Wat kost een Revenue Intelligence Platform?

Wat een Revenue Intelligence-platform kost, hangt vooral af van het prijsmodel: per gebruiker, per bedrijf, per omzetschijf of per gekoppeld systeem. Openbare prijzen zijn in deze markt zeldzaam, dus je krijgt meestal pas een bedrag na een gesprek. Belangrijker dan de licentie zijn de totale kosten in jaar één: implementatie, dataopschoning en de interne tijd om bevindingen op te volgen. Die zijn vaak even groot als of groter dan de licentie zelf.

Waarom er zelden een prijslijst op de website staat

Wie op zoek gaat naar de prijs van een Revenue Intelligence-platform, vindt meestal geen bedrag maar een knop om een gesprek aan te vragen. Dat is frustrerend, maar er zijn redenen voor.

De kosten voor de leverancier verschillen sterk per klant. Een bedrijf met één CRM en één boekhoudpakket is anders dan een bedrijf met drie ERP's, een eigen facturatiesysteem en data in vier landen. Het aantal koppelingen, de hoeveelheid data en de complexiteit van contracten bepalen hoeveel werk het is om het platform goed te laten werken.

Daarnaast is de markt jong. Veel aanbieders zoeken nog naar het juiste prijsmodel, en een openbare prijs legt ze vast.

Dat betekent niet dat je in het duister tast. Als je de prijsmodellen begrijpt en weet welke kosten naast de licentie komen, kun je offertes vergelijken en de totale kosten zelf inschatten. Wat zo'n platform precies doet, staat in wat een Revenue Intelligence-platform doet.

De vier gangbare prijsmodellen

Per gebruiker

Je betaalt per persoon die toegang heeft. Dit model komt veel voor bij software die oorspronkelijk voor salesteams is gebouwd, zoals conversatie-analyse en pipeline-tools.

Voordeel: voorspelbaar als je weet hoeveel mensen het gebruiken.

Nadeel: het ontmoedigt breed gebruik. Omzetlekkage raakt sales, finance, operations en de directie. Als elke extra gebruiker geld kost, krijgen alleen een paar mensen toegang, en blijven bevindingen hangen bij wie het niet kan oplossen.

Per bedrijf

Eén prijs voor het hele bedrijf, ongeacht hoeveel mensen het gebruiken. Vaak geschaald naar bedrijfsgrootte of complexiteit.

Voordeel: iedereen die er iets aan heeft, kan erbij. Past bij een probleem dat over afdelingen heen gaat.

Nadeel: minder makkelijk te vergelijken, omdat de prijs per bedrijf wordt bepaald.

Per omzetschijf

De prijs hangt af van je omzet of van de omzet die door het platform wordt bewaakt. Een bedrijf van €5M betaalt minder dan een bedrijf van €50M.

Voordeel: de prijs schaalt met de potentiële opbrengst.

Nadeel: als je snel groeit, groeit de prijs mee, ook als de complexiteit niet toeneemt.

Per koppeling of module

Je betaalt per gekoppeld systeem of per functie. Basis voor het CRM, meer voor facturatie, meer voor forecasting.

Voordeel: je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

Nadeel: de waarde van Revenue Intelligence zit juist in het combineren van systemen. Als elke koppeling apart kost, word je gestimuleerd om minder te koppelen, en zie je minder.

In de praktijk combineren aanbieders deze modellen. Vraag altijd hoe de prijs zich ontwikkelt als je groeit, meer mensen toegang geeft of een systeem toevoegt.

De kosten naast de licentie

De licentie is het getal op de offerte. Het is zelden de grootste kostenpost in jaar één.

Vraag bij elke offerte welke van deze posten door de leverancier worden gedaan en welke bij jou liggen. Een lage licentie met veel eigen werk kan duurder uitvallen dan een hogere licentie waarbij de leverancier de implementatie doet.

Totale kosten in jaar één: een voorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel een bedrijf met €10M omzet

Stel, je bedrijf heeft €10M omzet, een CRM, een boekhoudpakket en een urenregistratie. Je vergelijkt twee opties. De bedragen zijn verzonnen om de rekensom te laten zien, het zijn geen prijzen van bestaande aanbieders.

Optie A: per gebruiker

• Licentie: 8 gebruikers x €150 per maand = €14.400 per jaar.
• Implementatie door eigen team: 80 uur x €75 = €6.000.
• Dataopschoning door eigen team: 40 uur x €75 = €3.000.
• Opvolging: 8 uur per maand x €75 x 12 = €7.200.
• Totaal jaar één: €30.600.

