Facturatiecontrole voor bouwbedrijven

Facturatiecontrole voor bouwbedrijven betekent per project nagaan of alles wat het contract en de uitvoering toestaan ook echt is gefactureerd: elke termijn op het juiste moment, elke geaccordeerde meerwerkpost, elke stelpostverrekening en elk uur en elk stuk materiaal op regiebasis. Je vergelijkt daarvoor drie bronnen met elkaar: wat is afgesproken (contract en meerwerkopdrachten), wat is uitgevoerd (voortgang, werkbonnen, inkoop) en wat is gefactureerd. Alles wat in de eerste twee staat en niet in de derde, is een vondst.

Het gaat hier dus niet om de vraag of een factuur rekenkundig klopt. Dat doet je boekhoudpakket. Het gaat om de vraag of er een factuur ontbreekt. Waarom dat in de bouw zo vaak gebeurt, staat in omzetlekkage in de bouw.

De drie bronnen die je naast elkaar legt

Elke facturatiecontrole in de bouw draait om dezelfde driehoek.

Wat is afgesproken. Het aannemingscontract met de aanneemsom, de termijnregeling, de stelposten, de prijsregeling en de betalingstermijn. Daarnaast elke meerwerkopdracht en elke minderwerkverrekening die tijdens het project is overeengekomen.

Wat is uitgevoerd. De voortgang per bouwdeel of mijlpaal, de werkbonnen bij regiewerk, de uren uit de urenregistratie, de inkoopfacturen van materiaal en onderaannemers, en het ingezette materieel.

Wat is gefactureerd. De termijnfacturen, de meerwerkfacturen, de eindafrekening en eventuele creditnota's.

In veel bouwbedrijven staan deze drie in verschillende systemen, beheerd door verschillende mensen. Het contract zit in de projectmap, de voortgang bij de uitvoerder, de uren in een urenapp, de inkoop en facturen in de financiële administratie. Controle betekent dat iemand ze bij elkaar brengt.

Wat je per onderdeel controleert

Termijnen

De vraag is niet alleen of alle termijnen zijn gefactureerd, maar of ze op tijd zijn gefactureerd. Leg per project de termijnregeling naast de werkelijke voortgang. Is een mijlpaal bereikt? Staat de factuur er binnen een week na? Een termijn die een maand te laat de deur uitgaat, kost geen omzet, maar wel liquiditeit, en bij een groot project is dat een fors bedrag aan voorgefinancierd werk.

Let ook op termijnen die op percentage gereedheid worden gefactureerd. Het percentage wordt vaak voorzichtig ingeschat, wat begrijpelijk is, maar systematisch te laag inschatten schuift omzet naar achteren en maakt de eindafrekening groter en kwetsbaarder.

Meerwerk

Hier zit meestal het grootste bedrag. Maak per project één lijst van alle meerwerk en zet er per regel bij:

1. Datum en omschrijving.
2. Wie de opdracht gaf, en hoe (getekend formulier, mail, bouwverslag).
3. Geaccordeerd bedrag, of bij regie het aantal uren en het materiaal.
4. Factuurnummer of termijnstaat waarin het is verwerkt.

Een lege laatste kolom is een open post. Een lege tweede kolom is een risico: werk dat mogelijk nooit betaald wordt.

Minderwerk

Minderwerk lijkt geen omzetrisico, maar is het wel. Als minderwerk wordt verrekend zonder dat de bijbehorende opslag en de al gemaakte voorbereidingskosten zijn meegenomen, geef je meer terug dan nodig. Controleer of de verrekening van minderwerk overeenkomt met wat het contract daarover zegt.

Stelposten

Per stelpost: begroot bedrag, werkelijke kosten, verrekend bedrag. Het verschil tussen werkelijk en begroot moet, met de opslag die het contract daarop toestaat, terugkomen in de eindafrekening. Een stelpost die werd overschreden en waar in de eindafrekening niets over staat, is een directe vondst.

Regiewerk

Bij regiewerk is de werkbon de bron van de factuur. Controleer of elke werkbon een factuurregel heeft, en of de uren op de werkbon overeenkomen met de uren in de urenregistratie. Materiaal dat van eigen voorraad kwam, wordt vaak niet op de bon gezet. Huurmaterieel dat langer staat dan geboekt, wordt vaak niet doorbelast.

Prijsverrekening

Als het contract een regeling voor kostenverhogingen kent, controleer dan of er op de afgesproken momenten is verrekend. Dit is een aparte controle die per contract anders is. Hoe je dat aanpakt, lees je in contractcontrole voor bouwbedrijven.

Stappenplan: de maandelijkse facturatiecontrole

Een controle die je elke maand doet, vangt meer dan een grote controle per jaar. Dit stappenplan kost per lopend project een half uur tot een uur, afhankelijk van de omvang.

