Omzetlekkage bij recruitmentbureaus

Omzetlekkage bij recruitmentbureaus is omzet waar je volgens je voorwaarden en je werk recht op hebt, maar die nooit wordt gefactureerd of te laag wordt gefactureerd. In werving en selectie gaat het vooral om fees die op een te laag salaris worden berekend, kandidaten die later alsnog worden aangenomen zonder fee, en garanties die ruimer worden toegepast dan de voorwaarden zeggen. In detachering en uitzenden gaat het om uren die wel worden uitbetaald maar niet gefactureerd, en om lonen die stijgen terwijl het tarief aan de klant gelijk blijft. Dat laatste is meestal het grootste lek.

Revenue leakage in recruitment is een onderwerp waar weinig over wordt gesproken, omdat het niet zichtbaar is in de gebruikelijke cijfers. De plaatsingen worden geteld, de omzet stijgt, de recruiters halen hun targets. Dat een deel van die omzet te laag is, zie je alleen als je terugrekent. Hoe je dat structureel en doorlopend doet, staat in Revenue Intelligence voor recruitmentbureaus. Dit artikel gaat over de lekken zelf, en over de controle per lek.

Revenue leakage bij recruitmentbureaus: tien lekken

Werving en selectie

1. De fee op het verkeerde salaris. Je voorwaarden definiëren het salaris waarover de fee wordt berekend. Meestal is dat meer dan twaalf keer het maandsalaris: vakantiegeld, een dertiende maand, vaste toeslagen, soms een gegarandeerde bonus. De recruiter krijgt van de hiring manager een maandbedrag door en rekent dat om. Wat er verder in het pakket zit, weet hij niet.

Controle: vraag bij elke plaatsing het getekende aanbod of de arbeidsovereenkomst op en herbereken de fee volgens je voorwaarden. Doe het voor de plaatsingen van het afgelopen jaar en je weet of dit bij jou speelt.

2. De latere aanstelling. Een kandidaat wordt voorgesteld en afgewezen, of de vacature wordt ingetrokken. Maanden later werkt de kandidaat toch bij die klant, of bij een bedrijf uit dezelfde groep. Afhankelijk van je voorwaarden is er een fee verschuldigd. Zonder actieve controle kom je er nooit achter.

Controle: houd per klant een lijst bij van voorgestelde kandidaten. Loop die elk kwartaal na tegen openbare profielen. Het is handwerk, maar één treffer betaalt vaak een jaar aan controles.

3. De garantie zonder toetsing. De kandidaat vertrekt binnen de garantieperiode. De klant vraagt om een vervanger of om restitutie, en die wordt toegekend. Of de reden van vertrek onder de garantie valt, of de oorspronkelijke fee op tijd is betaald, of de functie inhoudelijk is gewijzigd: dat wordt zelden getoetst.

Controle: laat elke garantieclaim door iemand anders dan de accountmanager toetsen aan de voorwaarden. Leg de uitkomst vast, ook als je besluit de garantie toch toe te kennen.

4. De retained-termijn die blijft liggen. Bij een retained opdracht zijn er factuurmomenten vóór de plaatsing: bij de start, bij de shortlist. Als die momenten niet in het systeem staan, wordt pas bij plaatsing gefactureerd. Wordt de opdracht halverwege gestopt, dan is het werk tot dan toe gratis geweest.

Controle: leg voor elke lopende retained opdracht de termijnen naast wat er is gefactureerd.

Detachering en uitzenden

5. Uitbetaald maar niet gefactureerd. Uren gaan via een urenportaal naar de loonadministratie en naar de facturatie. Als die twee routes niet exact dezelfde gegevens gebruiken, ontstaan verschillen: een urenstaat die wel is uitbetaald maar nog niet door de klant is goedgekeurd en daarom niet gefactureerd, een correctie die alleen in het loon is verwerkt, een extra dienst die per mail is doorgegeven.

Controle: vergelijk per periode en per professional de uitbetaalde uren met de gefactureerde uren. Elk verschil waarbij uitbetaald hoger is dan gefactureerd, is een vondst. Dit is een variant van het algemene patroon uit hoe ontdek je vergeten facturen.

6. Toeslagen zonder doorbelasting. Overuren, ploegentoeslag, weekendwerk en reiskosten worden aan de professional uitbetaald. Of ze met de afgesproken opslag aan de klant worden doorbelast, hangt af van hoe de facturatie is ingericht. Vaak worden ze wel doorbelast, maar tegen kostprijs in plaats van met opslag.

Controle: vergelijk per toeslagsoort het uitbetaalde bedrag met het gefactureerde bedrag. Het verschil moet overeenkomen met je afgesproken opslag.

7. Loonstijging zonder tariefstijging. De beloning van de professional stijgt door een periodiek, een cao-verhoging of, bij uitzendkrachten, doordat hun beloning meebeweegt met die van vergelijkbare medewerkers bij de inlener. De loonadministratie verwerkt het automatisch. Het tarief aan de klant verandert pas als iemand dat regelt. Zolang niemand het regelt, krimpt je marge per uur.

Controle: maak een lijst van alle lopende detacheringen met tarief, loonkosten per uur en marge per uur. Vergelijk met een jaar geleden. Elke professional waarvan de loonkosten stegen en het tarief niet, is een kandidaat. Hoe dit werkt bij contracten in het algemeen, staat in revenue leakage door vergeten prijsindexatie.

