10 signalen dat je bedrijf omzet laat liggen

De duidelijkste signalen dat je bedrijf omzet laat liggen zijn: sales en finance noemen verschillende omzetcijfers, prijzen zijn jaren niet aangepast terwijl contracten dat toestaan, facturatie hangt af van één persoon, werk wordt pas weken na uitvoering gefactureerd, en klanten klagen nooit over een te lage factuur. Geen van deze signalen bewijst een lek. Ze vertellen je waar je moet kijken. Herken je er drie of meer, dan is de vraag niet óf je omzet laat liggen, maar waar en hoeveel.

Waarom signalen belangrijk zijn

Omzetlekkage geeft geen foutmelding. De boekhouding sluit, de debiteuren betalen, de klanten zijn tevreden. Wat ontbreekt, is omzet die er had moeten zijn, en ontbrekende omzet staat in geen enkel rapport. Daarom moet je het van de randen af herkennen: aan gedrag, aan processen en aan kleine inconsistenties die op zich onschuldig lijken.

Hieronder tien signalen. Per signaal: wat je ziet, waar het meestal op wijst, en hoe je het nakijkt. Een volledige aanpak om lekken te vinden, staat in hoe je omzetlekkage in een bedrijf vindt.

1. Sales en finance noemen verschillende omzetcijfers

Wat je ziet. In de maandvergadering noemt de salesdirecteur een omzetcijfer uit het CRM, en de financieel directeur een ander cijfer uit de boekhouding. Het verschil wordt weggewuifd als "timing" of "definities".

Waar het op wijst. Soms is het inderdaad timing. Vaak zitten er ook gewonnen deals tussen die nooit zijn gefactureerd, of deals die voor een ander bedrag zijn gefactureerd dan verkocht.

Hoe je het nakijkt. Neem één afgesloten kwartaal. Leg alle gewonnen deals naast alle facturen over dezelfde klanten. Elk verschil moet een verklaring hebben die je kunt aanwijzen.

2. Prijzen zijn al jaren niet aangepast

Wat je ziet. De prijslijst of de contracttarieven zijn al twee of drie jaar niet veranderd, terwijl je eigen kosten voor personeel, materiaal en energie wel zijn gestegen.

Waar het op wijst. Gemiste indexatie, of een prijsverhoging die wel is besloten maar niet overal is doorgevoerd. Omdat elke gemiste verhoging de basis is voor de volgende, stapelt dit zich op.

Hoe je het nakijkt. Pak je tien grootste contracten en zoek de indexatieclausule op. Vergelijk de huidige factuurprijs met wat de clausule toestaat. Een uitgewerkte aanpak staat in hoe je gemiste prijsverhogingen ontdekt.

3. Facturatie is afhankelijk van één persoon

Wat je ziet. Eén medewerker weet welke klanten een afwijkende afspraak hebben, welke uren wel en niet worden doorbelast en wanneer het meerwerk op de factuur moet. Als die persoon op vakantie is, blijft de facturatie liggen of gaat het mis.

Waar het op wijst. Afspraken die niet in een systeem staan. Wat niet is vastgelegd, kan niet worden gecontroleerd, en wat niet kan worden gecontroleerd, lekt ongemerkt.

Hoe je het nakijkt. Vraag die persoon een lijst te maken van alle uitzonderingen die hij of zij uit het hoofd kent. Controleer per uitzondering of die ergens is vastgelegd. De lengte van die lijst zegt veel.

4. Werk wordt pas weken na uitvoering gefactureerd

Wat je ziet. Werkbonnen, urenstaten of leveringen worden verzameld en eens per maand of nog minder vaak gefactureerd. Tussen uitvoering en factuur zitten gemiddeld drie tot zes weken.

Waar het op wijst. Hoe langer de periode tussen uitvoering en factuur, hoe groter de kans dat iets blijft liggen of vergeten wordt. Een werkbon die na zes weken nog niet is gefactureerd, wordt steeds lastiger om alsnog te factureren.

Hoe je het nakijkt. Meet voor de afgelopen drie maanden de gemiddelde tijd tussen uitvoering en factuur. Zoek daarna naar uitgevoerd werk zonder factuur. Zie hoe je controleert of alle omzet wordt gefactureerd.

5. Klanten klagen nooit over een te lage factuur

Wat je ziet. Klanten melden het direct als een factuur te hoog is. Een melding dat een factuur te laag is, komt vrijwel nooit.

Waar het op wijst. Niets, op zichzelf. Klanten hebben geen reden om te melden dat ze te weinig betalen. Maar het betekent dat je klachtenregistratie alleen fouten in één richting laat zien. Als er veel correcties naar beneden zijn, zijn er vrijwel zeker ook fouten naar boven die niemand meldt.

Hoe je het nakijkt. Tel het aantal creditnota's en correcties van het afgelopen jaar. Ga ervan uit dat er minstens evenveel fouten in het voordeel van de klant zijn gemaakt, en neem een steekproef om te kijken of dat klopt.

6. Kortingen worden gegeven, maar nooit ingetrokken

Wat je ziet. Introductiekortingen, coulancekortingen, kortingen om het kwartaal te halen. Ze worden snel gegeven en er staat zelden een einddatum bij.

