Revenue Intelligence voor recruitmentbureaus

Revenue Intelligence voor recruitmentbureaus is het doorlopend naast elkaar leggen van je ATS of CRM, je urenregistratie, je loonadministratie en je facturatie, zodat je ziet welke plaatsingen niet of te laag zijn gefactureerd, welke uren zijn gewerkt maar niet gedeclareerd, en waar je marge ongemerkt krimpt doordat lonen stijgen en tarieven niet. Het vervangt je ATS en je boekhouding niet. Het leest ze samen, want de meeste lekken in recruitment zitten precies tussen die systemen.

Recruitment is een sector met twee zeer verschillende verdienmodellen onder één dak: werving en selectie met een eenmalige fee per plaatsing, en detachering, uitzenden of interim met een doorlopende marge per gewerkt uur. Beide lekken op hun eigen manier. Wie Revenue Intelligence wil toepassen in recruitment, moet ze allebei begrijpen.

Twee verdienmodellen

Werving en selectie

Je vindt een kandidaat, de klant neemt hem in dienst, en je factureert een fee. Die fee is meestal een percentage van het bruto jaarsalaris, soms een vast bedrag. Er zijn varianten: contingency, waarbij je alleen betaald krijgt bij een plaatsing, retained, waarbij een deel vooraf of in termijnen wordt betaald, en exclusieve opdrachten met aangepaste voorwaarden. Bijna altijd hoort er een garantieregeling bij: als de kandidaat binnen een bepaalde periode vertrekt, zoek je kosteloos een vervanger of betaal je een deel van de fee terug.

De omzet per plaatsing is hoog en het aantal transacties laag. Het lek zit in de berekening van de fee, in plaatsingen die nooit als plaatsing worden geregistreerd en in de garantieregeling.

Detachering, uitzenden en interim

Je stelt een kandidaat of professional beschikbaar aan de klant en factureert per gewerkt uur. Je betaalt de persoon zelf, als werknemer of als zzp'er, en verdient op het verschil tussen het tarief aan de klant en de kosten van de persoon.

De omzet is doorlopend en het aantal transacties hoog: elke week of maand urenstaten, voor elke professional. Het lek zit in uren die niet worden gefactureerd, in toeslagen die niet worden doorbelast en in de marge die krimpt als de kosten stijgen zonder dat het tarief meebeweegt.

Waar het lekt in werving en selectie

Fees berekend op het verkeerde salaris

Je voorwaarden zeggen bijvoorbeeld dat de fee wordt berekend over het bruto jaarsalaris inclusief vakantiegeld, dertiende maand en vaste toeslagen. In de praktijk krijg je van de klant het maandsalaris door, en de recruiter rekent dat keer twaalf. Het verschil is per plaatsing een paar duizend euro. Het wordt zelden opgemerkt, omdat de klant geen reden heeft om het te melden en de recruiter het arbeidsvoorwaardenpakket niet ziet.

Controle: vraag bij elke plaatsing het volledige aanbod op, of de arbeidsovereenkomst, en bereken de fee volgens je eigen voorwaarden. Vergelijk dat met wat is gefactureerd.

Plaatsingen die geen plaatsing worden

Een kandidaat die je hebt voorgesteld, wordt in eerste instantie afgewezen. Drie maanden later neemt de klant hem alsnog aan, voor een andere functie of via een andere route. Of: een kandidaat die je bij klant A hebt voorgesteld, komt terecht bij klant B, een zusterbedrijf van A. Afhankelijk van je voorwaarden heb je recht op een fee. Of je dat merkt, hangt af van toeval: een LinkedIn-update, een opmerking van de kandidaat.

Controle: houd per klant bij welke kandidaten je hebt voorgesteld, en vergelijk dat periodiek met openbare gegevens over nieuwe medewerkers bij die klant. Dit is handwerk, maar het levert per treffer een volledige fee op.

Garantieregelingen die te ruim worden toegepast

De kandidaat vertrekt binnen de garantieperiode. De klant vraagt om een vervanger of om restitutie. Je voorwaarden kennen uitzonderingen: vertrek door reorganisatie, door wijziging van de functie, of door ontslag om redenen die niet bij de kandidaat liggen, valt misschien niet onder de garantie. En de garantie kan afhankelijk zijn van tijdige betaling van de oorspronkelijke fee. In de praktijk wordt de garantie vaak zonder toetsing toegekend, uit goodwill of omdat niemand de voorwaarden erbij pakt.

