Hoe controleer je contractwaarde tegen gerealiseerde omzet?

Je controleert contractwaarde tegen gerealiseerde omzet door per contract een verwacht omzetschema te maken, dus wat er per maand of kwartaal gefactureerd had moeten worden, en dat cumulatief te vergelijken met wat er werkelijk is gefactureerd. Een contract van EUR 180.000 over drie jaar hoort na achttien maanden ongeveer EUR 90.000 te hebben opgeleverd, plus indexatie. Zit je daar ruim onder, dan is er iets aan de hand: gestopte facturatie, een niet gefactureerde minimumafname, een beëindiging zonder afkoopsom of een klant die zijn afname afbouwt. Het verschil tussen die oorzaken bepaalt wat je eraan doet.

Waarom factuurcontrole alleen niet genoeg is

Een controle per factuur vertelt je of elke factuur klopt. Hij vertelt je niet of er genoeg facturen zijn geweest. Een contract kan jaren lang correcte facturen opleveren en toch ver onder zijn waarde blijven: omdat de facturatie een paar maanden stil lag, omdat een fase nooit is gestart, of omdat de klant structureel minder afneemt dan was voorzien.

Daarom is deze controle een aanvulling op nagaan of contracten correct worden gefactureerd. Die kijkt naar de juistheid van elke regel. Deze kijkt naar het totaal over de looptijd. Samen dekken ze de twee vragen die ertoe doen: klopt wat we factureren, en factureren we alles wat het contract belooft?

Gecommitteerde en verwachte contractwaarde

Voordat je vergelijkt, moet je weten wat voor waarde een contract vertegenwoordigt. Er zijn twee soorten, en het verschil is essentieel.

Gecommitteerde waarde. De klant heeft zich verplicht tot een bedrag of afname. Een vast maandbedrag over drie jaar, een minimumafname per jaar, een projectprijs. Als de gerealiseerde omzet hieronder blijft zonder dat het contract is aangepast, heb je recht op het verschil. Een gat is hier een mogelijk lek.

Verwachte waarde. De klant heeft geen verplichting, maar er is een inschatting gemaakt. Een raamovereenkomst met een verwacht volume, een contract met tarieven maar zonder afnameverplichting, een deal in het CRM met een geschatte jaarwaarde. Als de gerealiseerde omzet hieronder blijft, heb je geen recht op het verschil. Maar het gat is wel informatie: de klant koopt minder bij jou dan verwacht, en dat kan betekenen dat hij elders koopt.

In de praktijk staan beide soorten door elkaar in het CRM, zonder onderscheid. Leg daarom per contract vast welk deel gecommitteerd is en welk deel verwacht.

Stap voor stap

1. Selecteer de contracten. Alle lopende contracten met een looptijd van meer dan een jaar, plus contracten die in de afgelopen twaalf maanden zijn afgelopen.
2. Leg per contract de waarde vast. Totale contractwaarde, looptijd, gecommitteerd deel, verwacht deel, indexatie, factuurschema.
3. Maak een verwacht omzetschema. Verdeel de waarde over de looptijd volgens het factuurschema. Een vast maandbedrag is eenvoudig. Een projectcontract met mijlpalen volgt de planning van die mijlpalen. Tel de indexatie mee vanaf de ingangsdatum.
4. Haal de gerealiseerde omzet op. Alle facturen die bij het contract horen, tot vandaag, exclusief btw en na aftrek van creditnota's.
5. Vergelijk cumulatief. Verwacht tot vandaag tegen gerealiseerd tot vandaag. Bereken het verschil in euro's en als percentage.
6. Markeer contracten met een significant verschil. Bijvoorbeeld meer dan 10 procent of meer dan EUR 5.000 achter op schema.
7. Zoek per gemarkeerd contract de oorzaak. Gebruik de lijst hieronder.

De oorzaken van een gat

De eerste vier zijn directe lekken. Voor verlopen of vroegtijdig beëindigde contracten hangt het af van wat het contract zegt over beëindiging. De laatste drie zijn geen lek, maar vragen wel actie: een aangepaste planning, een gesprek met de klant of een vastgelegde contractwijziging.

Een raamcontract waarbij de klant steeds minder afneemt, verdient bijzondere aandacht. Er is niets fout gefactureerd, maar de klant is mogelijk aan het overstappen. Hoe je die klanten vroeg herkent, staat in hoe je klanten ontdekt die stilletjes minder afnemen.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een schoonmaakbedrijf controleert vijf contracten die allemaal achttien maanden lopen. Elk contract heeft een vast maandbedrag en een indexatie van 3 procent na twaalf maanden.

Het verwachte bedrag is twaalf maanden tegen het basisbedrag plus zes maanden tegen het geïndexeerde bedrag. Bij contract C ontbreken drie maanden facturatie en is de indexatie niet toegepast. Bij contract D is met de klant mondeling afgesproken om minder ruimtes te reinigen, zonder contractwijziging. Dat is geen lek, maar wel een contract dat niet meer klopt met de werkelijkheid.

Directe lekkage: EUR 990 + EUR 38.160 + EUR 1.170 = EUR 40.320 over achttien maanden. Contract D vraagt een contractwijziging, zodat het gat in de toekomst niet steeds opnieuw als afwijking verschijnt.

Wat deze controle je nog meer vertelt

Een vergelijking tussen contractwaarde en gerealiseerde omzet is ook een realiteitscheck op je CRM. Als het CRM aangeeft dat je EUR 3 miljoen aan lopende contractwaarde hebt en de gerealiseerde omzet uit die contracten structureel 15 procent lager ligt, dan is je CRM te optimistisch. Dat heeft gevolgen voor je forecast, je budget en je waardering van de klantportefeuille.

Voor bedrijven met abonnementen of terugkerende contracten is deze controle ook een manier om fouten in terugkerende facturatie op te sporen. Een uitgebreidere aanpak daarvoor staat in hoe je fouten in terugkerende omzet ontdekt. En voor het bredere kader van waar je in je omzetketen moet kijken, zie hoe je omzetlekkage in een bedrijf vindt.

Controlelijst per kwartaal

• Heeft elk lopend contract een verwacht omzetschema?
• Is per contract vastgelegd welk deel gecommitteerd is en welk deel verwacht?
• Ligt een contract meer dan 10 procent achter op schema?
• Zijn er maanden zonder factuur bij een lopend contract?
• Is de indexatie meegenomen in het verwachte bedrag én in de facturatie?
• Wordt een minimumafname gefactureerd als de klant eronder blijft?
• Zijn mondelinge scopewijzigingen vastgelegd als contractwijziging?

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil met gewone factuurcontrole?

Factuurcontrole kijkt of elke factuur klopt. Deze controle kijkt of het totaal van alle facturen klopt met wat het contract beloofde. Een contract kan correcte facturen hebben en toch ver achterlopen, bijvoorbeeld omdat er maanden zijn overgeslagen.

Heb ik recht op het verschil als een klant minder afneemt?

Alleen als het contract een verplichting bevat, zoals een vast bedrag of een minimumafname. Bij een raamcontract zonder verplichting is een lagere afname geen lek, maar wel een signaal dat je de klant moet spreken.

Hoe vaak moet ik dit controleren?

Per kwartaal is voor de meeste bedrijven voldoende. Bij contracten met hoge maandbedragen is maandelijks beter, omdat een gemiste maand dan snel een groot bedrag is.

Kan ik deze controle doen zonder contractregister?

Het kan, maar het kost veel meer tijd, omdat je per contract de voorwaarden uit het document moet halen. Deze controle is vaak de aanleiding om een contractregister op te zetten.