SaaS billing leakage bij MSP's

SaaS billing leakage bij MSP's is het verschil tussen de softwarelicenties die een managed service provider inkoopt bij leveranciers en distributeurs, en wat hij daarvan aan klanten factureert. Het ontstaat doordat licenties worden toegevoegd, opgewaardeerd of verlengd in het portaal van de leverancier zonder dat de facturatie aan de klant wordt bijgewerkt, doordat inkoopprijzen stijgen terwijl verkoopprijzen gelijk blijven, en doordat looptijden bij de leverancier en bij de klant niet op elkaar aansluiten. De oplossing is een maandelijkse aansluiting per klant en per licentietype: ingekocht, toegewezen, gefactureerd.

Voor veel MSP's is licentiedoorverkoop een groot deel van de omzet met een kleine marge. Juist daardoor is het gevoelig: een paar procent aan niet-gefactureerde licenties kan een groot deel van de marge op die omzetstroom opeten. Dit artikel gaat alleen over dat onderdeel. Het bredere overzicht van lekken bij MSP's staat in revenue leakage bij MSP's.

Drie getallen die moeten kloppen

Voor elke licentie bij elke klant zijn er drie getallen.

1. Ingekocht. Het aantal licenties dat je bij de leverancier of distributeur afneemt en betaalt, voor deze klant.
2. Toegewezen. Het aantal licenties dat in de omgeving van de klant daadwerkelijk aan een gebruiker of device is toegewezen.
3. Gefactureerd. Het aantal licenties dat je de klant in rekening brengt.

In een sluitende situatie zijn ze gelijk, of het verschil is verklaard: een paar reservelicenties die de klant bewust afneemt, een licentie voor je eigen beheeraccount die in je servicevergoeding zit. In een lekkende situatie lopen ze uiteen.

De eerste en derde rij zijn lekkage. De tweede is geen lekkage voor jou, maar wel iets wat je klant graag van je hoort, en dus een reden om de aansluiting te doen. De vierde moet je zelf corrigeren voordat de klant het vindt.

Waar het misgaat

Toevoegingen zonder facturatie

Een klant vraagt via een ticket om een licentie voor een nieuwe medewerker. De engineer voegt hem toe in het portaal en wijst hem toe. Het ticket wordt gesloten. Of de facturatie wordt bijgewerkt, hangt af van een handmatige stap die in drukke weken wordt vergeten.

Opwaarderingen die niet worden doorgezet

De klant heeft een extra functie nodig en krijgt een duurder pakket of een add-on. De inkoopprijs stijgt. De factuurregel blijft op het oude pakket staan.

Proefversies die overgaan in betaald

Een klant probeert een product. De proefperiode loopt af en gaat automatisch over in een betaalde licentie. Niemand heeft de facturatie ingericht, omdat het een proef was.

Prijsverhogingen van leveranciers

Softwareleveranciers passen hun prijzen periodiek aan. Je inkoopprijs verandert, vaak met een aankondiging vooraf. Als de verkoopprijs in je facturatie een vast bedrag is, blijft die gelijk. Je marge krimpt, soms tot nul of daaronder.

Looptijden die niet aansluiten

Bij sommige licentievormen ga je bij de leverancier een verplichting aan voor een jaar, terwijl je de klant een maandelijks opzegbaar abonnement geeft. De klant zegt op, jij betaalt door. Andersom kan ook: je hebt maandelijks opzegbare licenties bij de leverancier, maar vergeet ze op te zeggen als de klant vertrekt.

Vertrokken klanten met doorlopende licenties

Een klant stopt. De managed services worden beëindigd, de facturatie stopt. De licenties bij de leverancier blijven doorlopen, omdat niemand ze heeft opgezegd of overgedragen. Dit is geen gemiste omzet, maar een kostenpost zonder tegenhanger, en in de praktijk een van de grootste bedragen die een eerste aansluiting oplevert.

Tussentijdse wijzigingen en pro rata

Licenties die halverwege de maand worden toegevoegd, worden bij de leverancier pro rata gefactureerd. Als jouw facturatie alleen op volle maanden werkt, of pas de volgende maand begint, mis je die tussentijdse periode. Per licentie een klein bedrag, bij veel wisselingen een structureel verschil.

Stappenplan: de maandelijkse aansluiting

Stap 1: haal de inkoop per klant op

Download uit elk leveranciers- of distributeursportaal de licenties per klant, met type, aantal, prijs en looptijd. Gebruik de factuur of het verbruiksoverzicht van de maand, niet de stand van vandaag, zodat je dezelfde periode vergelijkt.

Stap 2: haal de toewijzing per klant op

Uit de beheerconsole van elke klantomgeving: welke licenties zijn toegewezen, aan wie. Markeer toewijzingen aan accounts van vertrokken medewerkers.

Stap 3: haal de facturatie per klant op

Uit je PSA of boekhouding: welke licentieregels zijn deze maand gefactureerd, per klant, met aantal en prijs.

Stap 4: koppel de productcodes

Leveranciers, klantomgeving en je eigen facturatie gebruiken vaak verschillende namen en codes voor hetzelfde product. Maak één tabel die ze aan elkaar koppelt. Dit doe je één keer, en je houdt hem bij als er producten bijkomen.

Stap 5: vergelijk en verklaar

Per klant per product: ingekocht, toegewezen, gefactureerd. Elk verschil krijgt een verklaring of een actie: factureren, opzeggen, klant informeren, of bewust accepteren met een reden.

