Kan een MKB-bedrijf Revenue Intelligence gebruiken?

Ja, een MKB-bedrijf kan Revenue Intelligence gebruiken, en juist in het MKB blijft omzetlekkage vaak het langst onopgemerkt omdat er geen controller of RevOps-team is dat systemen naast elkaar legt. De voorwaarden zijn dat je omzet door minstens twee systemen gaat (bijvoorbeeld een CRM en een boekhoudpakket) en dat je genoeg omzet hebt om een procent lekkage de moeite waard te maken, in de praktijk vaak vanaf een paar miljoen per jaar. Het verschil met grote bedrijven zit niet in of het werkt, maar in hoe je begint.

Waarom het MKB er meer last van heeft dan je denkt

Het beeld bestaat dat omzetlekkage een probleem is van grote bedrijven met ingewikkelde systemen. Het omgekeerde is vaak waar. In een groot bedrijf is er een controller die maandelijks afstemt, een interne accountant die steekproeven doet en een RevOps-team dat processen bewaakt. In een MKB-bedrijf met €4M omzet doet één persoon de boekhouding, factureert een andere persoon op basis van mails van sales, en kijkt de directeur naar de bankrekening.

Dat werkt zolang het bedrijf klein genoeg is om het geheel te overzien. Het omslagpunt komt geleidelijk: een tweede verkoper, een abonnementsvorm naast het projectwerk, een CRM dat niet gekoppeld is aan het boekhoudpakket. Vanaf dat moment ontstaan er gaten, en niemand heeft de taak ze te zoeken.

De vaak genoemde schatting voor omzetlekkage is 1 tot 5 procent van de omzet, bij kleinere bedrijven eerder aan de hoge kant. Dat laatste is logisch: minder controle, meer handwerk, meer afhankelijkheid van individuele mensen. Waar die schatting vandaan komt en hoe je hem voor je eigen bedrijf toetst, staat in hoeveel omzet er gemiddeld weglekt uit een B2B-bedrijf.

Wat anders is in het MKB

Minder systemen, maar minder gekoppeld

Een typisch MKB-bedrijf heeft een CRM (Pipedrive, HubSpot of een lijst in Excel), een boekhoudpakket (Exact, Moneybird, Twinfield of AFAS) en misschien een planningstool of urenregistratie. Die systemen zijn vaak niet of maar deels gekoppeld. De overdracht gaat per mail, via een gedeelde spreadsheet of op geheugen.

Minder systemen maakt het overzichtelijker. Minder koppelingen maakt het foutgevoeliger.

Afhankelijkheid van personen

In het MKB zit veel kennis in hoofden. De verkoper weet welke korting hij heeft beloofd. De projectleider weet welk meerwerk is afgesproken. De administrateur weet welke klant altijd laat betaalt. Als een van die mensen op vakantie gaat, ziek wordt of vertrekt, verdwijnt die kennis. De lekken die daarna ontstaan, zijn nergens terug te vinden.

Geen tijd voor controle

De administrateur in een MKB-bedrijf heeft een volle week met facturen maken, betalingen boeken en de btw-aangifte. Maandelijks CRM naast de boekhouding leggen, contracten nalopen op indexatie en projecten controleren op meerwerk: dat zou kunnen, maar het gebeurt niet, omdat het nooit het urgentste is.

Een lekkage van €50.000 is veel geld

Bij een bedrijf van €50M is €50.000 lekkage vervelend. Bij een bedrijf van €3M is het mogelijk een groot deel van de nettowinst. Het procentuele belang is in het MKB groter.

Vanaf welke omvang loont het?

Er is geen harde grens, maar er is een rekensom. De opbrengst moet de kosten dekken, en de kosten hebben een ondergrens. Welke opbrengsten je daarbij mag meetellen en welke niet, staat in wat Revenue Intelligence oplevert.

Dit zijn rekenvoorbeelden, geen metingen van jouw bedrijf. Het punt is dat de bandbreedte groot is. Bij €3M kan het net wel of net niet lonen, afhankelijk van hoeveel er werkelijk lekt. Meer over het moment waarop een bedrijf het nodig heeft, lees je in wanneer een bedrijf Revenue Intelligence nodig heeft.

Eén ding verschilt tussen aanbieders en is voor het MKB van belang: het prijsmodel. Software die per gebruiker wordt geprijsd, wordt duur zodra meer mensen meekijken. Een model met één prijs per bedrijf past beter bij een organisatie waar de directeur, de administrateur en twee verkopers er allemaal iets aan moeten hebben.

Wat je minimaal nodig hebt

Revenue Intelligence werkt door systemen naast elkaar te leggen. Je hebt dus minimaal nodig:

1. Een bron voor wat er is verkocht. Een CRM, een offertesysteem, of desnoods een goed bijgehouden orderlijst.
2. Een bron voor wat er is gefactureerd. Je boekhoudpakket of facturatiesysteem.
3. Een manier om die twee te koppelen. Een klantnummer dat in beide systemen hetzelfde is, of op zijn minst een consistente klantnaam.

Contracten, urenregistratie, gebruiksdata en supporttickets voegen veel toe, maar zijn geen voorwaarde om te beginnen.

