Hoe ontdek je vergeten facturen?

Vergeten facturen ontdek je door te zoeken naar activiteit zonder factuur. Zes technieken vinden de meeste: gaten in het vaste factuurritme van een klant, werkbon- of ordernummers zonder factuurregel, onderhanden werk dat te lang openstaat, kosten op een klantproject zonder bijbehorende omzet, klanten met activiteit maar zonder factuur, en jaarlijkse facturen die dit jaar niet zijn verstuurd. Een vergeten factuur laat zelf geen spoor na, dus je moet het spoor van het werk volgen, niet van de factuur.

Waarom vergeten facturen zo moeilijk te vinden zijn

Een foute factuur kun je vinden, want hij bestaat. Een vergeten factuur bestaat niet. Er is geen document om te controleren, geen bedrag dat afwijkt, geen klant die belt. Het werk is gedaan, de klant is tevreden en betaalt de facturen die hij wel krijgt. Niemand mist iets.

Daarom werkt het niet om in je facturatie te zoeken naar vergeten facturen. Je moet beginnen bij iets anders dat wél sporen achterlaat: het werk, de kosten, het contact met de klant of het ritme van eerdere facturen. Dit is het principe van een volledigheidscontrole, die we breder uitwerken in hoe je controleert of alle omzet wordt gefactureerd. Hieronder zes concrete technieken.

1. Gaten in het factuurritme

Klanten met een vast contract krijgen een vaste factuur: elke maand, elk kwartaal of elk jaar. Dat ritme is een verwachting die je kunt controleren.

Hoe je het doet. Maak per klant met terugkerende facturatie een overzicht van de factuurdata over de afgelopen twee jaar. Zoek naar maanden of kwartalen zonder factuur, terwijl de periode ervoor en erna wel een factuur heeft.

Wat je vindt. Een maand die is overgeslagen omdat de factuurrun die maand handmatig ging. Een klant die na een systeemmigratie niet is meegekomen. Een abonnement dat is gepauzeerd en nooit weer is aangezet. Voor terugkerende omzet in bredere zin, inclusief verkeerde bedragen en aantallen, zie hoe je fouten in terugkerende omzet ontdekt.

2. Nummers zonder factuur

Werkbonnen, orders, projecten en meerwerkopdrachten hebben meestal een nummer. Elk nummer hoort op een factuur te eindigen, of een status te hebben die verklaart waarom niet.

Hoe je het doet. Exporteer alle nummers van een periode, bijvoorbeeld alle afgemelde werkbonnen van het afgelopen halfjaar. Koppel ze aan de factuurregels. Elk nummer zonder factuurregel en zonder status als geannuleerd, garantie of inbegrepen is een kandidaat.

Wat je vindt. Werkbonnen die in een bus of een inbox zijn blijven liggen. Orders die zijn geleverd maar nooit op gefactureerd zijn gezet. Projecten die zijn afgerond zonder slotfactuur. Dit is in servicebedrijven vaak de grootste bron, en het hangt nauw samen met revenue leakage door handmatige administratie.

3. Onderhanden werk dat te oud is

Onderhanden werk is werk dat is uitgevoerd en nog niet is gefactureerd. Een deel daarvan is normaal: werk dat volgens afspraak aan het eind van een fase wordt gefactureerd. Maar werk dat maanden onderhanden staat zonder gepland factuurmoment, is vaak vergeten.

Hoe je het doet. Sorteer het onderhanden werk per project of klant op ouderdom. Zoek alles uit wat ouder is dan zestig dagen zonder toekomstig factuurmoment.

Wat je vindt. Afgeronde projecten waarvan niemand de laatste factuur heeft gemaakt. Uren die op een project zijn geschreven nadat de laatste termijnfactuur is verstuurd. Meerwerk dat is uitgevoerd maar nooit als meerwerk is aangemerkt.

4. Kosten zonder omzet

Als je kosten maakt voor een klant, verwacht je daar omzet tegenover. Materiaal dat op een project is geboekt, een onderaannemer die voor een klant heeft gewerkt, reiskosten naar een klantlocatie. Als de kosten er zijn en de omzet niet, is dat een signaal.

Hoe je het doet. Zet per klant of project de geboekte kosten naast de gefactureerde omzet over dezelfde periode. Markeer klanten of projecten met kosten maar zonder omzet, of met een marge die veel lager is dan normaal.

Wat je vindt. Doorbelastbare kosten die nooit zijn doorbelast. Projecten waarvan de factuur is vergeten terwijl de inkoop gewoon is verwerkt. Een onderaannemer die een klus heeft gedaan die bij jou nooit is gefactureerd.

