Wanneer heeft een bedrijf Revenue Intelligence nodig?

Een bedrijf heeft Revenue Intelligence nodig zodra omzet door meerdere systemen gaat voordat hij gefactureerd is, en niemand meer met zekerheid kan zeggen of alles wat verkocht is ook gefactureerd en betaald wordt. In de praktijk is dat meestal het geval bij bedrijven vanaf een paar miljoen omzet met terugkerende contracten, handmatige overdrachten tussen sales en finance, of prijsafspraken die in de tijd veranderen. Het is te vroeg als al je omzet in één systeem ontstaat en één persoon het hele traject van offerte tot betaling overziet.

De vraag achter de vraag

Wanneer heb je Revenue Intelligence nodig? Die vraag gaat eigenlijk over iets anders: op welk moment is je bedrijf te complex geworden om op gevoel te weten of de omzet klopt?

In een klein bedrijf weet de eigenaar dat. Hij kent elke klant, ziet elke offerte en tekent elke factuur. Als er iets niet klopt, valt het op. Dat gevoel verdwijnt geleidelijk. Er komt een salesteam, een CRM, een apart boekhoudpakket, een tweede vestiging, een abonnementsmodel naast het projectwerk. Elke stap is logisch. Maar na een paar jaar gaat een deal langs vier mensen en drie systemen voordat hij een factuur wordt, en niemand overziet het geheel nog.

Revenue Intelligence is het antwoord op dat verlies aan overzicht. Wat het in euro's oplevert, staat in het overzicht van wat Revenue Intelligence oplevert. Hier gaat het om het moment.

Zeven signalen dat het moment er is

1. Sales en finance noemen verschillende omzetcijfers

In de maandvergadering zegt sales dat er €420.000 is binnengehaald. Finance zegt dat er €365.000 is gefactureerd. Niemand weet binnen vijf minuten waar het verschil zit. Soms is het timing, soms is het definitie, soms is het een deal die nooit een factuur werd. Zolang je het niet per regel kunt uitleggen, weet je niet welk van de drie.

2. Omzet gaat door handmatige overdrachten

Een deal wordt closed-won in het CRM. Iemand maakt een order aan in het ERP. Iemand anders maakt een factuur. Elke overdracht is een moment waarop iets vergeten, overgetypt of verkeerd geïnterpreteerd kan worden. Hoe meer overdrachten, hoe meer kans op lekkage. Waarom juist die scheiding tussen systemen het probleem is, staat in waarom silo's revenue leakage veroorzaken.

3. Je hebt terugkerende contracten met variabele prijzen

Jaarcontracten met indexatie, staffelprijzen, gebruiksafhankelijke tarieven, kortingen met een looptijd. Elk van die afspraken vraagt dat iemand op het juiste moment de prijs aanpast. Gebeurt dat niet, dan factureer je te laag, elke periode opnieuw.

4. Meerwerk en wijzigingen worden los van het contract afgesproken

In projectbedrijven, installatiebedrijven en dienstverlening wordt meerwerk vaak mondeling of per mail afgesproken. Het werk wordt gedaan. Of het wordt gefactureerd, hangt af van of iemand eraan denkt.

5. Niemand kan binnen een dag zeggen wat er nog niet is gefactureerd

Stel de vraag: welke gewonnen deals van de afgelopen drie maanden hebben nog geen factuur? Als het antwoord een dag uitzoekwerk kost, of als het antwoord "dat weten we niet" is, dan heb je geen zicht op je lekkage.

6. De forecast klopt structureel niet

Een forecast die elke maand hoger is dan wat er binnenkomt, zegt iets over de pipeline. Een forecast die afwijkt van wat er gefactureerd wordt terwijl de deals wel gewonnen zijn, zegt iets over de overdracht naar facturatie.

7. Klanten ontdekken fouten eerder dan jij

Een klant belt dat hij een factuur te veel heeft gekregen, of juist dat hij al maanden geen factuur meer heeft ontvangen. Als klanten je fouten vinden, zijn er ook fouten die ze niet melden: de fouten in hun voordeel.

Een uitgebreidere lijst van signalen staat in 10 signalen dat je bedrijf omzet laat liggen.

Wanneer het nog te vroeg is

Revenue Intelligence is niet voor elk bedrijf nodig. Het is waarschijnlijk te vroeg als:

• Al je omzet ontstaat in één systeem, bijvoorbeeld een webshop die direct factureert.
• Eén persoon het volledige traject van offerte tot betaling overziet en tijd heeft om het te controleren.
• Je vrijwel alleen eenmalige verkopen hebt tegen vaste prijzen, zonder contracten die doorlopen.
• Je nog geen CRM of vergelijkbare bron hebt waaruit je kunt halen wat er verkocht is.

