Hoe controleer je CRM tegen facturatie?

Je controleert CRM tegen facturatie door elke gewonnen deal uit het CRM te koppelen aan de facturen die erbij horen, en per deal te kijken of er een factuur is, of het bedrag klopt en of hij op tijd is verstuurd. De koppeling gaat het best via een dealnummer op de factuur. Zonder dat nummer koppel je op klant, bedrag en datum. Elke deal zonder factuur, of met een lager gefactureerd bedrag zonder verklaring, is een mogelijk lek. Elke factuur zonder deal is meestal een datafout in het CRM, maar die moet ook worden opgelost, anders blijft de controle onbetrouwbaar.

Waarom deze controle zo veel oplevert

Het CRM is waar sales vastlegt wat er is verkocht. De facturatie is waar finance vastlegt wat er in rekening is gebracht. In een ideale wereld zijn die twee gelijk, afgezien van timing. In de praktijk wijken ze af, en elke afwijking in het nadeel van de facturatie is omzet die niet binnenkomt.

Waarom die twee uit elkaar lopen, beschrijven we in revenue leakage tussen CRM en facturatie. Het korte antwoord: de overdracht van deal naar factuur gaat bijna altijd via een mens, en wat een mens moet overdragen, kan blijven liggen.

Deze controle is vaak de eerste die een bedrijf doet, omdat hij met twee exports en een spreadsheet te doen is, en omdat de bedragen per deal groot kunnen zijn. Hij is een van de kerncontroles uit hoe je omzetlekkage in een bedrijf vindt.

CRM data en facturatie vergelijken: wat je nodig hebt

Uit het CRM. Alle deals met status gewonnen over een afgesloten periode. Per deal: dealnummer, klantnaam en klant-ID, bedrag, sluitingsdatum, producten of dienstregels als je die bijhoudt, en of het een eenmalige of terugkerende deal is. In HubSpot, Salesforce en Pipedrive is dit een standaardexport.

Uit de facturatie. Alle facturen over dezelfde periode plus een marge van twee of drie maanden erna, omdat facturen vaak later komen dan de sluitingsdatum. Per factuur: factuurnummer, klant en debiteurnummer, datum, bedrag exclusief btw en, als het er is, een verwijzing naar de deal of order.

Let op twee valkuilen voordat je begint:

• Btw. CRM-bedragen zijn meestal exclusief btw, factuurtotalen vaak inclusief. Vergelijk altijd exclusief.
• Terugkerende deals. Een deal van EUR 36.000 per jaar wordt misschien in twaalf maandfacturen van EUR 3.000 gefactureerd. Vergelijk dan de som van de facturen over de periode met het deel van de dealwaarde dat in die periode hoort.

Waarom het CRM-bedrag en het gefactureerde bedrag conceptueel niet hetzelfde zijn, ook als alles goed gaat, staat in waarom CRM-data niet hetzelfde is als financiële data.

Stap 1: koppelen

De koppeling is het lastigste deel. Er zijn drie niveaus.

Exacte koppeling op dealnummer. Als het dealnummer of een ordernummer op de factuur staat, koppel je direct. Dit is de betrouwbaarste methode. Staat het dealnummer nog niet op je facturen, dan is het toevoegen ervan de beste investering die je in deze controle kunt doen.

Koppeling op klant. Als er geen dealnummer is, koppel je op klant. Dat werkt alleen als de klant in beide systemen hetzelfde ID heeft, of als je een koppeltabel maakt tussen CRM-bedrijf en debiteur. Bij dubbele klanten of afwijkende namen gaat het hier mis.

Koppeling op klant, bedrag en datum. Binnen een klant zoek je facturen die qua bedrag en datum bij een deal passen. Dit werkt redelijk bij eenvoudige deals, en slecht bij deals die in delen worden gefactureerd of facturen die meerdere deals combineren.

In de praktijk gebruik je een combinatie. Eerst exact, dan op klant, dan de rest met de hand of met hulp van software die waarschijnlijke koppelingen voorstelt. Hoe AI daarbij kan helpen, bijvoorbeeld bij afwijkende namen en gesplitste facturen, staat in kan AI zien dat CRM en facturatie niet overeenkomen.

Stap 2: verschillen indelen

Na het koppelen valt elke deal en elke factuur in een van deze categorieën.

Richt je aandacht op de twee categorieën met "mogelijk". Daar zit het geld.

