Hoe controleer je facturatie automatisch?

Je controleert facturatie automatisch door elke factuurrun te vergelijken met wat er gefactureerd had moeten worden: de contracten, de orders, de geleverde uren en de afgesproken prijzen. Een controle zoekt dan vier dingen: wat er ontbreekt, wat er te laag staat, wat er dubbel staat en wat er niet meer zou moeten staan. Een boekhoudpakket controleert of een factuur technisch klopt. Of hij commercieel klopt, moet je zelf regelen, en dat is precies waar de automatische controle het verschil maakt.

Wat een boekhoudpakket wel en niet controleert

Exact, AFAS, Twinfield en Moneybird zijn goed in wat ze moeten doen. Ze bewaken dat een factuur een nummer heeft, dat de btw klopt, dat debet en credit in balans zijn en dat de debiteur bestaat. Een factuur die technisch correct is, gaat zonder foutmelding de deur uit.

Wat ze niet weten: of deze klant dit jaar een geïndexeerde prijs had moeten krijgen. Of het meerwerk van vorige maand op de factuur staat. Of een abonnement dat in maart is uitgebreid van 20 naar 35 licenties ook voor 35 wordt gefactureerd. Die informatie staat in een contract, een CRM, een urenregistratie of een mail, en het boekhoudpakket ziet die bronnen niet.

Het gevolg is dat de meeste factuurfouten geen fouten zijn in de zin van het systeem. Het zijn weglatingen. En een weglating geeft geen foutmelding.

De vier vragen van een factuurcontrole

Elke automatische controle op facturatie is een variant op een van deze vier vragen.

1. Ontbreekt er iets?

Er is iets geleverd of afgesproken waar geen factuur tegenover staat. Voorbeelden:

• Een order is geleverd, maar niet gefactureerd omdat de pakbon niet is teruggekomen.
• Een project heeft 40 uur meerwerk geboekt dat niet in de termijnfactuur is meegenomen.
• Een nieuw contract is getekend, maar de terugkerende factuur is nooit aangemaakt.
• Een klant heeft extra licenties in gebruik genomen zonder dat de facturatie is aangepast.

Dit is de duurste categorie, omdat het geld niet laat binnenkomt maar helemaal niet. Hoe je dit systematisch opspoort, staat in hoe je vergeten facturen ontdekt.

2. Staat er te weinig op?

De factuur bestaat, maar het bedrag klopt niet met de afspraak:

• De jaarlijkse indexatie uit het contract is niet toegepast.
• Een tijdelijke introductiekorting loopt nog door na de afgesproken einddatum.
• Een oud tarief staat nog in het artikelbestand of in de klantspecifieke prijslijst.
• Er is een staffelkorting toegepast terwijl de klant het volume niet meer haalt.

3. Staat er iets dubbel of te veel op?

Dat klinkt als een probleem van de klant, maar het is ook het jouwe. Een klant die te veel betaalt, merkt het vroeg of laat. Dan volgen creditnota's, gesprekken en soms een relatie die beschadigd is. Dubbele facturen ontstaan vaak bij migraties, bij handmatige correcties en bij abonnementen die zowel automatisch als handmatig worden gefactureerd.

4. Loopt er iets door dat had moeten stoppen, of stopt er iets dat had moeten doorlopen?

Een opgezegd contract dat nog wordt gefactureerd, levert een creditnota en een geïrriteerde ex-klant op. Een contract dat stilzwijgend verlengd is maar waarvan de facturatie is gestopt omdat iemand de einddatum in het systeem invoerde, levert gewoon niets meer op. Dat laatste valt pas op als iemand zich afvraagt waarom een klant die nog elke dag belt, geen omzet meer genereert. Zie ook revenue leakage door verlopen contracten.

Waar de verwachting vandaan komt

Een factuur controleren betekent: vergelijken met een verwachting. Die verwachting moet ergens vandaan komen, en daar zit de kern van het werk.

Hoe beter de bron, hoe betrouwbaarder de controle. Het lastige geval zijn afspraken die alleen in een pdf of een mail staan: een indexatieclausule in artikel 7.3, een afwijkend tarief dat de accountmanager ooit heeft toegezegd. Die moeten eerst uit het document gehaald worden en als gestructureerde data worden vastgelegd. Of dat met de hand gebeurt of met hulp van AI, de regel blijft: zonder vastgelegde afspraak geen controle. Het artikel kan AI controleren of contracten correct worden gefactureerd gaat daar dieper op in.

Controle vooraf of achteraf

Je kunt de controle op twee momenten laten plaatsvinden.

Vooraf, voor de factuurrun. Een conceptrun wordt vergeleken met de verwachting en afwijkingen worden tegengehouden of gemarkeerd. Dit voorkomt fouten bij de klant. Het vraagt dat de controle in je factuurproces past, en dat er iemand is die de meldingen op tijd afhandelt, want anders houdt de controle je facturatie op.