Optie B: per bedrijf

• Licentie: €24.000 per jaar.
• Implementatie door leverancier, inbegrepen.
• Dataopschoning, deels door leverancier: 16 uur eigen tijd x €75 = €1.200.
• Opvolging: 8 uur per maand x €75 x 12 = €7.200.
• Totaal jaar één: €32.400.

In jaar één liggen de opties dicht bij elkaar. In jaar twee vallen implementatie en opschoning weg: optie A kost dan €21.600, optie B €31.200. Maar als je bij optie A na een half jaar merkt dat finance, operations en de directie ook toegang nodig hebben en je naar 20 gebruikers gaat, kost de licentie €36.000 per jaar en is optie B goedkoper. Het punt: vergelijk op totale kosten over drie jaar, met een realistisch aantal gebruikers.

Wat je vraagt bij een offerte

1. Wat is het prijsmodel, en wat gebeurt er als we groeien? Meer gebruikers, meer omzet, meer systemen.
2. Wat zit er in de implementatie? Wie koppelt, wie richt in, hoeveel uur verwacht je van ons?
3. Welke systemen worden standaard ondersteund? En wat kost een koppeling met een systeem dat niet op de lijst staat?
4. Wat is de contractduur en opzegtermijn? Maandelijks, jaarlijks, meerjarig?
5. Wat gebeurt er met onze data als we stoppen? Wordt het verwijderd? Kunnen we het exporteren?
6. Zijn nieuwe functies inbegrepen? Of betaal je voor elke nieuwe module apart?
7. Wat kunnen we in de eerste drie maanden verwachten? Wanneer komen de eerste bevindingen?

Hoe je de kosten afweegt

De kosten van een platform zeggen weinig zonder de opbrengst ernaast. Een platform van €30.000 per jaar is duur als het €10.000 aan lekkage vindt, en goedkoop als het €200.000 vindt. Hoe je die afweging maakt, staat in hoe je de ROI van Revenue Intelligence berekent. Of het bedrag dat er bij jou lekt groot genoeg is om software te rechtvaardigen, staat in hoeveel revenue leakage software rechtvaardigt.

Een alternatief dat vaak wordt vergeten: niets kopen en het zelf doen in spreadsheets. Dat heeft ook kosten, vooral in tijd en in wat je mist. De afweging staat in RiOS vs spreadsheets.

Hoe RiOS geprijsd is

Ter illustratie van het model per bedrijf: RiOS, het platform van AutoMaat, is geprijsd per bedrijf en nooit per gebruiker, op een jaarcontract voor het hele bedrijf. De prijs wordt bepaald in een intakegesprek, op basis van bedrijfsgrootte en gekoppelde systemen. Het platform is op dit moment in bèta. De Revenue Audit is een apart product met een vaste prijs en geen onderdeel van het platform.

Wat de bredere opbrengst van een platform kan zijn, en welke opbrengsten je in een businesscase wel en niet mag meetellen, staat in wat Revenue Intelligence oplevert.

Veelgestelde vragen

Waarom zijn prijzen van Revenue Intelligence-platforms zo moeilijk te vinden?

Omdat de kosten per klant sterk verschillen door het aantal systemen, de hoeveelheid data en de complexiteit van contracten. Veel aanbieders bepalen de prijs daarom na een gesprek. Vraag altijd naar het prijsmodel, niet alleen naar het bedrag.

Is per gebruiker of per bedrijf goedkoper?

Dat hangt af van hoeveel mensen er toegang nodig hebben. Bij weinig gebruikers is per gebruiker vaak goedkoper. Omdat omzetlekkage meerdere afdelingen raakt, groeit het aantal gebruikers in de praktijk vaak. Reken beide modellen door met het aantal mensen dat er over een jaar realistisch mee werkt.

Moet ik rekening houden met implementatiekosten?

Ja. Ook als de leverancier de technische koppeling doet, kost het interne tijd om definities af te spreken, data op te schonen en processen in te richten. Reken op een substantiële investering in tijd in de eerste maanden.

Kan ik eerst klein beginnen?

Bij de meeste aanbieders wel, bijvoorbeeld met twee gekoppelde systemen. Let erop dat je dan ook maar een deel van de lekkage ziet. Vraag hoe de prijs verandert als je later uitbreidt.