Revenue Intelligence vs ERP

Een ERP is het administratieve hart van een bedrijf: orders, voorraad, inkoop, facturen en het grootboek. Het registreert wat er financieel is gebeurd. Revenue Intelligence leest het ERP en legt het naast het CRM, de contracten en de uitvoering, om te zien of wat er is gefactureerd overeenkomt met wat er is verkocht, afgesproken en geleverd. Het ERP voert uit wat erin wordt gezet. Revenue Intelligence controleert of wat erin is gezet volledig en juist is.

Wat een ERP doet

SAP, Exact, AFAS, Microsoft Dynamics en vergelijkbare systemen vormen de administratieve ruggengraat. Afhankelijk van de inrichting beheren ze:

• verkooporders en de verwerking daarvan,
• voorraad, inkoop en productie,
• projecten, uren en materialen,
• facturatie en debiteurenbeheer,
• het grootboek en de financiële verslaglegging.

Het ERP is daarmee de bron van waarheid voor wat er financieel is gebeurd. Als het in het ERP als factuur staat, is het gefactureerd. Als het daar niet staat, niet. De accountant controleert de jaarrekening op basis van wat in het ERP en de boekhouding is geboekt.

Wat het ERP niet ziet

Het ERP is zo goed als wat erin wordt ingevoerd. Het kent geen afspraken die niet in het systeem zijn gezet, en het weet niet wat er had moeten gebeuren.

Wat sales heeft verkocht. Een deal in het CRM die nooit als order in het ERP is terechtgekomen, bestaat voor het ERP niet. Er is geen melding, geen openstaande post, niets.

Wat in het contract staat. Een raamovereenkomst met een indexatieclausule, een staffelkorting die pas bij een bepaald volume ingaat, een minimale afname per jaar. Tenzij iemand die afspraken in het ERP heeft vastgelegd, en dat bij elke wijziging bijhoudt, factureert het ERP de prijs die er toevallig in staat.

Wat er in de uitvoering is gebeurd. Meerwerk dat een monteur heeft uitgevoerd maar niet op de werkbon heeft gezet. Extra uren die een consultant heeft gemaakt maar niet heeft geschreven. Een klant die meer licenties gebruikt dan hij afneemt.

Wat er zou moeten gebeuren. Een contract dat afloopt zonder verlenging. Een abonnement dat is gestopt terwijl de klant nog levert. Een klant die ineens de helft minder bestelt.

Dat zijn precies de plekken waar omzet weglekt. Het ERP heeft geen fout gemaakt. Het heeft gedaan wat erin stond. Een overzicht van dit soort lekken per stap staat in Revenue leakage tussen contract en factuur.

Revenue Intelligence naast het ERP

Revenue Intelligence vervangt het ERP niet en voert geen boekingen uit. Het leest het ERP als één van de bronnen en legt het naast de rest.

De belangrijkste verschuiving: het ERP controleert of een boeking correct is verwerkt. Revenue Intelligence controleert of er een boeking ontbreekt.

Typische bevindingen tussen ERP en de rest

Order zonder factuur. Een order is geleverd, maar staat nog op "te factureren" omdat een veld ontbreekt of de order vastzit in een status. Na drie maanden kijkt niemand er meer naar. Zie Hoe controleer je verkooporders tegen facturen?.

Prijs in het ERP wijkt af van het contract. De klant heeft een afgesproken tarief van EUR 94 per uur. In het ERP staat nog het tarief van vorig jaar, EUR 89.

Geen indexatie. Het contract zegt: jaarlijkse aanpassing op basis van de CBS-index. In het ERP is nooit een nieuwe prijs ingevoerd.

Termijnen die stoppen. Een project wordt in vijf termijnen gefactureerd. Na de derde termijn stopt de facturatie omdat de projectfase in het ERP niet is bijgewerkt.

Credits zonder reden. Creditnota's die zijn aangemaakt om een klacht op te lossen, zonder dat duidelijk is waarom of of het bedrag klopt.

Kun je dit niet in het ERP zelf bouwen?

Gedeeltelijk. Een goed ingericht ERP kan veel afdwingen: verplichte velden, goedkeuringsroutes, automatische prijsaanpassingen, termijnschema's. Dat voorkomt een deel van de lekken aan de bron, en dat is waardevol.