5. Activiteit zonder factuur

Klanten die je helpt, laten sporen achter buiten de facturatie. Supporttickets, bezoeken van monteurs, logins in je platform, mails met vragen, afspraken in de agenda.

Hoe je het doet. Maak een lijst van klanten met activiteit in de afgelopen drie maanden, uit je supportsysteem, planning of platform. Vergelijk die met de lijst van klanten die in dezelfde periode een factuur hebben gekregen.

Wat je vindt. Klanten wier contract is afgelopen maar die nog steeds worden geholpen. Klanten die gratis support krijgen die volgens de voorwaarden betaald is. Klanten die nooit een contract hebben gekregen, maar wel diensten afnemen.

6. Jaarlijkse facturen die dit jaar ontbreken

Sommige facturen komen één keer per jaar: een jaarlicentie, een jaarlijks onderhoudscontract, een keuring, een certificering. Omdat ze zo zelden voorkomen, zit er geen routine in, en wordt er gemakkelijk een vergeten.

Hoe je het doet. Zoek alle facturen van vorig jaar met een jaarlijks karakter. Controleer per stuk of de factuur voor dit jaar al is verstuurd, of wanneer dat gepland is.

Wat je vindt. Jaarlicenties die stilzwijgend doorlopen zonder factuur. Onderhoudscontracten waarvan de verlengingsfactuur niet is gemaakt. Een keuring die is uitgevoerd en niet is gefactureerd omdat de medewerker die het altijd deed, is vertrokken.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een installatiebedrijf met EUR 5 miljoen omzet past de zes technieken toe op het afgelopen jaar.

Niet alles is nog te factureren. Werk van tien maanden geleden is lastiger dan werk van vorige maand. Maar ook wat je niet meer kunt factureren, vertelt je waar je proces lekt.

Kun je een vergeten factuur nog versturen?

Juridisch kun je een vergeten factuur doorgaans later nog versturen dan de meeste ondernemers denken. Commercieel ligt het anders. Een klant die een factuur krijgt voor werk van een jaar geleden, is verrast en soms geïrriteerd. Hoe ouder de factuur, hoe groter de kans op discussie.

Een paar vuistregels uit de praktijk:

• Werk van de afgelopen drie maanden: gewoon factureren, eventueel met een korte toelichting.
• Werk van drie tot twaalf maanden geleden: eerst contact opnemen met de klant, uitleggen wat er is gebeurd, dan factureren.
• Ouder dan een jaar: per geval beoordelen. Soms is een gesprek verstandiger dan een factuur. Laat je bij twijfel over de juridische kant adviseren.

De les is dezelfde: hoe sneller je een vergeten factuur vindt, hoe groter de kans dat je hem nog kunt versturen zonder schade aan de relatie. Dat is de belangrijkste reden om deze controles niet eens per jaar, maar doorlopend te doen. Hoe je dat opzet, staat in hoe je revenue leakage automatisch detecteert.

Stappenplan voor deze week

1. Kies de techniek die past bij je grootste omzetstroom: werkbonnen, orders, abonnementen of projecten.
2. Exporteer de data van de afgelopen zes maanden.
3. Voer de vergelijking uit en maak een lijst van kandidaten.
4. Zoek de tien grootste uit en bepaal per stuk: factureren, contact opnemen of vastleggen waarom niet.
5. Noteer per gevonden factuur de oorzaak. Na tien stuks zie je een patroon.
6. Pas het proces aan op dat patroon, en herhaal de controle volgende maand.

Voor het bredere kader van waar in je omzetketen omzet weglekt en hoe je daar systematisch naar zoekt, zie hoe je omzetlekkage in een bedrijf vindt.

Veelgestelde vragen

Wat is de meest voorkomende oorzaak van een vergeten factuur?

Een handmatige overdracht die niet gebeurt. De werkbon komt niet op kantoor, de mail over het meerwerk wordt gemist, de collega die het altijd deed is op vakantie. Zelden is het een systeemfout.

Hoe ver moet ik terugkijken?

Begin met zes maanden. Dat is recent genoeg om gevonden facturen nog te versturen en lang genoeg om patronen te zien. Vind je veel, kijk dan verder terug.

Kan ik vergeten facturen voorkomen in plaats van zoeken?

Grotendeels. Sluitende nummering, een vaste termijn tussen uitvoering en factuur en een automatische melding bij werk zonder factuur voorkomen de meeste gevallen. Een periodieke controle blijft nodig om te zien of het werkt.

Wat moet ik zeggen tegen een klant die een late factuur krijgt?

Wees eerlijk: de factuur is aan jullie kant blijven liggen. Geef de details van het werk, zodat de klant het kan herkennen. Bij grotere bedragen of oudere facturen is een telefoontje vooraf beter dan een factuur zonder toelichting.