Retained-termijnen die niet worden gefactureerd

Bij een retained opdracht wordt een deel van de fee vooraf gefactureerd, een deel bij de shortlist en een deel bij plaatsing. Als de tussentijdse termijnen niet in het systeem zijn vastgelegd als factuurmoment, wordt alles pas bij plaatsing gefactureerd. Of, als de opdracht wordt stopgezet, nooit.

Waar het lekt in detachering en uitzenden

Uren die niet worden gefactureerd

Urenstaten worden ingediend, goedgekeurd door de klant, verwerkt in de loonadministratie en gefactureerd. Tussen die stappen kan iets misgaan: een urenstaat die niet is goedgekeurd en daardoor niet wordt gefactureerd, maar wel wordt uitbetaald. Een correctie achteraf die in de loonadministratie wel is verwerkt en in de facturatie niet. Uren van een extra dienst die via mail zijn doorgegeven en nooit in het portaal zijn gekomen.

De controle is eenvoudig van opzet: per periode en per professional de uitbetaalde uren naast de gefactureerde uren. Elk verschil waarbij je meer uitbetaalt dan factureert, is directe lekkage. Hoe dit werkt tussen systemen in het algemeen, staat in CRM-to-billing reconciliation uitgelegd.

Toeslagen en overuren

Overuren, onregelmatigheidstoeslagen, reiskosten, weekenddiensten. Als ze aan de professional worden uitbetaald, moeten ze volgens de afspraken met de klant ook worden gefactureerd, meestal met een opslag. Worden ze wel betaald maar niet of zonder opslag doorbelast, dan krimpt je marge per uur.

Lonen die stijgen, tarieven die gelijk blijven

Dit is het grootste en meest structurele lek in detachering en uitzenden. De beloning van de professional stijgt: door een periodieke verhoging, door een cao-verhoging, of bij uitzendkrachten omdat hun beloning meebeweegt met die van vergelijkbare medewerkers bij de inlener. Het tarief aan de klant stijgt niet mee, omdat niemand het heeft aangepast of omdat de overeenkomst met de klant geen doorbelastingsclausule bevat.

Het gevolg is een marge die elk jaar een stukje krimpt, zonder dat iemand dat heeft besloten. Het patroon is hetzelfde als bij andere contracten zonder indexatie, zie revenue leakage door vergeten prijsindexatie. Het bijzondere in recruitment is dat de kostenstijging wel automatisch gaat, via de loonadministratie, en de omzetstijging niet.

Verlengingen tegen het oude tarief

Een detachering loopt zes maanden en wordt verlengd. De verlenging wordt in het systeem gezet met dezelfde voorwaarden, ook als de professional inmiddels meer ervaring heeft, meer verdient of als je standaardtarieven zijn gestegen. De verlenging was het moment om het tarief te herzien, en dat moment is voorbij.

Overname zonder vergoeding

De klant wil de gedetacheerde professional in vaste dienst nemen. Veel overeenkomsten kennen een overnamevergoeding, vaak afnemend naarmate de detachering langer heeft geduurd. Als de professional gewoon uit je systeem verdwijnt en bij de klant begint, zonder dat iemand de overnameclausule toepast, laat je die vergoeding liggen.

Deze en andere patronen staan uitgewerkt in omzetlekkage bij recruitmentbureaus.

Welke systemen je naast elkaar legt

In veel recruitmentbureaus zijn het ATS en de loonadministratie de twee systemen die het best worden bijgehouden: het eerste omdat recruiters erin werken, het tweede omdat mensen hun loon willen. De facturatie wordt daartussen gemaakt, vaak half handmatig. Daar zit het risico.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een bureau met EUR 10 miljoen omzet, waarvan EUR 2 miljoen uit werving en selectie en EUR 8 miljoen uit detachering. Het bureau heeft gemiddeld 120 professionals gedetacheerd.

Werving en selectie. Per jaar zijn er 100 plaatsingen met een gemiddelde fee van EUR 20.000.

