Quote-to-cash uitgelegd

Quote-to-cash is het proces van offerte tot betaalde factuur: een offerte opstellen met de juiste producten, prijzen en kortingen, die laten goedkeuren, omzetten in een getekende order of contract, leveren, factureren en innen. Het zwaartepunt ligt bij de commerciële kant: welke prijs is er aangeboden, welke korting is gegeven en komt die prijs ongeschonden aan op de factuur? In veel B2B-bedrijven gaat de meeste omzet verloren in de eerste stap, niet in de laatste.

Waar quote-to-cash begint en eindigt

Quote-to-cash begint op het moment dat een verkoper een offerte maakt en eindigt als de factuur betaald is. Daarmee overlapt het met andere ketens. Order-to-cash begint later, bij de order, en gaat vooral over levering en incasso. Contract-to-cash gaat over het beheer van lopende contracten in de jaren na ondertekening. Quote-to-cash legt de nadruk op wat daarvóór gebeurt: de prijs, de configuratie en de goedkeuring.

Die nadruk is terecht. Een verkeerde prijs op de offerte is een verkeerde prijs in de order, in het contract en op elke factuur daarna. Een fout in deze fase vermenigvuldigt zich.

De stappen

1. Configureren

Welke producten of diensten, in welke combinatie, in welke hoeveelheid? Bij eenvoudige producten is dit een keuze uit een lijst. Bij complexe producten of projecten moet de verkoper regels kennen: dit onderdeel hoort bij dat onderdeel, deze dienst vraagt die installatie, dit pakket vanaf zoveel gebruikers. Fouten hier zijn onderdelen die vergeten worden en later gratis worden geleverd, omdat de klant ervan uitging dat ze erbij zaten.

2. Prijzen

De prijs komt uit een prijslijst, een klantspecifieke afspraak of een berekening. Hier zit een groot risico: verouderde prijslijsten. Een prijsverhoging die per 1 januari geldt, maar waarvan de oude prijslijst nog in het offertesjabloon staat. Een verkoper die een oude offerte kopieert en aanpast. Een klantspecifieke prijs die voor één project was bedoeld en daarna bij elke offerte terugkomt.

3. Korting en goedkeuring

De verkoper geeft korting, binnen of buiten zijn bevoegdheid. Idealiter is er een regel: tot zoveel procent mag de verkoper zelf, daarboven moet een manager goedkeuren. In de praktijk wordt korting vaak gegeven om een deal aan het einde van het kwartaal binnen te halen, en wordt de goedkeuring achteraf of helemaal niet vastgelegd. Een korting die voor het eerste jaar bedoeld was, staat zonder einddatum in het systeem en loopt eeuwig door. Meer hierover in revenue leakage door verkeerde prijzen.

4. Offerte en ondertekening

De offerte gaat naar de klant, wordt onderhandeld en getekend. Onderhandelingen veranderen de inhoud: een extra korting, een andere betalingstermijn, een gratis onderdeel. Als de getekende versie niet dezelfde is als de laatste versie in het systeem, begint de rest van de keten met verkeerde gegevens.

5. Order of contract

De getekende offerte wordt een order in het ERP of een contract in de contractadministratie. Dit is de overdracht van sales naar administratie. Wordt de order handmatig overgetypt, dan ontstaan typfouten en weglatingen. Wordt hij automatisch overgenomen uit het CRM, dan worden fouten uit het CRM ongemerkt meegenomen.

6. Levering, facturatie en incasso

Vanaf hier overlapt het met order-to-cash: leveren, factureren wat geleverd is, tegen de prijs uit de order, en innen.

Waar het lekt

Het patroon is steeds hetzelfde: informatie verandert onderweg, en de volgende stap weet het niet. Hoe meer systemen en mensen tussen offerte en factuur zitten, hoe meer momenten waarop dat gebeurt.

Meerwerk en wijzigingen na de offerte

Een offerte is een momentopname. Bij projecten en maatwerk verandert de opdracht na ondertekening: de klant wil een extra onderdeel, een andere uitvoering of meer uren. Dat is meerwerk, en het hoort een eigen, kleine quote-to-cash-keten te doorlopen: vastleggen wat er extra is, tegen welke prijs, met akkoord van de klant, en dat laten landen op de factuur.

In de praktijk gebeurt meerwerk vaak mondeling, op locatie of in een mail tussen projectleider en klant. Er is geen offerte, geen order en dus niets wat facturatie kan zien. Het werk wordt gedaan en de kosten worden gemaakt, maar de omzet blijft hangen. Een eenvoudige regel helpt: geen meerwerk zonder schriftelijke bevestiging met prijs, en elke bevestiging wordt een orderregel. Controleer periodiek of geboekte uren op een project boven het offertebudget uitkomen zonder dat er een meerwerkorder tegenover staat.