8. De verlenging tegen het oude tarief. Een opdracht wordt verlengd. De verlenging wordt ingevoerd met dezelfde voorwaarden, omdat dat het snelst is. Het moment om het tarief te herzien, gaat voorbij.

Controle: markeer in je systeem elke verlenging de komende drie maanden, en bespreek per verlenging het tarief voordat hij wordt vastgelegd.

9. De overname zonder vergoeding. De klant neemt de professional in vaste dienst. De overeenkomst kent een overnamevergoeding. De professional wordt uit dienst gemeld, de detachering wordt afgesloten, en de vergoeding wordt vergeten.

Controle: laat elke beëindiging van een detachering langs een vaste vraag gaan: waarom stopt deze opdracht, en gaat de professional bij de klant aan de slag?

10. De korting die blijft. Bij een grote klant is een volumekorting afgesproken bij een bepaald aantal professionals. Het aantal daalt, de korting blijft staan. Of er is een introductiekorting voor de eerste maanden, die nooit wordt beëindigd.

Controle: maak een lijst van alle kortingen per klant, met de voorwaarde waaronder ze gelden, en toets elk kwartaal of die voorwaarde nog klopt.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een bureau dat alleen detacheert, met 60 professionals, gemiddeld 1.650 declarabele uren per jaar en een gemiddeld tarief van EUR 70 per uur. Omzet: ongeveer EUR 6,9 miljoen.

Dat is bijna 2 procent van de omzet, maar veel meer van de marge. Bij een brutomarge van bijvoorbeeld 25 procent is de marge EUR 1,7 miljoen, en is dit lek ruim 7 procent daarvan. Dat is het belangrijkste inzicht voor detacheerders: omdat je marge een klein deel van je omzet is, wegen lekken zwaar op je resultaat.

De bedragen zijn geconstrueerd. Voor omzetlekkage in recruitment bestaat geen betrouwbaar branchegemiddelde. De vaak genoemde schatting van 1 tot 5 procent van de omzet geldt voor B2B-bedrijven in het algemeen en is een startpunt om je eigen meting tegen af te zetten.

Waarom het niemand opvalt

Recruiters kijken naar plaatsingen, finance naar debiteuren. Het verschil tussen wat had gekund en wat is gefactureerd, valt tussen beide rollen in. Wie daar verantwoordelijk voor is, is in veel bureaus niet vastgelegd. Dit is een bredere vraag die in wie is verantwoordelijk voor revenue leakage wordt behandeld.

Kosten zijn automatisch, opbrengsten niet. De loonadministratie verwerkt loonstijgingen omdat het moet. De facturatie verwerkt tariefstijgingen alleen als iemand ze invoert. Die asymmetrie is de kern van het lek in detachering.

De systemen praten niet volledig met elkaar. ATS, urenportaal, loonadministratie en facturatie zijn vaak gekoppeld, maar niet sluitend. Een koppeling die 99,5 procent goed doet, lijkt goed. De 0,5 procent die niet goed gaat, is bij een paar miljoen omzet tienduizenden euro's. Hoe je systemen op dit soort verschillen vergelijkt, staat in hoe controleer je CRM tegen facturatie.

Een eerste meting in een week

1. Dag 1 en 2: vergelijk uitbetaalde en gefactureerde uren over drie maanden, per professional.
2. Dag 3: maak de margelijst per professional, met de marge van nu en van een jaar geleden.
3. Dag 4: herbereken de fee van de laatste tien plaatsingen op basis van het volledige pakket.
4. Dag 5: loop de kortingen en de beëindigde detacheringen van het afgelopen jaar na.

Tel de bevindingen op en vermenigvuldig naar een jaar. Dan weet je of dit een onderwerp is voor je volgende directieoverleg.

Veelgestelde vragen

Wat is het grootste lek bij detacheerders?

Meestal de marge per uur die krimpt doordat lonen stijgen en tarieven niet. Het is structureel, het cumuleert en het is zonder margelijst per professional niet zichtbaar.

Hoe voorkom ik dat fees op een te laag salaris worden berekend?

Maak het volledige aanbod of de arbeidsovereenkomst een verplicht document bij elke plaatsing, en laat de fee berekenen door iemand die de voorwaarden kent. Een standaard rekenblad met alle componenten van je salarisdefinitie helpt.

Is het verstandig om een klant achteraf een fee te factureren voor een latere aanstelling?

Dat is een afweging tussen je recht en de relatie. Juridisch hangt het af van je voorwaarden. Commercieel is het vaak beter om het gesprek aan te gaan dan het te laten liggen. Een klant die weet dat je het bijhoudt, gaat er anders mee om.

Hoe vaak moet ik de urencontrole doen?

Elke factuurperiode. Het is een controle die zich goed laat automatiseren, omdat de gegevens al gestructureerd in je urenportaal en loonadministratie staan.

Speelt dit ook bij bemiddeling van zzp'ers?

Ja, met een ander accent. Loonstijgingen spelen minder, maar tariefverhogingen die de zzp'er doorvoert en die niet in het klanttarief terechtkomen, hebben hetzelfde effect op je marge. De urencontrole is identiek.