Hoeveel revenue leakage rechtvaardigt software?

Software voor omzetbewaking is gerechtvaardigd als de lekkage die het vindt en die je daadwerkelijk terughaalt, ruim hoger is dan de totale jaarlijkse kosten van de software plus de tijd om bevindingen op te volgen. Een bruikbare vuistregel: de jaarlijkse lekkage moet minstens twee tot drie keer die totale kosten zijn, omdat je nooit alles vindt en nooit alles terughaalt. Nog belangrijker dan het totaalbedrag is hoeveel nieuwe lekken er elke maand ontstaan: de voorraad oude lekken ruim je één keer op, de stroom nieuwe lekken is waar doorlopende software voor betaalt.

De rekensom achter de drempel

Je wilt weten vanaf welk bedrag aan lekkage software loont. Dat noem je het break-evenpunt. Het is niet gewoon de prijs van de software, omdat er tussen lekkage en opbrengst twee filters zitten.

Vindpercentage. Geen enkel systeem vindt alle lekkage. Een deel zit in afspraken die nergens zijn vastgelegd, in systemen die niet zijn gekoppeld of in patronen die pas na maanden zichtbaar worden.

Realisatiegraad. Niet alles wat je vindt, wordt omzet. Oude afwijkingen vorder je niet altijd terug, en sommige correcties zijn commercieel niet verstandig.

De drempel is dan:

Minimale lekkage = totale jaarlijkse kosten / (vindpercentage x realisatiegraad)

Rekenvoorbeeld: stel de drempel voor jouw bedrijf

Stel, de totale jaarlijkse kosten van software plus interne opvolging zijn €40.000. Je gaat ervan uit dat de software 60 procent van de lekkage vindt, en dat je daarvan 70 procent realiseert. Dit zijn voorbeeldaannames.

• Vindpercentage x realisatiegraad = 0,6 x 0,7 = 0,42.
• Minimale lekkage = €40.000 / 0,42 = ongeveer €95.000 per jaar.

Bij minder dan €95.000 lekkage per jaar kost de software meer dan hij oplevert. Bij €200.000 levert hij ongeveer €84.000 op, ruim twee keer de kosten.

Zet dat bedrag naast je omzet. Bij €5M omzet is €95.000 bijna 2 procent. Bij €15M omzet is het ruim 0,6 procent. Hoe groter het bedrijf, hoe lager het percentage lekkage dat nodig is om software te rechtvaardigen.

Hoe die drempel zich verhoudt tot de omzet

De vaak genoemde schatting voor omzetlekkage is 1 tot 5 procent van de omzet. Waar die schatting vandaan komt en hoe betrouwbaar hij is, staat in hoeveel omzet er gemiddeld weglekt. Als je die bandbreedte naast de drempel uit het voorbeeld legt:

De drempel hangt af van wat de software kost. Een oplossing van €15.000 per jaar inclusief opvolging heeft een drempel van ongeveer €36.000, en is ook bij een bedrijf van €3M te verdedigen als er genoeg lekt. Welke prijsmodellen er zijn en welke kosten naast de licentie komen, staat in wat een Revenue Intelligence-platform kost.

Voorraad en stroom: het onderscheid dat de keuze bepaalt

Het totale bedrag aan lekkage is niet de enige maatstaf. Belangrijker is waar het vandaan komt.

De voorraad is de lekkage die zich in de loop der jaren heeft opgebouwd: contracten die nooit zijn geïndexeerd, kortingen die te lang lopen, abonnementen die verkeerd staan. Die vind je één keer, je corrigeert ze, en dan zijn ze weg.

De stroom is de lekkage die elke maand opnieuw ontstaat: nieuwe deals die verkeerd worden overgedragen, nieuw meerwerk dat niet wordt gefactureerd, nieuwe prijswijzigingen die niet worden doorgevoerd.

Voor de voorraad heb je geen doorlopende software nodig. Een grondige eenmalige controle volstaat. Voor de stroom wel, omdat een eenmalige controle alleen de lekken vindt die er op dat moment zijn.

De vraag is dus niet alleen hoeveel er lekt, maar hoeveel er elke maand bij komt. Een bedrijf met een grote voorraad maar een kleine stroom, omdat het weinig nieuwe contracten sluit en weinig verandert, heeft meer aan een eenmalige opschoning. Een bedrijf met een kleine voorraad maar een grote stroom, omdat het snel groeit en veel maatwerk verkoopt, heeft meer aan doorlopende bewaking.