Wat een CPQ-systeem wel en niet oplost

CPQ staat voor configure, price, quote: software die de eerste vier stappen ondersteunt. Een CPQ-systeem dwingt configuratieregels af, haalt prijzen uit een centrale prijslijst en laat kortingen boven een drempel goedkeuren. Dat voorkomt veel fouten aan de voorkant.

Wat een CPQ-systeem niet doet: controleren of wat er in de offerte staat, ook zo op de factuur komt, maanden later, na een wijziging, een migratie of een handmatige correctie. Het beschermt de start van de keten, niet het einde. Het verschil met een systeem dat de hele keten bewaakt, staat in revenue intelligence vs CPQ.

Voor veel bedrijven van EUR 2 tot 20 miljoen omzet is een volledig CPQ-systeem bovendien meer dan nodig. Een actuele prijslijst in het CRM, een vaste kortingsregel en een controle achteraf leveren vaak een groot deel van het resultaat.

Hoe je quote-to-cash controleert

1. Vergelijk offertes met de actuele prijslijst. Hoeveel offertes in de afgelopen zes maanden zijn uitgebracht tegen een prijs die lager is dan de lijstprijs, zonder vastgelegde korting? Dat zijn verouderde prijzen of stille kortingen.
2. Vergelijk gegeven korting met bevoegdheid. Welke kortingen lagen boven de drempel, en is er voor elk een goedkeuring vastgelegd?
3. Controleer einddatums van kortingen. Welke tijdelijke kortingen lopen nog door na hun bedoelde einde?
4. Vergelijk getekende offerte met order. Per deal: klopt de prijs per regel in de order met de getekende offerte?
5. Vergelijk order met factuur. Per orderregel: is alles gefactureerd, tegen de afgesproken prijs?
6. Kijk naar spreiding. Wat betalen verschillende klanten voor hetzelfde product? Een brede spreiding zonder verklaring wijst op kortingen die niemand bewaakt.

De laatste controle is vaak de meest onthullende. Een directeur die ziet dat hetzelfde product tegen vijf verschillende prijzen wordt verkocht, stelt vanzelf de goede vragen.

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een leverancier van zakelijke apparatuur met EUR 6 miljoen omzet voert per 1 januari een prijsverhoging van 4 procent door. Het offertesjabloon in het CRM wordt pas per 1 april bijgewerkt. In het eerste kwartaal wordt EUR 1,2 miljoen aan offertes getekend tegen de oude prijs.

Tegen de nieuwe prijs was dat EUR 1.248.000 geweest. Het verschil is EUR 48.000. Omdat een deel van deze klanten jaarcontracten heeft, loopt het verschil door op elke factuur van die contracten. Een controle die offerteprijzen naast de geldende prijslijst legt, had dit in de eerste week van januari gezien.

Checklist

• Is er één actuele prijslijst, en weet iedereen welke dat is?
• Worden offertesjablonen op dezelfde dag bijgewerkt als de prijslijst?
• Is vastgelegd welke korting een verkoper zelf mag geven?
• Heeft elke tijdelijke korting een einddatum in het systeem?
• Wordt de getekende offerte in het systeem opgeslagen, niet alleen de laatste concept?
• Wordt de order automatisch uit de getekende offerte gevuld, of overgetypt?
• Vergelijkt iemand periodiek orderprijzen met factuurprijzen?

Quote-to-cash is een van de ketens die samenkomen in één waarheid over omzet.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen quote-to-cash en order-to-cash?

Quote-to-cash begint bij de offerte en omvat configuratie, prijs en korting. Order-to-cash begint bij de order en gaat vooral over levering, facturatie en incasso. Quote-to-cash is dus breder aan de voorkant.

Heb ik een CPQ-systeem nodig?

Alleen als je producten complex zijn om te configureren of je prijsstructuur veel variabelen heeft. Voor veel B2B-bedrijven is een goede prijslijst in het CRM met een kortingsregel voldoende, mits je achteraf controleert wat er werkelijk wordt gefactureerd.

Wie is eigenaar van quote-to-cash?

Het begint bij sales en eindigt bij finance. Leg vast wie de prijslijst beheert, wie kortingen goedkeurt en wie controleert dat de afgesproken prijs op de factuur terechtkomt. Zonder die drie rollen is het proces van niemand.

Hoe vaak moet ik prijzen in offertes controleren?

Direct na elke prijswijziging, en daarnaast elk kwartaal een steekproef of volledige vergelijking van offerteprijzen met lijstprijzen.