Hoe maak je een betrouwbare revenue forecast?

Een betrouwbare revenue forecast maak je door de omzet in lagen op te bouwen (lopende contracten, terugkerende klanten, pipeline en nog onbekende nieuwe omzet), elke laag te voorspellen met de methode die erbij past, de pipeline te wegen met winstkansen uit je eigen historie in plaats van standaardpercentages, en een bandbreedte te geven in plaats van één getal. Het belangrijkste onderdeel komt daarna: elke maand vastleggen wat je voorspelde en vergelijken met wat er gebeurde. Een forecast wordt niet betrouwbaar door een slimmer model, maar door een proces dat zijn eigen fouten meet.

Wat betrouwbaar betekent

Betrouwbaar is niet hetzelfde als precies. Een forecast die in één kwartaal op de euro klopt en in het volgende twintig procent mis is, is niet betrouwbaar. Een forecast die elk kwartaal binnen een bekende marge valt, wel.

Een betrouwbare forecast heeft drie eigenschappen:

1. Geen systematische afwijking. Hij zit niet steeds te hoog of steeds te laag. Als dat wel zo is, zit er een fout in de methode die je kunt vinden.
2. Een eerlijke bandbreedte. De werkelijke omzet valt meestal binnen de marge die de forecast aangeeft. Een marge die te smal is, geeft schijnzekerheid. Een die te breed is, helpt niemand.
3. Uitlegbaar. Als de forecast verandert, kun je zeggen waarom: een grote deal gewonnen, een klant opgezegd, een project vertraagd.

Stap 1: bouw de forecast op in lagen

Splits de verwachte omzet in vier lagen, elk met een eigen bron en een eigen zekerheid.

Deze splitsing is het belangrijkste besluit in je hele forecast. Een forecast die alles op één hoop gooit, kan niet uitleggen waar de onzekerheid zit. Een forecast in lagen laat zien dat bijvoorbeeld zeventig procent vrijwel vastligt en dat de discussie over de overige dertig procent moet gaan.

Stap 2: maak de contractlaag betrouwbaar

De contractlaag is de basis. Als die niet klopt, klopt niets erboven. Controleer drie dingen:

• Is elk lopend contract vastgelegd met bedrag, looptijd, factuurfrequentie, indexatie en opzegtermijn?
• Klopt de facturatie met de contracten? Een forecast die rekent op een geïndexeerd bedrag terwijl de facturatie het oude bedrag stuurt, zit structureel te hoog.
• Zijn einddatums en opzeggingen actueel? Een opgezegd contract dat nog in de forecast staat, is een gat dat je pas ziet als het er is.

Voor bedrijven met veel terugkerende omzet is dit vaak de stap met de grootste winst. Niet omdat de forecast er beter van wordt, maar omdat je onderweg omzet vindt die niet werd gefactureerd.

Stap 3: voorspel terugkerende omzet uit historie

Klanten zonder vast contract die wel regelmatig afnemen, voorspel je uit hun eigen historie. Kijk per klant of per segment naar de afgelopen 24 tot 36 maanden: gemiddelde afname, trend, seizoenspatroon. Let vooral op klanten waarvan de afname daalt. Een klant die elk kwartaal tien procent minder afneemt, is in de forecast geen stabiele basis maar een risico.

Het artikel forecasting op basis van historische omzet werkt uit hoe je seizoenen, trends en eenmalige uitschieters behandelt.

Stap 4: kalibreer de pipeline

Dit is de stap die de meeste forecasts overslaan. In plaats van de standaardkansen uit je CRM gebruik je wat je historie laat zien.

1. Neem alle deals van de afgelopen 12 tot 24 maanden die zijn afgesloten, gewonnen of verloren.
2. Bepaal per fase welk deel van de deals die ooit in die fase stond, uiteindelijk is gewonnen.
3. Bepaal per fase hoe lang het gemiddeld duurde van die fase tot sluiten.
4. Bepaal het verschil tussen de CRM-waarde en de getekende waarde van gewonnen deals.
5. Splits waar het verschil groot is, bijvoorbeeld naar product, deal-grootte of nieuwe tegenover bestaande klanten.

Pas deze cijfers toe op je huidige pipeline. Voeg twee correcties toe: deals zonder activiteit langer dan je normale doorlooptijd krijgen een lagere kans, en deals waarvan de sluitdatum meerdere keren is verschoven ook.

Controleer daarna of je pipeline groot genoeg is voor wat je nodig hebt. Het artikel pipeline coverage uitgelegd laat zien hoe je dat berekent op basis van je eigen winstpercentage.