Hoe je de stroom inschat

1. Doe een eenmalige controle over een recente periode, bijvoorbeeld het afgelopen kwartaal.
2. Bepaal van elke gevonden afwijking wanneer hij is ontstaan.
3. Tel hoeveel afwijkingen er per maand zijn ontstaan, en wat ze waard zijn.
4. Dat is je stroom. Vermenigvuldig met twaalf voor een jaarbedrag.

Als die stroom ruim boven de drempel ligt, loont doorlopende software. Als hij eronder ligt, is een periodieke controle waarschijnlijk voldoende.

Wat naast het bedrag meeweegt

Het bedrag is de harde maatstaf. Een paar zachtere factoren kunnen de afweging verschuiven.

Complexiteit en groei. Een bedrijf dat snel groeit, nieuwe productlijnen toevoegt of een nieuw prijsmodel invoert, krijgt een grotere stroom. Wat vandaag onder de drempel ligt, ligt er over een jaar misschien boven.

Afhankelijkheid van personen. Als de huidige controle afhangt van één persoon die het goed doet, is het risico groot dat de controle wegvalt als die persoon vertrekt.

Andere opbrengsten. Tijdsbesparing, betere forecasts, eerder zicht op klanten die wegglijden. Die tel je niet mee in de drempel, maar ze kunnen een twijfelgeval over de streep trekken.

Waardering. Als je binnen een paar jaar een verkoop of financiering verwacht, is aantoonbare controle over je omzet op zichzelf waardevol.

De alternatieven onder de drempel

Als je lekkage onder de drempel ligt, betekent dat niet dat je niets moet doen. Het betekent dat je iets goedkopers moet doen.

• Een vast maandelijks proces in spreadsheets. Exporteren, koppelen, verschillen markeren, een eigenaar per afwijking. Werkt goed bij een beperkt aantal klanten en contracten.
• Betere processen bij de overdracht. Een tweede controle bij elk nieuw contract, een checklist voor meerwerk, een jaarlijkse indexatieronde. Voorkomt een groot deel van de stroom.
• Een periodieke externe audit. Een eenmalig onderzoek dat de voorraad vindt en de grootste bronnen van de stroom aanwijst. De Revenue Audit is zo'n onderzoek, los van enige software.

Waar de grens ligt tussen wat je handmatig kunt en waar automatisering begint te lonen, staat in hoe je revenue leakage automatisch detecteert.

Een beslisschema

1. Schat je totale lekkage. Doe een steekproef of gebruik de onderkant van de bandbreedte als je nog geen data hebt.
2. Splits voorraad en stroom. Hoeveel is oud, hoeveel ontstaat er per maand?
3. Bereken je drempel. Totale jaarlijkse kosten gedeeld door vindpercentage x realisatiegraad.
4. Vergelijk de stroom met de drempel. Stroom ruim boven drempel: doorlopende software loont. Stroom onder drempel: eenmalige opschoning en betere processen.
5. Ruim de voorraad hoe dan ook op. Dat is altijd rendabel, met of zonder software.
6. Herhaal over een jaar. Groei en verandering verschuiven de uitkomst.

Hoe je de volledige businesscase inclusief terugverdientijd uitwerkt, staat in hoe je de ROI van Revenue Intelligence berekent. Voor het bredere beeld van alle opbrengsten: wat Revenue Intelligence oplevert.

Veelgestelde vragen

Is er een vast percentage lekkage waarboven software loont?

Nee. Het hangt af van wat de software kost en hoe groot je omzet is. Een bedrijf van €20M heeft bij 0,5 procent lekkage mogelijk al genoeg om software te rechtvaardigen, een bedrijf van €3M heeft bij 2 procent misschien nog niet genoeg. Reken het uit met je eigen kosten.

Welk vindpercentage en welke realisatiegraad moet ik aannemen?

Daar zijn geen betrouwbare standaardwaarden voor. Neem voorzichtige aannames en vraag de leverancier hoe hij tot zijn inschatting komt. Na zes maanden kun je de werkelijke waarden meten en de berekening bijstellen.

Wat als ik niet weet hoeveel er lekt?

Dan is dat de eerste vraag om te beantwoorden. Een steekproef van één kwartaal of een eenmalig onderzoek geeft je een getal waarmee je kunt rekenen. Software kopen zonder te weten wat er lekt, is een gok.

Moet de software zich binnen een jaar terugverdienen?

Dat is een strenge maar gezonde eis. In jaar één vallen de implementatiekosten, dus als de case dan al positief is, is hij robuust. Een case die pas in jaar drie positief wordt, rust op veel aannames over de toekomst.