Achteraf, na de run. De verstuurde facturen worden vergeleken met de verwachting. Dit is eenvoudiger in te richten en houdt niets tegen. Het nadeel: te hoge facturen zijn al bij de klant. Voor ontbrekende en te lage facturen maakt het weinig uit, want die kun je alsnog sturen.

Voor de meeste bedrijven is achteraf controleren de beste start. Als de controle na een paar maanden betrouwbaar is, schuif je de belangrijkste regels naar voren.

Waar het misgaat

Alleen het totaal vergelijken. "De omzet van september ligt in lijn met augustus" is geen controle. Een ontbrekende factuur van EUR 4.000 valt weg in een totaal van EUR 700.000. Controleer op het niveau van klant, contract of orderregel.

Tolerantie niet regelen. Afrondingen, valutaverschillen en pro-rata berekeningen geven kleine verschillen. Zonder tolerantie krijg je honderden meldingen van een paar cent. Met een te ruime tolerantie mis je de fouten die je zoekt. Stel een absolute én een relatieve grens in, bijvoorbeeld: afwijking groter dan EUR 25 of groter dan 2 procent.

Geen onderscheid tussen oorzaak en gevolg. Als twintig facturen te laag zijn omdat één prijslijst niet is geïndexeerd, wil je één melding met twintig voorbeelden, niet twintig losse meldingen. Groepeer op oorzaak waar dat kan.

De controle leeft in één spreadsheet. Veel bedrijven hebben een financieel medewerker die maandelijks een Excel-bestand bijhoudt dat contracten naast facturen legt. Dat werkt, tot die persoon op vakantie gaat of vertrekt. Een controle die aan één persoon hangt, is geen controle maar een gewoonte.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een onderhoudsbedrijf heeft 300 serviceabonnementen met een gemiddelde waarde van EUR 3.600 per jaar. In de contracten staat een jaarlijkse indexatie op basis van de CPI. Door een wisseling op de administratie is de indexatie per 1 januari bij 80 contracten niet doorgevoerd. Neem voor het voorbeeld een indexatie van 3 procent.

Dan mis je per contract EUR 108 per jaar, dus 80 keer EUR 108 is EUR 8.640 in het eerste jaar. Omdat de volgende indexatie op het te lage bedrag wordt berekend, loopt het gat elk jaar door, en groeit het mee. Een controle die per contract vergelijkt of het gefactureerde bedrag overeenkomt met basisprijs plus opgebouwde indexatie, vindt dit in de eerste factuurrun van januari. Een controle op totalen vindt het nooit.

Controlelijst om mee te beginnen

1. Maak een lijst van je omzetsoorten (terugkerend, orders, uren, licenties, eenmalig) en schat per soort het jaarbedrag.
2. Bepaal per soort waar de verwachting vandaan komt, en of die bron gestructureerd en actueel is.
3. Kies de twee omzetsoorten met het hoogste bedrag en de minst betrouwbare bron. Daar begin je.
4. Leg per klant of contract een sleutel vast die in beide systemen staat: contractnummer, klantnummer of ordernummer.
5. Schrijf per soort de vier vragen uit: ontbreekt er iets, te weinig, te veel, loopt het terecht door?
6. Stel toleranties in en groepeer meldingen op oorzaak.
7. Draai de controle drie maanden achteraf en houd bij wat hij vindt in euro's.
8. Verplaats de betrouwbaarste regels naar vóór de factuurrun.

De factuurcontrole is een onderdeel van een breder vraagstuk: welke bron zegt wat de omzet hoort te zijn? Dat komt samen in hoe je één waarheid over omzet krijgt. Wie wil weten waar de grootste lekken in zijn keten zitten voordat hij iets bouwt, kan ook eerst een eenmalige Revenue Audit laten doen.

Veelgestelde vragen

Is dit niet gewoon de taak van de accountant?

Nee. Een accountant controleert of de jaarrekening een getrouw beeld geeft, niet of je elke afspraak met elke klant hebt gefactureerd. Een ontbrekende factuur is voor de jaarrekening geen fout: er is dan simpelweg minder omzet. Het verschil staat uitgelegd in revenue audit vs financial audit.

Hoe vaak moet ik facturatie controleren?

Na elke factuurrun. Voor terugkerende facturatie is dat meestal maandelijks. Voor orderfacturatie kan het dagelijks. Een controle één keer per jaar vindt fouten die dan al twaalf maanden oud zijn.

Wat als mijn contracten alleen als pdf bestaan?

Dan is de eerste stap de afspraken uit die pdf's vastleggen: bedrag, looptijd, indexatie, opzegtermijn, bijzondere tarieven. Dat kan met de hand of met hulp van AI, maar controleer het resultaat. Pas daarna kun je automatisch vergelijken.

Moet ik foute facturen achteraf nog corrigeren?

Te lage facturen kun je vaak nog aanvullen, afhankelijk van je contract en de relatie. Kijk wat je algemene voorwaarden zeggen en hoe lang het geleden is. Belangrijker is dat de fout vanaf nu niet terugkomt.