Maar er blijven drie grenzen.

1. Het ERP kent alleen zijn eigen data. Wat in het CRM, in contracten, in urenregistratie of in support staat, ziet het alleen als het daar expliciet naartoe is gekoppeld.
2. Regels voorkomen wat je voorziet. Een ERP-regel dwingt af wat iemand heeft bedacht. Een afwijking die niemand heeft voorzien, valt erbuiten.
3. Uitzonderingen zijn normaal. In B2B heeft bijna elke grote klant iets afwijkends. Een ERP dat elke uitzondering moet kennen, wordt onbeheersbaar.

Er is nog een vierde grens, die vaak pas bij een migratie opvalt. Afspraken die in een oud ERP netjes waren ingericht, zoals klantspecifieke prijzen of termijnschema's, komen bij de overstap naar een nieuw pakket niet altijd volledig mee. Het nieuwe ERP factureert dan foutloos op basis van onvolledige stamdata. Juist in het jaar na een ERP-migratie is een vergelijking tussen contracten en facturen daarom extra waardevol.

Hoe je CRM en ERP laat samenwerken zonder dat een van beide overbelast raakt, lees je in Hoe koppel je CRM aan ERP?.

Rekenvoorbeeld: waar het ERP niets meldt

Rekenvoorbeeld: stel, een technisch dienstverlener met EUR 10M omzet heeft 400 servicecontracten in het ERP. Het ERP factureert elk kwartaal automatisch.

• 60 contracten hebben een indexatieclausule. Bij 25 is de prijs dit jaar niet aangepast. Gemiddelde jaarwaarde EUR 12.000, gemiddelde indexatie 3,5 procent. Gemiste omzet: 25 maal EUR 420, is EUR 10.500.
• 12 contracten zijn verlopen en niet verlengd, maar de klant belt nog steeds voor storingen, die worden behandeld als onder contract. Stel EUR 3.000 aan niet-gefactureerde uren per klant. Dat is EUR 36.000.
• 18 klanten hebben extra installaties laten plaatsen die niet aan het contract zijn toegevoegd. Stel EUR 800 per jaar per klant. Dat is EUR 14.400.

Samen EUR 60.900 per jaar. Het ERP heeft elke factuur correct verwerkt. Het probleem zit in wat er niet in stond. De getallen zijn bedacht om te tonen waar het ERP blind is.

Controlelijst: wat je ERP je niet vertelt

• Staan alle contractafspraken met prijsimpact (indexatie, staffels, minimale afname, meerwerktarieven) als data in het ERP, of alleen in de pdf?
• Is er een lijst van orders die langer dan 30 dagen op "te factureren" staan?
• Wordt bij elke gewonnen deal in het CRM gecontroleerd of er een order in het ERP is aangemaakt?
• Worden verlopen contracten gemeld voordat ze aflopen, en daarna?
• Wie kijkt naar creditnota's, en wordt de reden vastgelegd?
• Is bekend welke klanten meer gebruiken of afnemen dan contractueel is vastgelegd?

De bredere vergelijking van Revenue Intelligence met BI, CRM, CPQ en andere software staat in Revenue Intelligence vs Business Intelligence. Welke bron in welke situatie leidend hoort te zijn, staat in Welke databron is leidend voor omzet?.

Veelgestelde vragen

Vervangt Revenue Intelligence mijn ERP?

Nee. Het ERP blijft de plek waar orders, facturen en boekingen worden verwerkt. Revenue Intelligence leest het en vergelijkt het met andere bronnen.

Mijn ERP heeft al rapportages. Waarom is dat niet genoeg?

ERP-rapportages tonen wat er is geboekt. Omzetlekkage is omzet die niet is geboekt. Die zie je alleen door het ERP te vergelijken met wat er had moeten gebeuren.

Moet Revenue Intelligence schrijven in het ERP?

Bij voorkeur niet zonder menselijke goedkeuring. Lezen is genoeg om lekken te vinden. Een correctie, zoals een aanvullende factuur, hoort door iemand bij finance te worden goedgekeurd.

Werkt dit met Exact, AFAS of SAP?

Revenue Intelligence werkt met de data die een ERP via een koppeling beschikbaar stelt. De meeste gangbare ERP-systemen hebben daarvoor een API. Wat er precies kan, hangt af van het systeem en de inrichting.