In die situaties is een goede maandelijkse controle in een spreadsheet vaak genoeg. Het omslagpunt komt als die controle niet meer lukt in de tijd die je ervoor hebt, of als je merkt dat hij wordt overgeslagen.

Omvang is minder belangrijk dan complexiteit

Veel mensen denken bij deze vraag aan omzet. Vanaf welk bedrag is het de moeite? Omzet speelt mee, omdat een procent lekkage bij €20M meer geld is dan bij €2M. Maar complexiteit voorspelt beter of er iets lekt.

Deze tabel is een denkkader, geen meting. Hij laat zien waarom een bedrijf van €5M met projectwerk eerder baat heeft bij Revenue Intelligence dan een groter bedrijf met een simpel model. Voor kleinere bedrijven is de vorm vaak anders dan voor grotere, zie of een MKB-bedrijf Revenue Intelligence kan gebruiken.

Een test die je in een middag doet

Je hoeft niet te gokken. Met deze test weet je binnen een middag of je een probleem hebt.

1. Kies een periode. Het vorige kwartaal.
2. Exporteer alle gewonnen deals uit het CRM, met klant, bedrag en datum.
3. Exporteer alle facturen uit de boekhouding over dezelfde periode plus een maand erna, met klant en bedrag.
4. Koppel ze per klant. Welke deals hebben een factuur, welke niet?
5. Tel de deals zonder factuur en hun totale waarde.
6. Kies vijf contracten met een indexatieclausule en controleer of de huidige prijs klopt.
7. Kies vijf projecten met meerwerk en controleer of het meerwerk is gefactureerd.

Vind je in stap 5 tot 7 niets, dan is je proces op orde, in elk geval voor dit kwartaal. Vind je wel iets, dan heb je in één middag een eerste bedrag en een eerste bewijs.

Rekenvoorbeeld: stel de uitkomst van de test

Stel, je vindt in stap 5 vier deals zonder factuur, samen €38.000. Bij twee daarvan blijkt het een vergissing te zijn, bij de andere twee een dubbele invoer in het CRM. Netto €19.000 niet gefactureerd. In stap 6 blijken twee van de vijf contracten niet geïndexeerd, samen €2.100 per jaar. In stap 7 is bij één van de vijf projecten €4.500 meerwerk niet gefactureerd. Dit zijn voorbeeldbedragen.

Dat is €25.600 in een steekproef van één kwartaal en tien contracten. Extrapoleer niet te snel, een steekproef is geen meting. Maar het vertelt je wel dat je een probleem hebt dat groter is dan wat je in één middag vindt.

Wat je daarna doet

Als de test iets oplevert, zijn er drie routes.

Zelf structureel controleren. Maak van de test een maandelijks proces, met een eigenaar en een vaste dag. Dit werkt als het aantal deals en contracten beperkt is.

Een eenmalig onderzoek laten doen. Iemand die dit dagelijks doet, loopt alle gebieden na waar omzet kan weglekken en zet op elke bevinding een bedrag. Je krijgt een volgorde van aanpak en kunt daarna zelf verder.

Doorlopende bewaking inrichten. Software die je systemen koppelt en elke dag vergelijkt. Dit loont als je genoeg bewegende delen hebt om elke maand nieuwe afwijkingen te produceren. Of het bedrag dat je vindt de investering rechtvaardigt, reken je uit met hoeveel revenue leakage software rechtvaardigt.

Veelgestelde vragen

Wanneer heb je Revenue Intelligence nodig als klein bedrijf?

Als je terugkerende contracten, meerwerk of variabele prijzen hebt en de persoon die facturen maakt niet dezelfde is als de persoon die verkoopt. Omvang alleen is geen goede maatstaf. Een bedrijf van €3M met veel projectwerk heeft er meer aan dan een bedrijf van €10M met een simpele webshop.

Is een CRM-rapportage niet genoeg?

Een CRM-rapportage laat zien wat er is verkocht. Het laat niet zien of dat is gefactureerd en betaald. Zolang je die tweede vraag niet stelt, weet je niet of er iets lekt.

Hoe weet ik of het probleem groot genoeg is?

Doe de test hierboven. Als je in één kwartaal en een handvol contracten al afwijkingen vindt, is het probleem over het hele jaar en alle contracten waarschijnlijk groter. Als je niets vindt, is dat ook informatie.

Moet ik eerst mijn data op orde hebben?

Niet volledig. Je hebt minimaal een manier nodig om klanten in je CRM te koppelen aan klanten in je facturatie. Al het andere kan gaandeweg. Wachten tot de data perfect is, betekent meestal nooit beginnen.