• Bij een kwart van de plaatsingen is de fee berekend zonder vakantiegeld, dat volgens de voorwaarden wel meetelt. Vakantiegeld is doorgaans 8 procent, dus de fee is 8 procent te laag: 25 x EUR 1.600 = EUR 40.000.
• Twee kandidaten zijn het afgelopen jaar alsnog aangenomen door een klant waar ze eerder waren voorgesteld, zonder dat er een fee is gefactureerd: EUR 40.000.

Detachering. 120 professionals, gemiddeld 1.600 declarabele uren per jaar, gemiddeld tarief EUR 65.

• Bij een derde van de professionals is de beloning dit jaar met 3 procent gestegen zonder dat het tarief is aangepast. Stel dat de loonkosten ongeveer 70 procent van het tarief zijn: dan krimpt de marge per uur met 3 procent van EUR 45,50, ongeveer EUR 1,37. Voor 40 professionals x 1.600 uur is dat ruim EUR 87.000.
• Van de uitbetaalde uren wordt 0,5 procent niet gefactureerd door verschillen tussen urenregistratie, loon en facturatie: 0,5 procent van EUR 8 miljoen is EUR 40.000.

Samen gaat het om ruim EUR 200.000, zo'n 2 procent van de omzet. De bedragen zijn geconstrueerd. Wat ze laten zien, is dat de lekken in de twee verdienmodellen van een vergelijkbare orde kunnen zijn, terwijl ze totaal verschillend ontstaan.

Wat Revenue Intelligence doet dat je ATS niet doet

Een ATS is gebouwd om kandidaten en opdrachten te beheren. Het weet wie is voorgesteld, wie is geplaatst en wat de afspraken waren. Het weet niet of er daarna correct is gefactureerd, en het vergelijkt niet met de loonadministratie. Een boekhoudpakket als Exact of AFAS verwerkt facturen, maar weet niet welke facturen er hadden moeten zijn.

Revenue Intelligence werkt anders dan een rapportage. Het stelt niet de vraag hoeveel je dit kwartaal hebt gefactureerd, maar welke verschillen er zijn tussen wat de systemen samen zeggen dat je had moeten factureren en wat je hebt gefactureerd. Het resultaat is een lijst: deze professional, deze periode, dit verschil, dit bedrag. Wat Revenue Intelligence in het algemeen is, lees je in wat is Revenue Intelligence.

Signalen dat je bureau lekt

Je hoeft geen analyse te draaien om een vermoeden te hebben. Deze signalen komen in recruitmentbureaus veel voor:

1. De brutomarge in detachering daalt, terwijl het aantal professionals gelijk blijft. Als de omzet stabiel is en de marge krimpt, stijgen de kosten sneller dan de tarieven.
2. Finance corrigeert elke maand facturen met de hand. Correcties betekenen dat de automatische route van urenstaat naar factuur niet sluitend is. Waar gecorrigeerd wordt, wordt ook wel eens iets gemist.
3. Recruiters weten niet precies hoe de fee wordt berekend. Als de voorwaarden bij de recruiters niet bekend zijn, wordt de fee berekend op wat de klant doorgeeft.
4. Garantieclaims worden toegekend door de accountmanager, zonder tussenkomst van iemand anders. Dan is de relatie belangrijker dan de voorwaarden, en dat is niet altijd een bewuste keuze.
5. Niemand kan snel zeggen welke detacheringen onder de minimale marge zitten. Dan zijn er waarschijnlijk meer dan je denkt.

Waarom de sector er gevoelig voor is

Recruitment draait op snelheid en relaties. Recruiters en accountmanagers worden beloond op plaatsingen en omzet, niet op de volledigheid van facturen. Dat is logisch, want zonder plaatsingen is er niets te factureren. Maar het betekent dat de controle op wat er daarna gebeurt, grotendeels bij een kleine backoffice ligt die werkt met wat de voorkant aanlevert.

Daar komt bij dat de loonadministratie in detachering en uitzenden strak is geregeld, omdat fouten in lonen direct voelbaar zijn voor mensen en voor toezichthouders. De facturatie heeft die druk niet. Een te lage factuur klaagt niemand over. Het resultaat is een asymmetrie: kosten worden volledig en tijdig verwerkt, opbrengsten met vertraging en gaten.

Aanpak

Stap 1: begin met de uren

Als je detacheert of uitzendt, begin dan met de vergelijking tussen uitbetaalde en gefactureerde uren. Het is de meest directe controle, de gegevens bestaan al en elk verschil is geld. Neem drie maanden, per professional, per week.

