Welke databron is leidend voor omzet?

Er is niet één databron die leidend is voor alle omzet. Het getekende contract is leidend voor wat er is afgesproken, het ERP of de urenregistratie voor wat er is geleverd, de boekhouding voor wat er is gefactureerd en betaald, en het CRM voor wat er nog verwacht wordt. Welke bron leidend is, kies je dus per gegeven, niet per systeem. Wie één systeem tot de waarheid over alle omzet uitroept, ziet precies de verschillen niet waar omzetlekkage in zit.

Waarom deze vraag steeds terugkomt

In bijna elk directieoverleg van een groeiend B2B-bedrijf komt het moment: sales noemt een omzetcijfer, finance een ander. Dan volgt de vraag welk getal klopt. Het antwoord is meestal: allebei, voor iets anders. Sales telt gewonnen dealwaarde, finance telt gefactureerde omzet in de periode. Het zijn verschillende vragen die toevallig allebei "omzet" heten.

De reflex is om één systeem aan te wijzen. "De boekhouding is leidend, klaar." Dat maakt vergaderingen korter. Maar het betekent ook dat alles wat nooit in de boekhouding terechtkwam, niet meer bestaat. Een deal die gewonnen is maar nooit gefactureerd, verdwijnt dan niet alleen uit de omzet, maar ook uit het gesprek.

Vier vragen, vier bronnen

Omzet beantwoordt in werkelijkheid vier verschillende vragen. Elke vraag heeft een eigen beste bron.

Het CRM is dus niet leidend voor afgesproken omzet, ook al staat de contractwaarde erin. Het CRM is een kopie, ingevuld door een verkoper, vaak vóór de laatste onderhandelingsronde. Het getekende contract is het origineel. Het artikel waarom CRM-data niet hetzelfde is als financiële data legt uit waarom die kopie zo vaak afwijkt.

De boekhouding is niet leidend voor wat je had moeten factureren. Ze is leidend voor wat je hebt gefactureerd. Het verschil daartussen is precies de vraag.

De lekkage zit tussen de bronnen

Als je de vier bronnen naast elkaar legt, ontstaan drie vergelijkingen. Elke vergelijking vangt een ander soort lek.

Afgesproken tegen gefactureerd. Contract zegt EUR 4.200 per maand met jaarlijkse indexatie, de boekhouding factureert EUR 4.000 zonder indexatie. Hier vind je vergeten prijsindexatie, doorlopende kortingen, verkeerde tarieven en contracten die niet (meer) worden gefactureerd.

Geleverd tegen gefactureerd. ERP zegt dat er 36 orderregels zijn geleverd, de boekhouding heeft er 33 gefactureerd. Urenregistratie zegt 180 declarabele uren, de factuur 162. Hier vind je vergeten facturen, niet-gefactureerd meerwerk en gemiste nacalculatie.

Verwacht tegen afgesproken. CRM zegt dat de deal gewonnen is, er is geen contract of order. Of andersom: er is een contract, het CRM kent het niet. Hier vind je deals die tussen sales en administratie zijn blijven hangen, en een forecast die is gebouwd op data die niet klopt.

Elke vergelijking vraagt dat je de records kunt koppelen, met een klantnummer, contractnummer of ordernummer. Het artikel CRM-to-billing reconciliation uitgelegd werkt de derde vergelijking stap voor stap uit.

Hoe je de keuze vastlegt

Een afspraak die alleen in hoofden bestaat, wordt bij het eerste verschil opnieuw bediscussieerd. Leg het vast in een eenvoudig document, per gegeven.

1. Maak een lijst van de gegevens die omzet bepalen. Klant, contractwaarde, prijs per eenheid, korting, looptijd, startdatum, einddatum, indexatie, opzegtermijn, geleverde hoeveelheid, gewerkte uren, factuurbedrag, betaaldatum.
2. Wijs per gegeven één leidende bron aan. Niet twee. Als het contract en het CRM allebei een looptijd hebben, is één van de twee het origineel en de ander een kopie.
3. Wijs per gegeven een eigenaar aan. Degene die de bron bijwerkt en verantwoordelijk is voor de juistheid.
4. Leg vast wat er gebeurt bij een verschil. Wie wordt gewaarschuwd, binnen welke termijn, en wie beslist of de bron of de kopie wordt aangepast.
5. Leg vast hoe kopieën worden bijgewerkt. Als het contract leidend is voor de looptijd, hoe komt een gewijzigde looptijd in het CRM en in de facturatie? Automatisch, via een formulier, of via een taak?

