Hoe controleer je of alle omzet wordt gefactureerd?

Je controleert of alle omzet wordt gefactureerd met een volledigheidscontrole: je maakt eerst een lijst van alles wat factureerbaar is (gewonnen deals, orders, leveringen, uren, werkbonnen, meerwerk, abonnementsperiodes en doorbelastbare kosten) en stemt elke bron daarna af op de facturatie. Elk factureerbaar item moet óf een factuurregel hebben, óf een vastgelegde reden waarom het niet wordt gefactureerd. Wat overblijft zonder factuur en zonder reden, is omzet die je laat liggen. De controle werkt alleen als je bij de bron begint, niet bij de factuur.

Waarom je bij de bron begint

De meeste factuurcontroles beginnen bij de factuur: klopt het bedrag, klopt de klant, klopt de btw. Dat is een juistheidscontrole. Hij vindt fouten in facturen die er zijn. Maar een factuur die er niet is, kun je niet controleren op juistheid.

Een volledigheidscontrole draait de richting om. Je begint bij wat er is verkocht, geleverd of uitgevoerd, en kijkt of daar een factuur bij hoort. Dat is de enige manier om ontbrekende facturen te vinden. Accountants kennen dit onderscheid al lang. In de dagelijkse praktijk van veel B2B-bedrijven wordt het overgeslagen, omdat juistheid zichtbaar is en volledigheid niet.

Dit is een van de kerncontroles uit hoe je omzetlekkage in een bedrijf vindt, en meestal de controle die het snelst iets oplevert.

Stap 1: bepaal wat "alle omzet" is

Voordat je kunt controleren of alles is gefactureerd, moet je weten wat "alles" is. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de meeste bedrijven is er niet één lijst van factureerbare gebeurtenissen. Ze zitten verspreid over systemen.

Maak deze tabel voor je eigen bedrijf. Welke bronnen zijn er, in welk systeem staan ze, en wat is de eenheid die gefactureerd moet worden? Vaak kom je al bij deze stap een bron tegen die nergens systematisch wordt vastgelegd, zoals meerwerk dat per telefoon wordt afgesproken. Dat is je eerste bevinding.

Stap 2: stem elke bron af op de facturatie

Per bron leg je de factureerbare items naast de factuurregels over dezelfde periode. De vraag per item is: is er een factuurregel die hierbij hoort?

Gewonnen deals. Elke deal die op gewonnen staat, hoort binnen een afgesproken termijn een factuur te hebben. Dit is de controle tussen CRM en facturatie, die we uitgebreid beschrijven in hoe je CRM tegen facturatie controleert.

Orders en leveringen. Elke orderregel die is geleverd, hoort gefactureerd te zijn. Let op deelleveringen en backorders: de order is maar deels gefactureerd omdat hij maar deels is geleverd, en het restant wordt later vergeten. Zie hoe je verkooporders tegen facturen controleert.

Uren. Tel per klant of project de factureerbare uren en vergelijk ze met de gefactureerde uren. Let op uren die zijn geschreven op interne codes terwijl ze bij een klant horen, en op uren boven een vaste prijs die als meerwerk hadden moeten worden gefactureerd.

Werkbonnen. Elke afgemelde werkbon hoort een factuurregel te hebben, of een vastgelegde reden waarom niet (garantie, onderdeel van een contract). Werkbonnen zijn in veel servicebedrijven de grootste bron van ongefactureerd werk. Zie ook revenue leakage door handmatige administratie.

Abonnementen. Voor elk lopend contract hoort er voor elke periode een factuur te zijn. Een maand die ontbreekt, valt niet op tussen honderden terugkerende facturen.

Doorbelasting. Reiskosten, materiaal en kosten van derden die volgens afspraak worden doorbelast. Controleer of wat is ingekocht of gedeclareerd op een klantproject ook op de factuur van die klant staat.

Stap 3: sluitende nummering waar het kan

De krachtigste volledigheidscontrole is sluitende nummering. Elke werkbon, order of meerwerkopdracht krijgt een uniek, oplopend nummer. Elke maand controleer je of elk nummer óf op een factuur staat, óf een status heeft die verklaart waarom niet: geannuleerd, garantie, inbegrepen in contract.

Het voordeel: een ontbrekend nummer valt direct op. Je hoeft niet te zoeken naar wat er mist, want het gat in de reeks laat het zien. Het nadeel: het werkt alleen als elk factureerbaar item ook echt een nummer krijgt op het moment dat het ontstaat. Meerwerk dat op locatie wordt afgesproken zonder dat er een opdrachtnummer wordt aangemaakt, valt erbuiten.