Stap 2: loop de tarieven langs

Maak een lijst van alle lopende detacheringen met het huidige tarief, het huidige loon en de datum van de laatste tariefaanpassing. Bereken de marge per uur. Sorteer op marge. De onderkant van die lijst is waar je begint.

Stap 3: controleer tien plaatsingen

Neem de laatste tien plaatsingen in werving en selectie. Vraag bij elk het volledige arbeidsvoorwaardenpakket op en herbereken de fee volgens je voorwaarden. Kijk ook naar garantieclaims van het afgelopen jaar: zijn ze getoetst aan de voorwaarden?

Stap 4: leg voorstellen naast aanstellingen

Neem de kandidaten die je het afgelopen jaar hebt voorgesteld maar die niet zijn geplaatst. Kijk bij de klanten met de meeste voorstellen of een van die kandidaten er inmiddels werkt. Dit is de minst schaalbare controle, maar de opbrengst per treffer is hoog.

Stap 5: maak het doorlopend

De eerste vier stappen geven een nulmeting. Daarna wil je dat nieuwe verschillen direct zichtbaar worden, niet een jaar later. Daarvoor moeten de systemen doorlopend naast elkaar worden gelegd. Hoe je dat voor een CRM en een facturatiesysteem in het algemeen doet, staat in hoe controleer je CRM tegen facturatie. Het principe voor detachering is hetzelfde, met de loonadministratie als derde bron.

Controlelijst

1. Worden uitbetaalde en gefactureerde uren per professional per periode vergeleken?
2. Wordt bij elke loonsverhoging van een gedetacheerde professional beoordeeld of het tarief omhoog kan?
3. Bevatten je detacheringsovereenkomsten een clausule over doorbelasting van loonstijgingen?
4. Wordt bij elke verlenging het tarief herzien?
5. Wordt de fee bij werving en selectie berekend op het volledige jaarsalaris volgens je voorwaarden?
6. Worden garantieclaims getoetst aan de voorwaarden voordat ze worden toegekend?
7. Worden retained-termijnen gefactureerd op het moment dat ze verschuldigd zijn?
8. Wordt de overnameclausule toegepast als een klant een professional in dienst neemt?
9. Houd je bij welke kandidaten bij welke klant zijn voorgesteld, en controleer je dat periodiek?
10. Weet je wat je marge per uur is per professional, en welke professionals onder je minimum zitten?

Wil je dit eenmalig met iemand van buiten doorlopen, zonder systemen te koppelen, dan kan dat via de Revenue Audit. Die kijkt naar acht gebieden van je omzet en zet elke bevinding in euro's.

Veelgestelde vragen

Waar lekt een recruitmentbureau het meest?

Bij bureaus met veel detachering meestal in de marge per uur: loonstijgingen die niet worden doorbelast, en uren die niet worden gefactureerd. Bij bureaus die vooral werven en selecteren in de feeberekening en in plaatsingen die nooit als plaatsing worden geregistreerd.

Is een recruitment-CRM of ATS genoeg om lekkage te zien?

Nee. Het ATS weet wat er is afgesproken en wie er is geplaatst. De lekkage ontstaat bij de overgang naar urenregistratie, loon en facturatie. Daarvoor moet je die systemen naast het ATS leggen.

Mag ik een fee alsnog factureren als een kandidaat later wordt aangenomen?

Dat hangt af van je algemene voorwaarden en wat je met de klant hebt afgesproken. Veel voorwaarden hebben een bepaling over kandidaten die binnen een bepaalde periode na voorstellen alsnog worden aangenomen. Laat de precieze toepassing beoordelen door iemand die je voorwaarden kent.

Hoe vaak moet ik tarieven van detacheringen herzien?

Bij elke loonsverhoging van de professional, bij elke verlenging en minimaal jaarlijks. Het belangrijkste is dat de beslissing actief wordt genomen. Een tarief dat gelijk blijft omdat niemand keek, is iets anders dan een tarief dat gelijk blijft omdat je dat besloot.

Kan een klein bureau hier iets mee?

Ja. Een bureau met twintig gedetacheerde professionals kan de urencontrole en de margelijst in een spreadsheet doen. Automatisering wordt pas zinvol als het aantal professionals, klanten en plaatsingen zo groot is dat maandelijks handwerk niet meer wordt volgehouden.