Hoe ontdek je gemiste prijsverhogingen?

Je ontdekt gemiste prijsverhogingen door voor elke klant twee lijsten naast elkaar te leggen: de prijs die je volgens contract, prijslijst of indexatieclausule vandaag zou moeten rekenen, en de prijs die er op de laatste factuur werkelijk stond. Elk verschil is een gemiste verhoging. In de praktijk vind je ze het snelst door te zoeken naar klanten waarvan de stukprijs of het maandbedrag langer dan twaalf maanden niet is veranderd, terwijl het contract of je prijsbeleid dat wel voorschreef.

Waarom prijsverhogingen blijven liggen

Een prijsverhoging is geen gebeurtenis in één systeem. Ze begint als afspraak in een contract of als besluit in een directieoverleg, en moet daarna in een ander systeem worden ingevoerd door iemand die daar op dat moment tijd voor heeft. Tussen besluit en invoer gaat het mis.

De meest voorkomende oorzaken:

• Indexatieclausules die niemand bewaakt. Het contract zegt dat de prijs jaarlijks per 1 januari wordt aangepast aan de CBS-consumentenprijsindex of met een vast percentage. Niemand heeft een lijst van welke contracten zo'n clausule hebben, dus niemand voert het uit.
• Klantspecifieke prijsafspraken die de prijslijst overrulen. In Exact, AFAS of SAP staat voor een klant een eigen prijs, ooit ingevoerd bij een onderhandeling. Je verhoogt de algemene prijslijst, maar voor die klant blijft de oude afspraak gelden, soms zonder einddatum.
• Abonnementen die bij de start zijn vastgezet. Een terugkerende factuur in het facturatiesysteem loopt door op het bedrag van de eerste maand. De nieuwe tarieven gelden alleen voor nieuwe klanten.
• Aankondigingstermijnen die zijn verstreken. Veel contracten vereisen dat je een verhoging een aantal weken vooraf schriftelijk aankondigt. Is die datum voorbij, dan durft niemand het meer door te voeren en schuift het een jaar op.
• Accountmanagers die de verhoging "even" uitstellen. Om een lopende deal of een lastig gesprek niet te verstoren. Het uitstel wordt nergens vastgelegd en dus ook nooit ingehaald.

Het resultaat is altijd hetzelfde: een klant betaalt een prijs die ooit klopte en nu niet meer. Niemand heeft een fout gemaakt die in een foutmelding zichtbaar wordt. Het systeem factureert precies wat erin staat. Meer over de achtergrond lees je in revenue leakage door vergeten prijsindexatie.

Waar je moet zoeken

Gemiste verhogingen zitten op vier plekken. Loop ze in deze volgorde af, want de eerste twee leveren het meeste op.

1. Contracten met een indexatieclausule

Dit is de hardste bron, omdat de klant er al mee akkoord is gegaan. Je hoeft niet te onderhandelen, alleen uit te voeren. Zoek in je contractarchief op woorden als "indexatie", "index", "CPI", "prijsaanpassing", "jaarlijks aangepast" en "loonkostenontwikkeling". Noteer per contract: de index of het percentage, de peildatum, de ingangsdatum en de aankondigingstermijn.

2. Klantspecifieke prijzen in het ERP of de boekhouding

Draai een export van alle klantprijsafspraken met hun ingangsdatum en eventuele einddatum. Afspraken zonder einddatum die ouder zijn dan een jaar zijn verdacht. Afspraken met een einddatum in het verleden die toch nog worden toegepast zijn een direct lek.

3. Terugkerende facturen en abonnementen

Leg in je facturatiesysteem alle terugkerende factuurregels naast je huidige tarievenlijst. Elk abonnement dat onder het actuele tarief zit, zonder vastgelegde reden, is een kandidaat.

4. Uurtarieven in projecten en nacalculatie

Bij dienstverleners en projectbedrijven staan tarieven vaak per project of per medewerker in de urenregistratie. Een nieuw tarief per 1 januari wordt ingevoerd voor nieuwe projecten, terwijl lopende raamovereenkomsten op het oude tarief doorlopen. Controleer welke tarieven er in het afgelopen kwartaal zijn gefactureerd en vergelijk ze met je tariefkaart.

Zo controleer je het: stappenplan

1. Maak één lijst van alle klanten met terugkerende omzet. Klantnummer, contractnummer, product of dienst, huidige prijs per eenheid, datum van de laatste prijswijziging.
2. Voeg per klant de afgesproken prijsregel toe. Welke index, welk percentage, of "volgt prijslijst". Waar je het niet weet, is dat zelf een bevinding.
3. Bereken de prijs die vandaag zou moeten gelden. Neem de laatste gewijzigde prijs, pas elke gemiste indexatie toe sinds die datum, en rond af zoals het contract voorschrijft.
4. Trek de werkelijk gefactureerde prijs ervan af. Haal die van de laatste factuur, niet uit het CRM of het contract. De factuur is wat de klant betaalt.
5. Vermenigvuldig het verschil met het jaarvolume. Dan zie je per klant wat het jaarlijks kost.
6. Sorteer op bedrag en check de bovenste twintig handmatig. Soms is er een goede reden: een schriftelijke prijsgarantie, een tegenprestatie, een afspraak bij verlenging. Leg die reden dan vast in het systeem, zodat hij volgend jaar niet opnieuw opduikt.
7. Plan de doorvoering met de aankondigingstermijnen erbij. Wat nu nog kan per de eerstvolgende peildatum, zet je in de agenda van de accounteigenaar.

