Contractcontrole voor bouwbedrijven

Contractcontrole voor bouwbedrijven is nagaan of je tijdens en na een project alles doet wat het contract je toestaat en verplicht: prijsstijgingen verrekenen volgens de afgesproken regeling, stelposten afrekenen met de juiste opslag, termijnen op het afgesproken moment factureren, meerwerk volgens de afgesproken procedure vastleggen en binnen de termijnen reageren die het contract stelt. Het contract bevat de rechten. Contractcontrole zorgt dat je ze ook uitoefent.

Dit is iets anders dan juridische contractbeoordeling vooraf. Die gaat over de vraag of je een contract moet tekenen. Contractcontrole gaat over wat je daarna met een getekend contract doet, en dat is precies waar in de bouw veel geld blijft liggen.

Waarom getekende rechten niet vanzelf geld worden

Een aannemingscontract wordt bij de aanbesteding of de gunning grondig gelezen, door de calculator, de directie en soms een jurist. Daarna gaat het in de projectmap. Het team dat het project uitvoert, werkt met de tekeningen, het bestek en de planning. Het contract zelf wordt pas weer opengeslagen als er een conflict is.

Tussen die twee momenten gebeuren dingen die het contract regelt, maar die niemand aan het contract toetst:

• Materiaalprijzen stijgen, en het contract kent een verrekeningsregeling die niemand activeert.
• Een stelpost wordt overschreden, en de opslag op het meerdere wordt bij de afrekening vergeten.
• De opdrachtgever betaalt later dan de betalingstermijn, en de wettelijke of contractuele rente wordt nooit gevorderd.
• Er wordt meerwerk uitgevoerd zonder de procedure te volgen die het contract voorschrijft, waardoor je aanspraak zwakker wordt.
• Het contract kent een termijn om kostenverhogende omstandigheden te melden, en die termijn verstrijkt ongemerkt.

Geen van deze zaken is een fout in het contract. Het zijn allemaal gemiste kansen om het contract toe te passen. Samen vormen ze een belangrijk deel van de omzetlekkage in de bouw.

De bepalingen die geld waard zijn

Niet elk artikel in een contract is voor omzetcontrole even belangrijk. Deze zes wel.

Prijsverrekening en indexatie

Staat in het contract dat loon- en materiaalkosten worden verrekend volgens een index of een vaste formule? Dan moet iemand weten welke index, vanaf welk moment, over welk deel van de aanneemsom, en hoe vaak. Bij langlopende projecten gaat het om grote bedragen. Staat er niets in, dan is dat ook een bevinding: dan draag je het prijsrisico zelf, en dat hoort in de calculatie van het volgende project te staan. Meer over dit mechanisme in revenue leakage door vergeten prijsindexatie.

Stelposten en voorlopige posten

Welke bedragen zijn stelpost, wat valt eronder, en met welke opslag mag het meerdere worden verrekend? Stelposten zijn een van de weinige plekken waar het contract expliciet zegt dat de uiteindelijke prijs nog open ligt. Wie ze niet actief afrekent, laat die ruimte liggen.

Meer- en minderwerk

Welke procedure schrijft het contract voor? Moet een opdracht schriftelijk? Door wie mag hij worden gegeven? Is er een termijn waarbinnen je een prijsopgave moet doen? Het kennen van deze procedure is het verschil tussen een meerwerkclaim die standhoudt en een die sneuvelt.

Termijnregeling

Op welke momenten mag je factureren, en voor welk bedrag? Is dat gekoppeld aan mijlpalen, aan een percentage gereedheid, of aan vaste data? Wie de termijnregeling niet naast de planning legt, factureert te laat.

Betalingstermijn en rente

Hoeveel dagen heeft de opdrachtgever om te betalen? Wat gebeurt er bij te late betaling? Rente op te late betaling is een recht dat bijna nooit wordt uitgeoefend, vaak uit angst voor de relatie. Dat is een keuze, maar maak hem dan bewust en per opdrachtgever, niet uit vergeetachtigheid.

Meldingstermijnen

Veel contracten verplichten je om omstandigheden die tot extra kosten leiden binnen een bepaalde termijn te melden. Mis je die termijn, dan kan je aanspraak vervallen of verzwakken. Dit is de bepaling die het vaakst wordt gemist, omdat de uitvoerder hem niet kent.

De contractkaart: één blad per project

De eenvoudigste en meest effectieve maatregel is een contractkaart. Bij de start van elk project vat iemand die het contract heeft gelezen de zes bepalingen hierboven samen op één blad. Geen juridische analyse, maar een werkdocument:

De bedragen en termijnen in deze tabel zijn een voorbeeld. Ze verschillen per contract, en dat is precies waarom de kaart per project gemaakt moet worden. De kaart gaat naar de projectleider, de uitvoerder en de administratie. Elk weet dan wat zijn deel is.

Contractcontrole tijdens het project

Een contractkaart werkt alleen als iemand hem gebruikt. Plan daarom drie vaste momenten.

