Hoe controleer je verkooporders tegen facturen?

Je controleert verkooporders tegen facturen door per orderregel drie dingen naast elkaar te leggen: wat er is besteld, wat er is geleverd en wat er is gefactureerd. Elke geleverde regel hoort een factuurregel te hebben met hetzelfde aantal en de orderprijs, plus de afgesproken toeslagen zoals vracht en spoed. De grootste lekken zitten in deelleveringen waarvan het restant nooit wordt gefactureerd, prijzen die op de factuur handmatig worden aangepast, toeslagen die niet worden doorberekend en orderwijzigingen die niet in de factuur terechtkomen.

Waarom orders en facturen uit elkaar lopen

In een eenvoudige wereld is een factuur een kopie van de order. Klant bestelt tien stuks tegen EUR 40, je levert tien stuks, je factureert EUR 400. In de praktijk zit er tussen order en factuur een reeks gebeurtenissen die de relatie verstoren: een deel is niet op voorraad, de klant wijzigt de order, er komt een spoedtoeslag bij, een artikel wordt vervangen door een alternatief, de klant retourneert iets.

Elk van die gebeurtenissen vraagt een aanpassing, en elke aanpassing kan misgaan. Het ERP-systeem, of dat nu Exact, AFAS, SAP of een ander pakket is, kan een deel automatisch afhandelen. Maar zodra er iets handmatig wordt aangepast, is de koppeling tussen order en factuur niet meer vanzelfsprekend. De hele keten van order tot betaling beschrijven we in order-to-cash uitgelegd. Hier gaat het om de controle van de laatste stap.

Drie documenten, niet twee

De meeste bedrijven vergelijken, als ze al vergelijken, de order met de factuur. Maar de levering is het document dat ertoe doet. Een orderregel die niet is geleverd, hoeft niet gefactureerd te worden. Een regel die wel is geleverd, moet wel gefactureerd worden, ook als hij niet op de oorspronkelijke order stond.

Aan de inkoopkant kennen veel bedrijven de driewegcontrole: inkooporder, ontvangst en inkoopfactuur moeten overeenkomen voordat er wordt betaald. Aan de verkoopkant wordt dezelfde discipline zelden toegepast. Toch is de logica identiek, alleen is het risico omgekeerd: aan de inkoopkant betaal je te veel, aan de verkoopkant ontvang je te weinig.

Waar het misgaat

Deelleveringen en backorders. De order is voor honderd stuks, zestig zijn geleverd en gefactureerd. De resterende veertig worden later geleverd, maar de backorder is handmatig afgehandeld en de factuur voor de tweede levering is nooit gemaakt. Of de backorder is geannuleerd in het systeem terwijl de goederen toch zijn uitgeleverd.

Handmatige prijswijzigingen. Op de order staat EUR 40. Op de factuur staat EUR 36, omdat iemand een korting heeft toegepast die de accountmanager mondeling had toegezegd. Of omdat de prijs van een vorige order is overgenomen. Of gewoon door een typefout. Als het systeem toestaat dat de factuurprijs afwijkt van de orderprijs zonder goedkeuring, gebeurt dat. Dit is een specifieke vorm van revenue leakage door verkeerde prijzen.

Toeslagen die niet worden doorberekend. Vrachtkosten, spoedtoeslag, kleine-ordertoeslag, palletkosten, energietoeslag. Ze staan in de algemene voorwaarden of op de prijslijst, maar worden alleen gefactureerd als iemand ze handmatig toevoegt. Per order zijn het kleine bedragen. Over duizenden orders per jaar niet.

Orderwijzigingen na bevestiging. De klant belt en voegt twee artikelen toe. Het magazijn levert ze mee. De order in het systeem is niet aangepast, dus de factuur ook niet.

Vervangende artikelen. Het bestelde artikel is niet leverbaar en wordt vervangen door een duurder alternatief. Er wordt geleverd tegen de oorspronkelijke prijs, zonder dat iemand heeft besloten dat dat de bedoeling is.

Retouren en creditnota's. Een klant retourneert een deel, er wordt een creditnota gemaakt. Maar de creditnota is voor meer dan er werkelijk is teruggekomen, of de goederen zijn nooit teruggekomen.

Hoe je de controle uitvoert

1. Exporteer alle orderregels over een afgesloten periode. Per regel: ordernummer, klant, artikel, aantal, prijs, toeslagen, status.
2. Exporteer alle leveringen over dezelfde periode. Per regel: ordernummer, artikel, geleverd aantal, leverdatum.
3. Exporteer alle factuurregels, met een marge van een maand erna. Per regel: factuurnummer, ordernummer, artikel, aantal, prijs.
4. Koppel op ordernummer en artikel. Als het ordernummer op de factuur staat, is dit eenvoudig. Zo niet, dan is dat het eerste dat je moet regelen.
5. Vergelijk per regel. Geleverd aantal tegen gefactureerd aantal, orderprijs tegen factuurprijs.
6. Controleer toeslagen apart. Voor elke order die volgens je voorwaarden een toeslag had moeten krijgen: staat die op de factuur?
7. Controleer creditnota's tegen retourontvangsten. Elke creditnota hoort een ontvangst in het magazijn te hebben, voor hetzelfde aantal.
8. Sorteer de afwijkingen op bedrag en zoek de grootste uit.