Stap 3: uitzoeken

Voor elke deal zonder factuur en elke deal met een lagere factuur zoek je de oorzaak. De meest voorkomende:

• Deal is wel gefactureerd, maar niet gekoppeld. De factuur staat op een andere klantnaam of is gecombineerd met een andere deal. Geen lek, maar wel een reden om de koppeling te verbeteren.
• Deal is geannuleerd, maar staat nog op gewonnen. De klant heeft zich teruggetrokken, en niemand heeft de deal op verloren gezet. Geen lek, maar een vervuilde pipeline en een onbetrouwbare forecast.
• Deal is deels gefactureerd. Een fase of een product is nog niet gefactureerd. Controleer of dat volgens planning is of vergeten.
• Korting na de deal. De prijs is na het sluiten verlaagd, en dat is niet in het CRM verwerkt. Controleer of die korting is goedgekeurd.
• De factuur is nooit gemaakt. Dit is het echte lek. Iemand heeft het vergeten, of dacht dat een ander het deed.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een softwarebedrijf met EUR 7 miljoen omzet vergelijkt 620 gewonnen deals over het afgelopen jaar met de facturatie. Na koppelen:

• 540 deals gekoppeld met kloppend bedrag.
• 32 deals gekoppeld met een lager gefactureerd bedrag. Na uitzoeken zijn 20 verklaard door goedgekeurde kortingen. Bij 12 is het verschil onverklaard, gemiddeld EUR 1.900: EUR 22.800.
• 48 deals zonder factuur. Na uitzoeken: 21 bleken gefactureerd onder een andere naam, 13 waren geannuleerd maar niet op verloren gezet, en 14 zijn echt nooit gefactureerd, gemiddeld EUR 6.200: EUR 86.800.

Samen EUR 109.600 aan onverklaarde verschillen. De 34 deals die gekoppeld hadden moeten worden of op verloren hadden moeten staan, zijn geen lek, maar wel de reden dat deze controle zonder opschoning zoveel handwerk kost.

Van eenmalig naar doorlopend

Deze controle eenmalig uitvoeren levert direct geld op. Maar er worden elke week nieuwe deals gesloten, en de overdracht naar facturatie gaat elke week opnieuw mis. Om het lek dicht te houden:

1. Zet het dealnummer op elke factuur. Verplicht veld in het facturatiesysteem, of automatisch overgenomen als de factuur vanuit het CRM wordt aangemaakt.
2. Spreek een termijn af. Bijvoorbeeld: elke gewonnen deal heeft binnen 30 dagen een factuur, of een geplande factuurdatum als het een fasering betreft.
3. Laat de controle wekelijks of maandelijks lopen. Deals die de termijn overschrijden, komen als taak bij een eigenaar.
4. Houd het CRM schoon. Geannuleerde deals gaan op verloren, klanten hebben één ID. Anders blijft de controle ruis geven.

De technische en procesmatige kant van het structureel afstemmen van CRM en facturatie, heet ook wel CRM-to-billing reconciliation. Die beschrijven we in CRM-to-billing reconciliation uitgelegd. Hoe dit lekpatroon eruitziet naast de zeven andere, staat op de use-casepagina.

Veelgestelde vragen

Welk systeem is leidend: het CRM of de facturatie?

Voor wat er is verkocht is het CRM leidend, voor wat er is gefactureerd de facturatie. De controle gaat juist over het verschil tussen die twee. Voor officiële omzetcijfers is de boekhouding leidend.

Wat als mijn CRM niet betrouwbaar is?

Dan is dat het eerste dat deze controle laat zien. Veel deals zonder factuur blijken bij nader onderzoek geannuleerd of dubbel. Schoon het CRM op voor de periode die je controleert, en maak afspraken om het schoon te houden.

Hoe lang na de sluitingsdatum moet een factuur er zijn?

Dat hangt af van je proces. Bij directe levering binnen een paar weken. Bij projecten met fasering volgens het factuurschema. Leg de termijn vast, zodat de controle weet wanneer een ontbrekende factuur een probleem is.

Kan ik deze controle in Excel doen?

Ja, zeker de eerste keer. Met twee exports en een koppeling op dealnummer of klant kom je ver. Voor een terugkerende controle wordt Excel bewerkelijk en foutgevoelig, en is automatisering de logische volgende stap.