Stap 6: controleer de marge per product

Leg voor elk product de actuele inkoopprijs naast de verkoopprijs. Waar de marge onder je norm ligt, is een prijsverhoging niet doorgevoerd of is de verkoopprijs ooit te laag vastgesteld.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een MSP koopt per maand EUR 100.000 aan licenties in voor 120 klanten, en factureert die met een gemiddelde opslag van 15 procent door, dus EUR 115.000 per maand. De brutomarge op licenties is EUR 15.000 per maand, EUR 180.000 per jaar.

Een eerste aansluiting levert op:

• Ingekocht maar niet gefactureerd: 2 procent van de inkoop, EUR 2.000 per maand. Tegen verkoopprijs is dat EUR 2.300 per maand gemiste omzet, EUR 27.600 per jaar.
• Licenties van vertrokken klanten die doorlopen: EUR 800 per maand, EUR 9.600 per jaar aan kosten zonder opbrengst.
• Prijsverhoging niet doorgevoerd: op een product met EUR 20.000 inkoop per maand is de inkoopprijs met 6 procent gestegen, terwijl de verkoopprijs gelijk bleef. De opslag daalt daarmee van 15 naar ongeveer 8,5 procent. Het verschil is EUR 1.200 per maand, EUR 14.400 per jaar.

Samen is dat EUR 51.600 per jaar. Op een brutomarge van EUR 180.000 is dat bijna 29 procent. Dat is de kern van SaaS billing leakage bij MSP's: omdat de marge op licenties klein is, wegen kleine verschillen in aantallen en prijzen zwaar.

Deze getallen zijn een voorbeeld. Welke verschillen er bij jou zijn, hangt af van het aantal leveranciers, het aantal wisselingen per maand en hoe de route van ticket naar factuur is ingericht.

Waarom het handmatig niet volhoudt

De aansluiting hierboven is goed te doen voor tien klanten en drie leveranciers. Bij honderd klanten, acht leveranciers en tientallen producten is het een dag of meer werk per maand. In de praktijk gebeurt het dan een paar keer, en daarna niet meer, tot de volgende keer dat de marge opvallend laag is.

Dat is jammer, want juist bij licenties is de aansluiting goed te automatiseren. De gegevens zijn gestructureerd, de portalen hebben vaak exportfuncties of koppelingen, en de vergelijking is eenduidig. Wie het doorlopend wil doen, legt de leveranciersgegevens, de klantomgevingen en de facturatie automatisch naast elkaar en krijgt alleen de verschillen te zien. Hoe dat past in het bredere beeld van alle systemen van een MSP, staat in Revenue Intelligence voor MSP's.

Verwant: billing leakage bij softwarebedrijven

Softwarebedrijven die hun eigen product op abonnementsbasis verkopen, kennen vergelijkbare problemen, maar vanuit de andere kant: zij zijn de leverancier. Hun uitdaging is dat gebruik, contract en facturatie in het eigen systeem uit elkaar lopen. Dat staat beschreven in SaaS billing leakage, en de methode om het aan te sluiten in SaaS revenue reconciliation. Voor abonnementen die op het verkeerde niveau staan, in welke sector ook, zie revenue leakage door verkeerde abonnementen.

Controlelijst

1. Is er per leverancier een maandelijkse export van licenties per klant?
2. Is er een tabel die productcodes van leveranciers koppelt aan je eigen factuurregels?
3. Wordt elke maand per klant ingekocht tegen gefactureerd vergeleken?
4. Worden licenties van vertrokken klanten opgezegd of overgedragen op de dag van vertrek?
5. Wordt bij elke aangekondigde prijsverhoging van een leverancier de verkoopprijs beoordeeld?
6. Sluiten de looptijden bij leveranciers aan op de opzegtermijnen bij klanten?
7. Kan een ticket voor een licentiewijziging worden gesloten zonder dat de facturatie is bijgewerkt?
8. Worden klanten geïnformeerd over licenties die ze betalen maar niet gebruiken?

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen SaaS billing leakage en gewone lekkage bij een MSP?

SaaS billing leakage gaat specifiek over doorverkochte softwarelicenties: het verschil tussen inkoop en facturatie. Andere lekken bij een MSP, zoals werk buiten scope of devices boven het contract, gaan over je eigen diensten.

Hoe vaak moet je licenties aansluiten?

Elke maand, gelijk met de factuurronde. Licenties veranderen voortdurend, en elk verschil dat een maand blijft staan, kost die maand marge.

Moet ik klanten vertellen dat ze ongebruikte licenties hebben?

Ja. Het kost je op korte termijn omzet, maar het bouwt vertrouwen op en voorkomt dat de klant het zelf ontdekt. En het maakt het gesprek over licenties die de klant wel gebruikt maar niet betaalt, een stuk makkelijker.

Wat doe ik met licenties die ik bij de leverancier voor een jaar heb vastgelegd?

Zorg dat de opzegtermijn bij de klant daarop aansluit, of reken een toeslag voor maandelijkse flexibiliteit. Houd per licentie bij wanneer de verplichting bij de leverancier afloopt, zodat je op tijd kunt opzeggen of verlengen.

Welke licenties leveren bij een eerste aansluiting het meest op?

Meestal de producten met de meeste wisselingen, zoals licenties per gebruiker bij klanten met veel personeelsverloop, en de licenties van klanten die in het afgelopen jaar zijn vertrokken.