Stap 4: kijk naar onderhanden werk

Onderhanden werk is uitgevoerd werk dat nog niet is gefactureerd. Het staat vaak als post op de balans, maar wordt zelden per regel uitgezocht. Toch is het een van de beste plekken om ontbrekende facturen te vinden.

Sorteer het onderhanden werk op ouderdom. Werk dat langer dan zestig dagen onderhanden staat, zonder dat er een afgesproken factuurmoment in de toekomst is, verdient uitzoekwerk. Hoe ouder het werk, hoe kleiner de kans dat het nog wordt gefactureerd. Specifieke technieken om facturen te vinden die er hadden moeten zijn, staan in hoe je vergeten facturen ontdekt.

Stap 5: leg reden en besluit vast

Niet alles wat niet is gefactureerd, is een lek. Garantiewerk, afgesproken coulance en werk dat is inbegrepen in een vaste prijs zijn legitiem. Het verschil tussen een lek en een beslissing is of de reden is vastgelegd.

Maak daarom per onverklaard item een keuze en leg die vast:

• Alsnog factureren. Als het werk is uitgevoerd en de afspraak duidelijk is.
• Niet factureren, met reden. Garantie, coulance, commerciële keuze. Met naam van wie besloot.
• Proces aanpassen. Als hetzelfde type item steeds terugkomt, zit het probleem in het proces, niet in het item.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een ICT-dienstverlener met EUR 4,5 miljoen omzet voert de controle uit over het afgelopen halfjaar. Hij vindt:

• 9 gewonnen deals zonder factuur, gemiddeld EUR 3.200: EUR 28.800.
• 410 factureerbare uren die zijn geschreven maar niet gefactureerd, tegen gemiddeld EUR 95: EUR 38.950.
• 2 klanten waarvoor een maand beheer niet is gefactureerd, EUR 1.800 per maand: EUR 3.600.
• Hardware die is ingekocht voor klantprojecten en niet is doorbelast: EUR 6.400.

Samen EUR 77.750 over een halfjaar, of ongeveer EUR 155.000 op jaarbasis als het patroon zich herhaalt. Na uitzoeken blijkt een deel legitiem: 2 van de 9 deals zijn bewust geannuleerd maar niet op verloren gezet, en 120 van de uren waren interne werkzaamheden op een verkeerde code. Blijft over: EUR 59.950 aan werkelijk ongefactureerde omzet in zes maanden. De exacte bedragen zijn een voorbeeld. De verhouding tussen gevonden en werkelijk gemist is in de praktijk vaak vergelijkbaar: een deel van de eerste bevindingen verdwijnt bij nader onderzoek.

Controlelijst voor je maandafsluiting

• Heeft elke gewonnen deal van vorige maand een factuur of een geplande factuurdatum?
• Is elke geleverde orderregel gefactureerd, inclusief deelleveringen?
• Zijn alle factureerbare uren van vorige maand gefactureerd of als onderhanden werk verantwoord?
• Heeft elke afgemelde werkbon een factuurregel of een vastgelegde reden?
• Is voor elk lopend contract de factuur over de afgelopen periode verstuurd?
• Is doorbelastbare inkoop op de juiste klantfactuur gekomen?
• Is onderhanden werk ouder dan zestig dagen uitgezocht?

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een volledigheidscontrole en een juistheidscontrole?

Een juistheidscontrole kijkt of de facturen die er zijn kloppen. Een volledigheidscontrole kijkt of er voor alles wat factureerbaar is een factuur bestaat. Voor omzetlekkage is de volledigheidscontrole belangrijker, omdat een ontbrekende factuur geen fout laat zien.

Hoe vaak moet ik deze controle doen?

Maandelijks, als onderdeel van de maandafsluiting. Een controle per jaar vindt dezelfde lekken, maar veel later, en een deel ervan is dan niet meer te factureren.

Wat als ik geen systeem heb waarin meerwerk wordt vastgelegd?

Dan is dat je eerste verbeterpunt. Meerwerk dat niet wordt vastgelegd op het moment dat het wordt afgesproken, kun je achteraf niet volledig controleren. Een eenvoudig formulier met een opdrachtnummer is al genoeg om het in de volledigheidscontrole te krijgen.

Kan ik deze controle automatiseren?

Ja, grotendeels. Het afstemmen van bronnen op facturatie is elke maand hetzelfde werk en leent zich goed voor automatisering. Het beoordelen van de uitzonderingen blijft mensenwerk.