Stap 5: voeg de onbekende omzet toe

Een deel van de omzet in de forecastperiode komt uit deals die nu nog niet bestaan. Bereken uit je historie hoeveel dat gemiddeld was: welk deel van de omzet in een kwartaal kwam uit deals die aan het begin van dat kwartaal nog niet in het CRM stonden? Voor korte horizonnen is dit klein, voor een jaarforecast kan het aanzienlijk zijn.

Stap 6: geef een bandbreedte

Elke laag heeft een eigen onzekerheid. Bepaal per laag een ondergrens en een bovengrens:

• Contractueel: smal. Ondergrens houdt rekening met bekende risico's zoals opzeggingen en klanten met betalingsproblemen.
• Terugkerend: middel. Gebaseerd op de spreiding in je historie.
• Pipeline: breed. Vooral bepaald door de grootste deals. Als drie deals de helft van je gewogen pipeline uitmaken, hangt de bandbreedte af van die drie.
• Onbekend: breed, maar meestal klein in bedrag.

Presenteer de forecast als verwachting met onder- en bovengrens, en noem de paar factoren die het verschil maken. Hoe je de zekerheid van een forecast bepaalt en communiceert, staat in forecast confidence uitgelegd. Als een paar gebeurtenissen de uitkomst domineren, werk dan met scenario's, zoals beschreven in scenario forecasting voor B2B.

Stap 7: meet je forecast achteraf

Leg aan het begin van elke periode de forecast vast, per laag. Vergelijk aan het einde met de werkelijke omzet, per laag. Houd bij:

• Hoe groot was de afwijking per laag?
• Was de afwijking steeds dezelfde kant op?
• Viel de werkelijke omzet binnen de bandbreedte?
• Welke deals of klanten verklaren het grootste deel van de afwijking?

Na vier tot zes perioden zie je patronen. Een pipelinelaag die steeds te hoog zit, heeft een te optimistische weging. Een contractlaag die steeds te hoog zit, wijst op een probleem in de facturatie. Dat laatste is geen forecastprobleem, maar omzetlekkage.

Stap 8: richt het overleg anders in

Een forecastoverleg waarin elke verkoper zijn deals opnoemt, is een statusoverleg. Een beter overleg bespreekt drie dingen:

1. Wat is er veranderd sinds de vorige forecast, en waarom?
2. Waar wijkt het oordeel van sales af van de gekalibreerde weging? Als een verkoper een deal op 90 procent zet en het model op 30, is het gesprek over die deal nuttig.
3. Wat doen we met de afwijking van vorige periode?

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: stel, een technisch dienstverlener heeft de afgelopen vier kwartalen een forecast gemaakt op basis van de gewogen pipeline plus een schatting van terugkerende omzet. De werkelijke omzet lag elke keer 6 tot 9 procent onder de forecast.

Na opsplitsing in lagen blijkt de pipelinelaag gemiddeld 15 procent te hoog, door ongemeten kansen. De contractlaag zit gemiddeld 3 procent te hoog, en dat blijkt te komen door onderhoudscontracten waarvan de indexatie niet wordt gefactureerd. De pipelineweging wordt aangepast op de historie. De indexatie wordt gecorrigeerd in de facturatie. In de twee kwartalen daarna valt de werkelijke omzet binnen de bandbreedte, zonder dat de afwijking steeds dezelfde kant op valt.

Dit voorbeeld laat het mechanisme zien, geen gemiddeld resultaat. Hoe groot de afwijkingen bij jou zijn, blijkt pas uit je eigen meting.

Het volledige kader, met alle methodes en valkuilen, staat in wat is revenue forecasting.

Veelgestelde vragen

Hoeveel historie heb ik nodig?

Voor het kalibreren van de pipeline minimaal twaalf maanden aan afgesloten deals, liefst vierentwintig. Voor seizoenspatronen in terugkerende omzet minimaal twee volledige jaren. Heb je minder, begin dan met wat je hebt en werk de cijfers elk kwartaal bij.

Moet ik een forecastingtool kopen?

Niet om te beginnen. Alle stappen zijn in Excel te doen met een export uit CRM en boekhouding. Een tool wordt nuttig als het maandelijks bijwerken te veel tijd kost of als je de koppeling tussen contracten, pipeline en facturatie doorlopend wilt bewaken.

Hoe vaak werk ik de forecast bij?

Maandelijks als vast ritme, en tussentijds bij grote veranderingen: een grote deal gewonnen of verloren, een belangrijke klant die opzegt, een project dat vertraagt.

Wat als sales het niet eens is met de gekalibreerde weging?

Dan is dat een goed gesprek. Soms heeft de verkoper informatie die het model niet heeft. Leg zijn inschatting naast de gekalibreerde weging en meet achteraf wie er dichter bij zat. Na een paar kwartalen weet je hoeveel gewicht je aan welke bron geeft.