Waar het op wijst. Tijdelijke kortingen die permanent zijn geworden. Na een paar jaar weet niemand meer waarom een klant 20 procent minder betaalt dan de rest.

Hoe je het nakijkt. Exporteer alle actieve kortingen per klant uit het facturatiesysteem. Controleer per korting of er een vastgelegde reden en een einddatum is.

7. De marge daalt terwijl de omzet stijgt

Wat je ziet. De omzet groeit, maar de brutomarge loopt terug, zonder dat er een duidelijke verklaring aan de kostenkant is.

Waar het op wijst. Het kan veel zijn: stijgende inkoopprijzen, een andere productmix. Maar het kan ook betekenen dat prijzen niet meebewegen met de kosten, dat kortingen dieper zijn geworden of dat er werk wordt geleverd dat niet wordt gefactureerd.

Hoe je het nakijkt. Splits de margedaling uit naar product, klant en accountmanager. Een daling die geconcentreerd zit bij een paar klanten of een paar verkopers, wijst eerder op lekkage dan op marktomstandigheden.

8. Niemand weet welke contracten binnenkort aflopen

Wat je ziet. Er is geen lijst met aflopende contracten, of die lijst staat in een spreadsheet die niet wordt bijgehouden. Verlengingen gebeuren stilzwijgend of als de klant belt.

Waar het op wijst. Contracten die doorlopen op oude tarieven, diensten die worden geleverd na afloop van een contract, en klanten die vertrekken zonder dat iemand een verlengingsgesprek voerde.

Hoe je het nakijkt. Maak een lijst van alle contracten met een einddatum in de komende zes maanden. Kun je dat niet binnen een uur, dan heb je je antwoord.

9. Bestaande klanten nemen langzaam minder af

Wat je ziet. Geen opzeggingen, geen klachten. Maar als je kijkt naar de omzet per klant over twee jaar, dalen sommige klanten gestaag.

Waar het op wijst. Klanten die een deel van hun behoefte elders zijn gaan inkopen, of die aan het afbouwen zijn. Tegen de tijd dat het als opzegging binnenkomt, is het meeste al weg.

Hoe je het nakijkt. Vergelijk de omzet per klant van de afgelopen twaalf maanden met de twaalf maanden daarvoor. Sorteer op de grootste daling in euro's. Zie hoe je klanten ontdekt die stilletjes minder afnemen.

10. Rapporten worden voor elke vergadering opnieuw gebouwd

Wat je ziet. Voor elke directie- of bestuursvergadering zit iemand een dag in Excel om cijfers uit verschillende systemen samen te voegen. Het resultaat wordt bij elke vergadering opnieuw ter discussie gesteld.

Waar het op wijst. Systemen die niet op elkaar aansluiten, dubbele klanten, velden die verschillend worden ingevuld. Dat is op zichzelf geen lek, maar het maakt elke controle op lekkage duur, waardoor die niet gebeurt.

Hoe je het nakijkt. Vraag degene die de rapporten bouwt welke handmatige correcties er elke keer nodig zijn. Elke correctie is een plek waar data niet klopt.

Hoe je de signalen gebruikt

Tel hoeveel van de tien je herkent. Dat is geen wetenschappelijke meting, maar het geeft richting.

Rekenvoorbeeld: stel, je herkent signaal 2, 4 en 6. Je hebt 80 onderhoudscontracten van gemiddeld EUR 15.000 per jaar. Bij controle blijkt dat 30 contracten twee jaar achter lopen met een indexatie van 3 procent (gemiddeld EUR 914 per jaar tekort), dat 2 procent van de werkbonnen niet is gefactureerd en dat 8 klanten een introductiekorting van 10 procent hebben die al lang had moeten stoppen. Bij 3.000 werkbonnen van gemiddeld EUR 250 is dat samen: 30 × EUR 914 + 60 × EUR 250 + 8 × EUR 1.500 = EUR 27.420 + EUR 15.000 + EUR 12.000 = EUR 54.420 per jaar. Drie signalen, drie controles, een concreet bedrag.

Hoe groot lekkage bij B2B-bedrijven in het algemeen kan zijn en waarom een gemiddelde weinig zegt, staat in hoeveel omzet er gemiddeld weglekt uit een B2B-bedrijf. Wat omzetlekkage precies is en welke vormen er zijn, lees je in de complete gids over revenue leakage.

Veelgestelde vragen

Bewijst een signaal dat ik omzet laat liggen?

Nee. Een signaal wijst op een plek waar lekkage waarschijnlijk is. Pas als je de controle doet en een concreet verschil vindt met een klant, een bedrag en een oorzaak, weet je het zeker.

Welk signaal is het belangrijkste?

Dat verschilt per bedrijf. In de praktijk levert het verschil tussen sales- en financecijfers vaak het snelst iets op, omdat de controle eenvoudig is en de bedragen per deal groot kunnen zijn.

Hoe vaak moet ik deze signalen nalopen?

Een keer per jaar is een minimum. Beter is het om de controles die bij de signalen horen terugkerend te maken, zodat je niet op signalen hoeft te wachten.

Ik herken geen enkel signaal. Betekent dat dat er geen lekkage is?

Niet noodzakelijk. Het betekent dat de meest zichtbare signalen ontbreken. Lekkage in patronen, zoals klanten die langzaam minder afnemen, zie je vaak pas als je er gericht naar zoekt.