin met twee groepen.

De twintig grootste contracten. Hier zit de meeste waarde, en een fout van een paar procent is hier direct een groot bedrag.

Een willekeurige steekproef van twintig andere contracten. Die vertelt je of fouten bij kleine contracten net zo vaak voorkomen. Vaak is dat meer, omdat er minder aandacht naar uitgaat.

Vind je in beide groepen veel afwijkingen, dan is het de moeite waard om alle contracten te controleren. Vind je er weinig, dan kun je je beperken tot de grote contracten en een jaarlijkse steekproef.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een facilitair dienstverlener controleert 40 contracten: de 20 grootste met een gezamenlijke jaarwaarde van EUR 1,6 miljoen en een steekproef van 20 kleinere met samen EUR 280.000. De uitkomst:

• 11 contracten zonder toegepaste indexatie, gemiddeld EUR 2.100 per jaar tekort: EUR 23.100.
• 4 contracten met een korting die voorbij de einddatum doorloopt, gemiddeld EUR 3.400 per jaar: EUR 13.600.
• 3 contracten met een minimumafname die niet wordt gefactureerd als de klant eronder zit, gemiddeld EUR 1.900 per jaar: EUR 5.700.
• 6 contracten waarbij meerwerk tegen het standaardtarief wordt gefactureerd in plaats van het hogere meerwerktarief, gemiddeld EUR 800 per jaar: EUR 4.800.

Samen EUR 47.200 per jaar op EUR 1,88 miljoen gecontroleerde contractwaarde, ongeveer 2,5 procent. Als de steekproef representatief is voor de rest van de contracten, is het totale lek groter. Dat is precies de vraag die de volgende ronde moet beantwoorden.

Stap 5: van controle naar proces

Een eenmalige controle vindt wat er nu fout zit. Om te voorkomen dat nieuwe fouten ontstaan, heb je drie dingen nodig.

• Een contractregister met kenmerken als velden. Niet de pdf, maar de tabel uit stap 1, bijgehouden bij elk nieuw contract en elke wijziging. Dit kan in je CRM, je ERP of een apart contractbeheersysteem.
• Een overdracht met controle. Wie een nieuw contract in het facturatiesysteem zet, laat het controleren door iemand anders aan de hand van de kenmerkenlijst.
• Een terugkerende vergelijking. Maandelijks of per kwartaal, automatisch waar het kan. Zo worden nieuwe afwijkingen gevonden voordat ze een jaar doorlopen.

Wil je niet alleen weten of facturen per regel kloppen, maar ook of een contract over de hele looptijd heeft opgeleverd wat het beloofde, dan is de volgende stap contractwaarde tegen gerealiseerde omzet controleren. Voor de bredere aanpak van lekken zoeken in je hele omzetketen, zie hoe je omzetlekkage in een bedrijf vindt.

Controlelijst per nieuw contract

• Zijn alle factureerbare kenmerken uit het contract overgenomen in een register?
• Is het tarief in het facturatiesysteem gelijk aan het contracttarief?
• Heeft elke korting een einddatum in het systeem?
• Staat de indexatiedatum in een agenda met een eigenaar?
• Is vastgelegd wat inbegrepen is en wat meerwerk is, met het meerwerktarief?
• Is een eventuele minimumafname ingesteld of als controle vastgelegd?
• Heeft een tweede persoon de instelling gecontroleerd tegen het contract?

Veelgestelde vragen

Hoeveel contracten moet ik controleren?

Begin met de twintig grootste en een willekeurige steekproef van twintig andere. De uitkomst vertelt je of een volledige controle de moeite waard is.

Wat doe ik met fouten uit het verleden?

Corrigeer altijd vanaf nu. Of je over het verleden naheft, hangt af van de contractvoorwaarden, de bedragen en de relatie met de klant. Leg de beslissing per klant vast. Bij twijfel over wat contractueel mag, laat je het juridisch beoordelen.

Wie moet deze controle uitvoeren?

Iemand die zowel het contract kan lezen als het facturatiesysteem begrijpt. Vaak is dat een controller of een financieel medewerker met commerciële kennis. Het werkt het best als het niet dezelfde persoon is die de contracten in het systeem heeft gezet.

Hoe vaak ontstaan nieuwe afwijkingen?

Bij elk nieuw contract, elke wijziging en elke indexatiedatum. Bij bedrijven met veel contractwijzigingen is een maandelijkse vergelijking verstandig. Anders volstaat per kwartaal.