Een snelle eerste filter, als je geen tijd hebt voor alles: zoek alle klanten waarvan het gefactureerde bedrag per eenheid in de laatste vierentwintig maanden niet is veranderd. Dat is geen bewijs, maar wel de korte lijst waar de meeste gemiste verhogingen in zitten.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel je hebt 60 onderhoudscontracten met een gemiddelde jaarwaarde van EUR 25.000, allemaal met een jaarlijkse indexatieclausule. In één jaar is de indexatie voor 20 van die contracten niet doorgevoerd. Uitgaande van een indexatie van 3 procent:

Het gemiste bedrag verdwijnt niet na één jaar. De prijs blijft op het lage niveau staan, en elke volgende indexatie wordt berekend over die te lage basis. Een verhoging die één keer blijft liggen, kost je elk jaar opnieuw, tot iemand het rechtzet. Terugvorderen over het verleden lukt meestal niet of slechts deels, dus de winst zit vooral in snel ontdekken.

Waarom het CRM en de boekhouding je dit niet vertellen

Je CRM weet wat er verkocht is en voor welk bedrag bij de start. Je boekhouding weet wat er gefactureerd is. Geen van beide weet wat er volgens het contract nu gefactureerd had moeten worden. Die informatie staat in een pdf, of in het hoofd van een accountmanager.

Daardoor valt een gemiste verhoging in geen enkel rapport op. De omzet per klant is gewoon stabiel. Stabiel ziet er in een dashboard uit als goed nieuws. Pas als je de contractuele regel naast de factuur legt, zie je dat stabiel hier betekent: te laag.

Dat is ook waarom deze controle past in een bredere aanpak om omzetlekkage te vinden: de meeste lekken zitten niet in één systeem, maar in het verschil tussen twee. Dezelfde logica gebruik je om te controleren of contracten correct worden gefactureerd.

Het verschil met klanten die te weinig betalen

Een gemiste prijsverhoging is één specifieke vorm van onderfacturatie: de afspraak klopt, alleen de uitvoering niet. Er zijn ook klanten die te weinig betalen om andere redenen, zoals kortingen die nooit zijn teruggedraaid of verkeerde staffels. Die vind je met een bredere vergelijking van prijs per klant tegen je prijsbeleid. Lees daarvoor hoe je klanten ontdekt die te weinig betalen.

Hoe je voorkomt dat het volgend jaar weer gebeurt

Ontdekken is één keer werk. Voorkomen vraagt drie dingen:

• Een veld in het systeem, niet in het contract. Leg per klant vast welke prijsregel geldt, met index, peildatum en aankondigingstermijn. In het CRM, het ERP of het facturatiesysteem, zolang het het systeem is waaruit gefactureerd wordt.
• Een vaste datum met een eigenaar. Indexatie is een jaarlijks proces met een verantwoordelijke, net als de jaarafsluiting. Niet "sales doet het wel".
• Een controle achteraf. Na de peildatum draai je dezelfde vergelijking: welke klanten staan nog op de oude prijs? Dat kost een uur en vangt alles wat er tussendoor glipte.

Wil je weten hoeveel dit bij jouw bedrijf kost, naast de andere lekken in je omzetketen, dan loopt de Revenue Audit prijsstelling en facturatie als twee van de acht gebieden door, met elke bevinding in euro's.

Veelgestelde vragen

Kan ik een gemiste indexatie achteraf nog in rekening brengen?

Dat hangt af van de tekst van het contract en van wat je in de tussentijd hebt gecommuniceerd. Veel contracten koppelen de verhoging aan een aankondiging vooraf. Is die niet gedaan, dan is terugwerkende kracht juridisch en commercieel lastig. Laat het per contract beoordelen en richt je in de eerste plaats op het doorvoeren per de eerstvolgende peildatum.

Hoe vaak moet ik deze controle doen?

Minimaal één keer per jaar, direct na de datum waarop de meeste indexaties ingaan. Heb je veel contracten met verschillende peildata, dan per kwartaal. Doorlopende bewaking vangt het op het moment dat de eerste factuur na de peildatum de deur uit gaat.

Welke index moet ik gebruiken?

Die in het contract staat. Staat er alleen "prijsindex" zonder specificatie, dan is dat een onduidelijkheid die je bij de volgende verlenging moet rechtzetten. Leg bij nieuwe contracten de exacte reeks, de peilmaand en de afronding vast.

Wat als een accountmanager de verhoging bewust heeft uitgesteld?

Dan is het een commerciële keuze, geen lek, mits het is vastgelegd met reden en einddatum. Het lek ontstaat als het uitstel alleen mondeling bestaat en nooit wordt ingehaald.

Is dit alleen relevant voor abonnementen?

Nee. Het speelt overal waar je terugkerend levert tegen een eerder afgesproken prijs: onderhoudscontracten, raamovereenkomsten, detachering, licenties, huur en vaste leveringen in de groothandel.