Deze controle is een specifieke uitwerking van de bredere vraag of alle omzet wordt gefactureerd. Voor facturen die helemaal ontbreken, en niet alleen afwijken, zie hoe je vergeten facturen ontdekt.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een technische groothandel verwerkt 18.000 orders per jaar met een gemiddelde orderwaarde van EUR 650. Bij een controle over een kwartaal (4.500 orders) blijkt:

• 38 backorders geleverd zonder factuur, gemiddeld EUR 280: EUR 10.640.
• 210 orders waarbij de factuurprijs lager is dan de orderprijs zonder vastgelegde goedkeuring, gemiddeld EUR 22 per order: EUR 4.620.
• 640 orders onder de kleine-ordergrens waarbij de toeslag van EUR 15 niet is gefactureerd: EUR 9.600.
• 12 creditnota's waarvoor geen of minder retour is ontvangen, gemiddeld EUR 190: EUR 2.280.

Samen EUR 27.140 in een kwartaal, of ongeveer EUR 108.000 op jaarbasis. De toeslagen zijn per stuk het kleinst en samen een van de grootste posten. Dat is typisch: kleine bedragen die niemand de moeite waard vindt om handmatig toe te voegen, tellen bij hoge volumes op.

Waarom kleine verschillen ertoe doen

Bij orderverwerking zijn de verschillen per regel vaak klein. Een toeslag van vijftien euro, een prijs die twee euro te laag is, een backorder van een paar honderd euro. Niemand wordt daar op een dinsdagochtend onrustig van. Dat is precies waarom het blijft bestaan.

Het effect zit in het volume. Een bedrijf met duizenden orders per jaar vermenigvuldigt elk klein verschil met duizenden. En omdat de oorzaak meestal in het proces zit, niet in een eenmalige vergissing, herhaalt hetzelfde verschil zich bij elke order met dezelfde kenmerken. Een toeslag die bij de ene kleine order wordt vergeten, wordt bij alle kleine orders vergeten.

Dat maakt orderlekkage anders dan het lek bij een grote deal zonder factuur. Er is geen enkele regel die de moeite lijkt, maar het totaal is vaak groter dan alle grote gevallen samen. Hoe dit past in het bredere beeld van waar en hoe omzet weglekt, lees je in hoe je omzetlekkage in een bedrijf vindt.

Hoe je het structureel regelt

• Het ordernummer verplicht op elke factuurregel. Zonder die koppeling is elke controle handwerk.
• Factuurprijs gelijk aan orderprijs, tenzij goedgekeurd. Stel het systeem zo in dat een afwijking een goedkeuring vraagt, of in elk geval wordt gelogd.
• Toeslagen automatisch. Als je ERP toeslagen op basis van regels kan toevoegen, laat het dat doen. Als dat niet kan, maak het een vaste controle.
• Backorders met status en eigenaar. Elke openstaande backorder heeft een verwachte leverdatum. Een backorder die als geleverd is gemeld, moet een factuur hebben.
• Creditnota's alleen na ontvangst. Een creditnota voor een retour wordt pas gemaakt als het magazijn de ontvangst heeft bevestigd.

Veelgestelde vragen

Waarom moet ik ook naar leveringen kijken en niet alleen naar orders?

Omdat de levering bepaalt wat je mag factureren. Een order die niet is geleverd, hoeft niet gefactureerd te worden. Een levering die niet op een order stond, moet wel gefactureerd worden. Alleen order tegen factuur mist beide situaties.

Hoe groot zijn de verschillen meestal?

Daar bestaat geen betrouwbaar gemiddelde voor. Het hangt af van het aantal orders, het aandeel handmatige aanpassingen en of er toeslagen in je voorwaarden staan. Een controle over één kwartaal geeft je binnen een paar dagen je eigen cijfer.

Moet ik elke order controleren?

Bij hoge volumes is een volledige controle alleen haalbaar als hij geautomatiseerd is. Handmatig begin je met de grootste orders, alle orders met handmatige prijsaanpassingen en een willekeurige steekproef van de rest.

Wie is verantwoordelijk voor deze controle?

Meestal finance of de orderadministratie, met het magazijn als bron voor leveringen en retouren. Belangrijk is dat degene die controleert niet dezelfde persoon is die de facturen maakt.