1. Maak een projectoverzicht. Alle lopende projecten, met aanneemsom, gefactureerd tot nu toe, en percentage gereedheid volgens de uitvoerder.
2. Vergelijk gereedheid met facturatie. Is het gefactureerde percentage van de aanneemsom lager dan het percentage gereedheid? Dan loopt de facturatie achter. Zoek uit welke termijn ontbreekt.
3. Loop het meerwerkregister na. Elke post met status uitgevoerd maar niet gefactureerd, en ouder dan twee weken, gaat naar de projectleider met de vraag: factureren, bundelen in de volgende termijn, of is er een reden om het niet te doen?
4. Controleer de werkbonnen van regiewerk. Tel het aantal werkbonnen van de afgelopen maand en het aantal gefactureerde regiebonnen. Een verschil is een ontbrekende factuur of een bon die nog in iemands auto ligt.
5. Leg inkoop naast doorbelasting. Inkoopfacturen die op een project zijn geboekt als meerwerk of regie, moeten een doorbelasting hebben. Zoek de inkoop zonder tegenhanger.
6. Noteer de uitkomst per project. Eén regel per bevinding, met bedrag en eigenaar. Volgende maand begin je met de open punten van deze maand.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een installatie- en bouwbedrijf met EUR 8 miljoen omzet heeft gemiddeld twaalf lopende projecten. De eerste maandelijkse controle levert op:

De eerste, tweede en vierde regel zijn samen EUR 45.600 die direct gefactureerd kan worden. De derde regel is geen extra omzet, maar geld dat een of twee maanden eerder binnenkomt. Bij een projectbedrijf dat met een rekening-courantkrediet werkt, scheelt dat rente en ruimte.

Het belangrijke van dit voorbeeld is niet het totaal, maar de verdeling. De eerste controle vindt de achterstand van maanden. Latere controles vinden alleen wat er die maand bij kwam, en dat is veel minder. Wie maandelijks controleert, laat nooit meer een jaar aan kleine posten ophopen.

Waar het in de praktijk vastloopt

De projectleider heeft er geen tijd voor. Dat klopt, en daarom moet de controle bij de administratie liggen, met de projectleider als degene die vragen beantwoordt. Niet andersom.

Meerwerk staat in mail, niet in een systeem. Dan is de eerste stap niet de controle, maar het register. Zolang meerwerk alleen in mailboxen staat, kan niemand het controleren.

Werkbonnen komen te laat binnen. Spreek een vaste termijn af: werkbonnen van week 1 zijn uiterlijk in week 2 binnen. Een werkbon die na een maand opduikt, is voor de helft van de gevallen niet meer te factureren zonder discussie.

Niemand weet wat het contract zegt over prijsverrekening. Zet de contractkenmerken bij de start van elk project op één blad. Zonder dat blad kan de administratie niet weten wanneer er iets te verrekenen is.

Handmatig of geautomatiseerd

Zolang je een handvol projecten hebt, werkt dit in een spreadsheet. Het wordt lastig als het aantal lopende projecten groeit, als meerwerk per project in de tientallen posten loopt, of als de gegevens over vier of vijf systemen verspreid staan. Dan kost de controle zoveel tijd dat hij wordt overgeslagen, en precies in drukke maanden, wanneer er het meeste blijft liggen.

Dan wordt het zinvol om de vergelijking te laten automatiseren: systemen die projectadministratie, urenregistratie en facturatie naast elkaar leggen en een lijst met verschillen opleveren. Hoe dat werkt, en welke gegevens je daarvoor nodig hebt, staat in Revenue Intelligence voor bouwbedrijven. Het algemene principe voor elke sector vind je in hoe controleer je of alle omzet wordt gefactureerd, en specifiek voor losse posten die tussen wal en schip vallen in hoe ontdek je vergeten facturen.

Veelgestelde vragen

Wie moet de facturatiecontrole doen in een bouwbedrijf?

De projectadministratie of de financiële administratie, met de projectleider als degene die vragen beantwoordt. De projectleider zelf is te dicht bij het project en heeft te weinig tijd. Een frisse blik ziet sneller wat ontbreekt.

Hoe vaak moet je facturatie controleren?

Maandelijks per lopend project, en bij elke eindafrekening volledig. Een jaarlijkse controle vindt meer per keer, maar is te laat voor posten die inmiddels betwist of verjaard zijn.

Wat doe je met meerwerk dat niet schriftelijk is vastgelegd?

Verzamel wat je hebt: mails, bouwverslagen, foto's, notities van de uitvoerder. Leg het aan de opdrachtgever voor zodra je het ontdekt, niet pas bij de eindafrekening. Hoe eerder, hoe beter iedereen zich het herinnert.

Is een factuur achteraf versturen niet onprofessioneel?

Een factuur voor werk dat je hebt uitgevoerd en waar een opdracht voor is, is nooit onprofessioneel. Wel is het beter als het binnen een paar weken gebeurt. Na maanden wekt het de indruk dat je administratie niet op orde is, en dat verzwakt je positie in de onderhandeling.

Heeft facturatiecontrole zin als we al een ERP of branchepakket gebruiken?

Ja. Een pakket factureert wat erin staat. Het ziet niet wat er niet in staat: het meerwerk dat nog in een mail zit, de werkbon in de bus, de prijsverrekening die niemand heeft ingevoerd. Controle gaat juist over dat gat.