Als je geen CRM hebt en alles in Excel doet, is dat geen reden om het niet te doen. Het maakt de eerste stap handwerk.

Hoe je in het MKB begint

Begin klein en praktisch. Het doel van de eerste ronde is niet een perfect systeem, maar een antwoord op de vraag of er iets lekt en hoeveel.

1. Kies drie lekken die bij je bedrijf passen. Bij een dienstverlener: niet-gefactureerde uren, meerwerk en indexatie. Bij een groothandel: verkeerde prijzen, kortingen en vergeten orders. Bij een softwarebedrijf: seats boven contract, kortingen en mislukte betalingen.
2. Kies een periode. Het afgelopen kwartaal is genoeg.
3. Controleer met de hand. Exporteer uit je CRM en je boekhouding, leg ze naast elkaar in een spreadsheet.
4. Tel wat je vindt. In euro's, per soort lek.
5. Beslis op basis van het bedrag. Een paar honderd euro: je proces werkt, controleer het elk kwartaal. Tienduizenden euro's: je hebt een structureel probleem dat meer aandacht verdient.

Rekenvoorbeeld: stel een installatiebedrijf van €4M

Stel, een installatiebedrijf met €4M omzet controleert één kwartaal. Het vindt zes onderhoudscontracten die niet zijn geïndexeerd (samen €2.400 per jaar), vier projecten met meerwerk dat niet is gefactureerd (samen €11.000), en twee klanten met openstaande facturen ouder dan 90 dagen die gewoon nieuwe opdrachten krijgen (samen €8.500). Dit zijn voorbeeldbedragen.

In één kwartaal €21.900 gevonden. Een deel is eenmalig (meerwerk en openstaande facturen), een deel terugkerend (indexatie). Als dit kwartaal representatief is, gaat het over het jaar om een bedrag dat ruim boven 1 procent van de omzet ligt. Dat is genoeg om serieus naar een structurele oplossing te kijken.

Drie routes na de eerste controle

Zelf blijven doen. Maak de controle een vast onderdeel van de maand- of kwartaalafsluiting, met een eigenaar en een vaste dag. Goed voor bedrijven met weinig contracten en overzichtelijke processen.

Een eenmalig onderzoek. Laat iemand die dit dagelijks doet alle gebieden nalopen waar omzet kan weglekken. Je krijgt een lijst met bevindingen in euro's en een volgorde van aanpak. De Revenue Audit is zo'n onderzoek: eenmalig, persoonlijk uitgevoerd, over acht gebieden, zonder dat je systemen hoeft te koppelen.

Doorlopende software. Koppel de systemen zodat de vergelijking elke dag gebeurt. Loont als je genoeg bewegende delen hebt om elke maand nieuwe afwijkingen te produceren.

In de Nederlandse context speelt ook mee welke systemen gangbaar zijn en hoe bedrijven hier met data en privacy omgaan. Dat staat uitgewerkt in Revenue Intelligence voor het Nederlandse MKB. Wie vooral met een onbetrouwbare omzetprognose worstelt, vindt meer in revenue forecasting voor MKB.

Waar MKB-bedrijven op moeten letten

Kies geen tool die een datateam vereist. Als de software pas werkt nadat iemand een datamodel heeft gebouwd, heb je in het MKB een probleem. Vraag hoeveel van het werk de leverancier doet.

Let op het prijsmodel. Per gebruiker, per bedrijf, per gekoppeld systeem of per omzetschijf. Reken uit wat het kost als iedereen die er iets aan heeft er toegang toe krijgt.

Vraag welke systemen worden ondersteund. Een oplossing die alleen met Salesforce en NetSuite werkt, heeft weinig waarde als jij Pipedrive en Moneybird gebruikt.

Regel wie opvolgt. In het MKB is er geen RevOps-team. Spreek vooraf af wie de bevindingen oppakt, anders wordt het de zoveelste lijst in de mailbox van de directeur.

Veelgestelde vragen

Is Revenue Intelligence niet te duur voor het MKB?

Dat hangt af van wat er lekt en wat de oplossing kost. Bij een bedrijf van €5M is een procent lekkage €50.000 per jaar. Als de kosten ruim daaronder liggen en je de bevindingen ook echt oppakt, is het een goede investering. Doe eerst een eigen controle om te weten of er iets te vinden is.

Hebben we een CRM nodig?

Het helpt, maar het is geen voorwaarde. Je hebt een bron nodig voor wat er is verkocht of afgesproken. Dat kan ook een offertesysteem of een orderlijst zijn.

Wie moet het in een MKB-bedrijf oppakken?

Meestal de directeur samen met de administrateur of financieel verantwoordelijke. Het is belangrijk dat iemand met mandaat betrokken is, omdat sommige bevindingen commerciële keuzes vragen, zoals een klant aanspreken op een gemiste indexatie.

Kunnen we het niet gewoon met onze accountant regelen?

Een accountant controleert of je boekhouding klopt met wat er is gebeurd. Hij controleert meestal niet of alles wat er had moeten worden gefactureerd ook is gefactureerd. Dat is een andere vraag, en die valt buiten de gebruikelijke jaarcontrole.