Hoe bereken je ROI van Revenue Intelligence?

Je berekent de ROI van Revenue Intelligence door de opbrengst (teruggevonden omzet, gestopte terugkerende lekkage, voorkomen nieuwe lekkage en bespaarde tijd) af te zetten tegen de totale kosten (licentie, implementatie, dataopschoning en interne tijd voor opvolging). De formule is eenvoudig: opbrengst min kosten, gedeeld door kosten. Het werk zit in eerlijke invulling: reken met wat je realistisch terughaalt in plaats van wat je vindt, en met een lage schatting van de lekkage in plaats van een gemiddelde.

De formule

Er zijn twee getallen die ertoe doen.

ROI = (opbrengst in periode min kosten in periode) / kosten in periode

Terugverdientijd = totale kosten van jaar één / opbrengst per maand na de aanloop

Een ROI van 200 procent betekent dat je voor elke euro die je uitgeeft er drie terugkrijgt: je euro terug plus twee euro winst. Een terugverdientijd van vier maanden betekent dat je na vier maanden de investering hebt terugverdiend en daarna alleen nog opbrengst hebt.

Bereken beide over jaar één en over drie jaar. Jaar één is het strengst, omdat daar alle implementatiekosten vallen en de opbrengst nog op gang moet komen. Over drie jaar zie je het werkelijke rendement.

Stap 1: bepaal de opbrengst

De opbrengst bestaat uit vijf delen. Niet elk deel is even zeker.

Teruggevonden omzet (eenmalig)

Omzet uit het verleden die je alsnog factureert: een vergeten factuur, meerwerk dat nog niet te oud is, een openstaande factuur die wordt geïnd. Dit is een eenmalige opbrengst, meestal geconcentreerd in de eerste maanden.

Gestopte terugkerende lekkage

Abonnementen die worden gecorrigeerd, indexaties die worden toegepast, kortingen die worden beëindigd. Dit levert elk jaar op. Dit is het belangrijkste deel van de opbrengst, omdat het zich herhaalt.

Voorkomen nieuwe lekkage

Lekken die ontstaan nadat het platform draait, maar die binnen dagen of weken worden gevonden in plaats van na een jaar. Moeilijk te meten omdat je iets meet wat niet is gebeurd. Een praktische benadering: het verschil tussen hoe lang een lek bleef staan vóór en na.

Bespaarde tijd

Uren die finance, sales en operations niet meer kwijt zijn aan handmatig afstemmen, uitzoeken en corrigeren. Meet het vooraf, zodat je een basislijn hebt.

Werkkapitaal

Facturen die sneller worden verstuurd en sneller worden betaald. Waarde: het bedrag x het aantal dagen eerder x je rentekosten. Meestal een kleine post.

Hoe groot de lekkage bij jou is, en dus hoe groot de eerste twee delen kunnen zijn, bereken je met de methode in hoe je revenue leakage berekent. Wat lekkage verder kost, ook buiten de directe omzet, staat in wat omzetlekkage kost.

Stap 2: corrigeer de opbrengst

Hier gaan de meeste businesscases mis. Ze nemen de gevonden lekkage als opbrengst. Drie correcties zijn nodig.

Realisatiegraad. Niet alles wat je vindt, haal je terug. Een korting die al twee jaar te lang loopt, vorder je zelden terug. Een klant die al maanden te weinig betaalt, confronteer je niet met een grote naheffing als je de relatie wilt houden. Reken met een realisatiegraad: welk deel van het gevonden bedrag wordt ook echt omzet? Voor het lopende deel (vanaf nu correct factureren) is dat hoog. Voor het verleden is het lager.

Toerekening. Zou je het lek ook zonder het platform hebben gevonden? Als je finance-team elk kwartaal al een steekproef doet, vond het een deel van de lekken toch wel. Tel alleen wat je zonder het platform niet of veel later had gevonden.

Aanloop. De opbrengst begint niet op dag één. Eerst moeten systemen worden gekoppeld, data worden opgeschoond en mensen leren werken met de bevindingen. Reken voor de eerste maanden met een lagere opbrengst.

Stap 3: bepaal de kosten

Tel alle kosten mee, niet alleen de licentie.

• Licentie of abonnement.
• Implementatie, door de leverancier of door je eigen team.
• Dataopschoning.
• Interne tijd voor het opvolgen van bevindingen.
• Training.
• Beheer en onderhoud.

Welke prijsmodellen er zijn en welke kosten naast de licentie komen, staat in wat een Revenue Intelligence-platform kost.

Stap 4: reken het door

Rekenvoorbeeld: stel een bedrijf met €12M omzet

Stel, je bedrijf heeft €12M omzet. Alle bedragen hieronder zijn voorbeelden om de methode te laten zien. Het zijn geen verwachtingen voor jouw bedrijf en geen prijzen van een bestaande aanbieder.

Aannames

• Lekkage: 1,5 procent van de omzet = €180.000 per jaar. Daarvan is €120.000 terugkerend (prijzen, abonnementen, indexatie) en €60.000 eenmalig per jaar (vergeten facturen, meerwerk).
• Het platform vindt in jaar één 70 procent daarvan.
• Realisatiegraad: 80 procent van het terugkerende deel, 50 procent van het eenmalige deel.
• Toerekening: 20 procent van wat wordt gevonden, zou je ook zonder platform hebben gevonden.
• Aanloop: in de eerste drie maanden geen opbrengst.
• Tijdsbesparing: 20 uur per maand x €65 = €1.300 per maand.
• Kosten jaar één: licentie €30.000, implementatie en opschoning €8.000, opvolging 10 uur per maand x €65 x 12 = €7.800. Totaal €45.800.
• Kosten jaar twee en drie: licentie €30.000 plus opvolging €7.800 = €37.800 per jaar.