Dit document hoeft niet lang te zijn. Een tabel van één pagina is genoeg. Het bepaalt meer over de kwaliteit van je omzetcijfers dan welk systeem je gebruikt.

Uitzonderingen en lastige gevallen

Mondelinge of gemailde afspraken. Een accountmanager spreekt per mail een afwijkend tarief af. Dan is de mail een contractwijziging, maar niemand behandelt hem zo. De regel moet zijn: een afspraak die de prijs of looptijd verandert, wordt vastgelegd in de leidende bron voor afspraken, anders bestaat hij niet. Dat beschermt ook tegen de omgekeerde situatie: een klant die zich beroept op een afspraak die niemand kan terugvinden.

Raamcontracten zonder vaste waarde. Bij een raamcontract staat de prijs vast, maar het volume niet. Dan is het contract leidend voor de prijs en het ERP voor het volume. De verwachting per maand komt uit historie of uit het CRM.

Gebruik gebaseerde facturatie. Bij licenties of verbruik is de productdata leidend voor het gebruik, het contract voor de prijs per eenheid en de staffels. De factuur moet uit die twee volgen.

Migraties. Tijdens een overstap naar een nieuw ERP of CRM zijn er tijdelijk twee bronnen voor hetzelfde gegeven. Leg vooraf de datum vast waarop de nieuwe bron leidend wordt, en vergelijk beide bronnen tot alle contracten zijn gecontroleerd.

Wat dit betekent voor je rapportage

Als je per gegeven een leidende bron kiest, verandert ook wat je in het directieoverleg laat zien. In plaats van één omzetcijfer waarover discussie ontstaat, laat je drie cijfers naast elkaar zien: afgesproken omzet voor de periode volgens de contracten, geleverde omzet volgens het ERP en gefactureerde omzet volgens de boekhouding. Het interessante getal is dan niet een van de drie, maar het verschil tussen twee opeenvolgende.

Een verschil tussen afgesproken en geleverd kan legitiem zijn: een klant die een levering uitstelt. Een verschil tussen geleverd en gefactureerd is dat zelden. Door de verschillen apart te tonen, verschuift het gesprek van "welk getal klopt" naar "waar komt dit verschil vandaan en wie lost het op". Dat is een beter gesprek, en het levert geld op.

Voor de forecast geldt hetzelfde. Een forecast die alleen op het CRM leunt, neemt de fouten van het CRM mee. Een forecast die contractuele omzet uit de contracten haalt en alleen nieuwe omzet uit het CRM, staat op steviger grond. Dat onderscheid komt terug in wat is revenue forecasting.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een softwareleverancier voor de zakelijke markt heeft 180 klanten met jaarcontracten. Het CRM is jarenlang als leidende bron voor contractwaarde gebruikt. Bij een vergelijking van de getekende contracten met het CRM blijkt dat bij 22 klanten de contractwaarde in het CRM lager is dan in het contract, omdat de verkoper de waarde invoerde vóór de laatste uitbreiding. De facturatie volgde het CRM.

Als het gemiddelde verschil EUR 1.900 per jaar is, gaat het om 22 keer EUR 1.900, dus EUR 41.800 per jaar. Zolang het CRM leidend was, bestond dit verschil niet: de boekhouding sloot aan op het CRM en iedereen was tevreden. Pas toen het contract als leidend werd aangewezen, werd het zichtbaar.

Veelgestelde vragen

Is de boekhouding niet gewoon altijd leidend?

Voor wat er is gefactureerd en betaald, ja. Voor wat er had moeten worden gefactureerd, nee. Wie de boekhouding als enige bron gebruikt, kan omzetlekkage per definitie niet zien, omdat het ontbrekende geld nooit in de boekhouding heeft gestaan.

Kan het CRM leidend zijn voor contracten?

Alleen als het getekende contract in het CRM wordt vastgelegd en de velden na ondertekening worden gecontroleerd. In de praktijk is het CRM meestal een kopie die bij het sluiten van de deal is ingevuld, en dan is het contract zelf leidend.

Wat als twee bronnen allebei gedeeltelijk gelijk hebben?

Dan heb je het gegeven niet fijn genoeg opgesplitst. Prijs en volume, of looptijd en opzegtermijn, zijn verschillende gegevens met mogelijk verschillende bronnen. Splits tot elk gegeven één bron heeft.

Hoe past dit in een grotere aanpak?

De keuze voor leidende bronnen is de basis van één waarheid over omzet. Die ene waarheid is geen enkel systeem, maar een afspraak over welke bron wat zegt, plus een vergelijking die de verschillen laat zien.