1. Bij de start. De kaart wordt gemaakt en besproken in de startvergadering. De uitvoerder hoort daar welke meldingstermijnen gelden.
2. Maandelijks. De administratie loopt de kaart na naast de facturatie. Is er een termijn gefactureerd die volgens de mijlpalen had gekund? Is er een prijsverrekening die aan de beurt was? Zijn er meldingen gedaan? Dit sluit aan op de maandelijkse facturatiecontrole voor bouwbedrijven.
3. Bij de eindafrekening. Elk punt van de kaart wordt afgevinkt. Stelposten afgerekend, prijsverrekening compleet, alle meerwerk verwerkt, alle termijnen gefactureerd, eventuele rente beoordeeld.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een aannemer heeft een project van EUR 4 miljoen met een looptijd van achttien maanden. Het contract staat verrekening van materiaalkosten toe via een index, over het materiaaldeel van de aanneemsom, dat EUR 1,6 miljoen bedraagt. Tijdens de looptijd stijgt de index gemiddeld met 4 procent ten opzichte van het peilmoment.

Als de verrekening volledig wordt toegepast op het materiaal dat na het peilmoment wordt verwerkt, en dat is ongeveer het hele materiaaldeel, dan gaat het om ruwweg EUR 64.000. Wordt de verrekening niet toegepast, dan komt dat bedrag rechtstreeks uit de marge. Op een project van EUR 4 miljoen met een begrote marge van bijvoorbeeld 5 procent, EUR 200.000, is dat bijna een derde van de winst.

Dat is één bepaling op één project. Het echte bedrag hangt af van de formule in je contract, het peilmoment, de index en de spreiding van het materiaalgebruik over de looptijd. Maar de orde van grootte laat zien waarom contractcontrole geen administratief nummer is.

Waar het misgaat

Het contract ligt bij de directie, niet bij het project. De mensen die het project uitvoeren, weten niet wat erin staat. Oplossing: de contractkaart.

Iedereen denkt dat een ander het doet. De projectleider denkt dat de administratie de prijsverrekening doet. De administratie denkt dat de projectleider dat aangeeft. Oplossing: op de kaart staat per regel wie.

Standaardvoorwaarden worden als standaard gezien. Contracten op basis van standaardvoorwaarden zoals de UAV worden vaak niet meer gelezen omdat iedereen denkt ze te kennen. Maar de aanvullende bepalingen en afwijkingen in het bestek of de overeenkomst verschillen per project, en daar zit het verschil.

Angst voor de relatie. Prijsverrekening en rente worden niet ingediend omdat de opdrachtgever een vaste klant is. Soms is dat een goede keuze. Maar het moet een keuze zijn van de directie, per opdrachtgever, met het bedrag erbij. Niet iets wat stilletjes gebeurt omdat niemand het oppakt.

Van controle naar bewaking

De contractkaart en de maandelijkse controle werken voor een bouwbedrijf met een beperkt aantal lopende projecten. Bij meer projecten, of bij onderhouds- en raamcontracten die jaren doorlopen, wordt het lastig om elke bepaling handmatig te bewaken. Dan helpt een systeem dat contractkenmerken vastlegt en ze naast de facturatie legt, zodat een ontbrekende verrekening vanzelf opvalt. Hoe dat eruitziet in de bouw, staat in Revenue Intelligence voor bouwbedrijven. Het algemene principe voor elk type contract vind je in hoe controleer je of contracten correct worden gefactureerd.

Veelgestelde vragen

Is contractcontrole hetzelfde als een juridische toets?

Nee. Een juridische toets beoordeelt vooraf of een contract acceptabel is. Contractcontrole bewaakt tijdens de uitvoering of je de rechten en plichten uit het contract ook toepast. Het eerste doet een jurist, het tweede de projectadministratie.

Welke bepaling levert het meeste op?

Dat verschilt per bedrijf. Bij langlopende projecten in een periode met stijgende prijzen is het vaak de prijsverrekening. Bij projecten met veel wijzigingen is het de meerwerkprocedure. Bij opdrachtgevers die traag betalen, is het de termijnregeling. De contractkaart laat per project zien waar het zit.

Wat als het contract geen prijsverrekening kent?

Dan draag je het prijsrisico zelf. Dat is geen lek in de uitvoering, maar het is wel een bevinding voor de calculatie: het risico hoort in de prijs van het volgende project, of de volgende onderhandeling moet over een regeling gaan.

Moet de uitvoerder het contract kennen?

Niet het hele contract, wel de meerwerkprocedure en de meldingstermijnen. Dat zijn de twee bepalingen die op de bouwplaats worden gewonnen of verloren.

Hoeveel tijd kost een contractkaart?

Voor iemand die het contract kent, een tot twee uur per project. Dat is weinig vergeleken met wat een gemiste prijsverrekening of een vervallen meerwerkclaim kost.