Opbrengst jaar één (negen maanden effectief)

• Terugkerend: €120.000 x 70% x 80% x 80% (na toerekening) x 9/12 = €40.320.
• Eenmalig: €60.000 x 70% x 50% x 80% x 9/12 = €12.600.
• Tijd: €1.300 x 9 = €11.700.
• Totaal: €64.620.

ROI jaar één: (€64.620 min €45.800) / €45.800 = 41 procent.

Opbrengst jaar twee (volledig jaar, terugkerend deel loopt door, eenmalig deel komt opnieuw, tijd volledig)

• Terugkerend: €120.000 x 70% x 80% x 80% = €53.760.
• Eenmalig: €60.000 x 70% x 50% x 80% = €16.800.
• Tijd: €15.600.
• Totaal: €86.160.

ROI jaar twee: (€86.160 min €37.800) / €37.800 = 128 procent.

Dit is een voorzichtige berekening. Hij telt geen voorkomen nieuwe lekkage, geen werkkapitaal en geen stapeling van indexaties mee. Toch is de ROI in jaar één positief en in jaar twee ruim positief. Dat is het soort businesscase dat een financieel directeur wil zien: niet een hoog getal, maar een getal dat ook bij voorzichtige aannames overeind blijft.

Wanneer verdient Revenue Intelligence zichzelf terug?

De terugverdientijd hangt vooral af van drie dingen: hoeveel er lekt, hoe snel het platform bevindingen oplevert en hoe snel je team ze oppakt. In het voorbeeld hierboven is de maandelijkse opbrengst na de aanloop ongeveer €7.180. De kosten van jaar één (€45.800) zijn dan na ruim zes maanden effectieve opbrengst terugverdiend, dus rond maand negen of tien na de start.

Drie dingen versnellen de terugverdientijd:

1. Begin bij de grootste lekken. De eerste bevindingen zijn vaak de meest waardevolle, omdat ze al het langst lopen.
2. Zorg dat opvolging vanaf dag één is geregeld. Een bevinding die drie maanden blijft liggen, levert drie maanden niets op.
3. Beperk de implementatietijd. Koppel eerst de twee systemen waar de meeste lekkage zit, breid daarna uit.

Stap 5: test je aannames

Doe dezelfde berekening met een lagere lekkage, bijvoorbeeld 0,75 procent in plaats van 1,5 procent. In het voorbeeld halveert de omzetopbrengst in jaar één dan naar ongeveer €26.500, en met de tijdsbesparing erbij kom je op zo'n €38.200. Dat is onder de kosten van jaar één. In jaar twee kom je met ongeveer €50.900 wel boven de €37.800.

Dat is waardevolle informatie. Het vertelt je dat de case bij lage lekkage pas in jaar twee positief wordt, en dat het dus loont om eerst te weten hoeveel er echt lekt. Of je lekkage hoog genoeg is om software te rechtvaardigen, staat in hoeveel revenue leakage software rechtvaardigt.

Stap 6: meet achteraf

Een businesscase is een voorspelling. Na zes en twaalf maanden wil je weten of hij klopt.

1. Leg vooraf een basislijn vast. Hoeveel uur besteedt finance nu aan afstemmen? Hoeveel afwijkingen worden er nu per kwartaal gevonden, en hoe oud zijn ze?
2. Houd per bevinding bij: bedrag, soort (eenmalig of terugkerend), status (opgelost, teruggehaald, afgeschreven).
3. Tel na zes maanden: totaal gevonden, totaal teruggehaald, totaal gecorrigeerd voor de toekomst.
4. Vergelijk met je aannames. Klopt de realisatiegraad? Klopt de aanloop?
5. Stel bij. Pas de berekening aan op de werkelijke cijfers en beslis op basis daarvan over verlenging of uitbreiding.

Voor de bredere vraag welke opbrengsten je überhaupt mag verwachten, zie wat Revenue Intelligence oplevert.

Veelgestelde vragen

Welke ROI is realistisch?

Daar bestaat geen betrouwbaar gemiddelde voor. Het hangt af van hoeveel er bij jou lekt, wat het platform kost en hoe goed je team de bevindingen oppakt. Wantrouw businesscases met een ROI die alleen klopt bij hoge aannames. Reken zelf met een lage schatting.

Moet ik tijdsbesparing meetellen?

Ja, als je het vooraf meet. Tijd die je bespaart, is alleen een opbrengst als die tijd iets anders gaat doen. Als het team even groot blijft en de uren niet anders worden ingezet, is het een voordeel, maar geen besparing in euro's.

Waarom is jaar één zo veel slechter dan jaar twee?

Omdat de implementatiekosten in jaar één vallen en de opbrengst nog op gang moet komen. Terugkerende lekkage die je in jaar één stopt, levert in jaar twee een volledig jaar op. Beoordeel een investering in Revenue Intelligence daarom altijd over minstens twee jaar.

Hoe reken ik de ROI als ik nog niet weet hoeveel er lekt?

Met een bandbreedte. Reken de case door bij de onderkant van de vaak genoemde schatting van 1 tot 5 procent, en bij een middenwaarde. Klopt de case alleen bij de hoge waarde, stel dan eerst vast hoeveel er bij jou werkelijk lekt.