Welke data gebruikt Revenue Intelligence?

Revenue Intelligence gebruikt de data die je al hebt over je omzet: deals en klantgegevens uit het CRM, prijsafspraken uit contracten, geleverde prestaties uit orders, uren of gebruik, factuurregels uit de facturatie en ontvangsten uit de boekhouding. Het gaat niet om zoveel mogelijk data, maar om de velden waarmee je kunt vaststellen wat er had moeten worden gefactureerd en of dat is gebeurd. Minimaal heb je CRM-deals en factuurregels nodig, met iets waarmee je ze aan elkaar kunt koppelen.

Hieronder per bron welke velden ertoe doen, waarom, en wat er in de praktijk meestal ontbreekt. Voor het totaalbeeld van het vakgebied: zie de complete gids over Revenue Intelligence.

De drie soorten data

Alle data die Revenue Intelligence gebruikt, valt in drie groepen:

1. Afspraak. Wat is er verkocht en tegen welke voorwaarden? Deals, offertes, contracten, prijsafspraken.
2. Prestatie. Wat is er daadwerkelijk geleverd? Orders, uren, licenties, gebruik, meerwerk.
3. Geld. Wat is er gefactureerd en ontvangen? Factuurregels, creditnota's, betalingen.

Omzetlekkage is het verschil tussen deze drie. Afspraak zonder factuur. Prestatie boven afspraak zonder extra factuur. Factuur zonder betaling. Om die verschillen te vinden, heb je van elke groep iets nodig.

Welke data heb je nodig voor Revenue Intelligence?

CRM: de afspraak zoals sales hem kent

Het CRM is meestal de eerste plek waar een afspraak wordt vastgelegd. De velden die ertoe doen:

• Klant, met een unieke sleutel. Bij voorkeur een KvK-nummer of een debiteurnummer dat ook in de boekhouding staat.
• Deal-status en sluitdatum. Wanneer is de deal gewonnen, en had er dus vanaf dat moment gefactureerd moeten worden?
• Deal-waarde, liefst uitgesplitst in eenmalig en terugkerend.
• Productregels, met aantal, prijs en korting per regel.
• Looptijd en startdatum bij terugkerende omzet.
• Eigenaar. Wie is verantwoordelijk als er iets niet klopt?

Wat meestal ontbreekt: productregels. Veel verkopers vullen alleen een totaalbedrag in. Dan kun je wel controleren of er een factuur is, maar niet of de juiste producten tegen de juiste prijs zijn gefactureerd. Ook de splitsing tussen eenmalig en terugkerend ontbreekt vaak.

Belangrijk om te beseffen: CRM-data is geen financiële data. Een deal-waarde is een verwachting, geen omzet. Waarom dat onderscheid ertoe doet, lees je in waarom CRM-data niet hetzelfde is als financiële data.

Contracten: de afspraak zoals hij juridisch geldt

Het contract is de bron voor wat je mag factureren. De velden die ertoe doen:

• Prijs per eenheid en de eenheid zelf: per maand, per gebruiker, per locatie, per uur.
• Looptijd, startdatum, einddatum, verlengingsregeling en opzegtermijn.
• Indexatieclausule: welke index of welk percentage, op welke datum, met welk minimum of maximum.
• Staffels: bij welke aantallen verandert de prijs?
• Kortingen met einddatum: een introductiekorting die na twaalf maanden vervalt.
• Tarieven voor meerwerk, spoed of extra diensten.
• Minimale afname of vaste vergoedingen.

Wat meestal ontbreekt: een systeem waarin deze velden staan. In veel bedrijven bestaat het contract alleen als pdf in een map of in een ondertekentool. De indexatieclausule staat op pagina 7 en geen enkel systeem weet ervan. Dat is precies waarom lekken tussen contract en factuur zo lang blijven lopen, uitgewerkt in revenue leakage tussen contract en factuur.

Met AI kun je deze velden tegenwoordig uit pdf's halen. Laat een mens de uitgelezen waarden controleren voordat ze als maatstaf gaan dienen, zeker bij afwijkende clausules.

Orders, uren en gebruik: wat er echt geleverd is

Deze bron verschilt het meest per bedrijfsmodel:

De velden die er altijd toe doen: klant, periode, hoeveelheid, en of het binnen of buiten de afspraak valt. Dat laatste is cruciaal bij meerwerk. Uren die als meerwerk zijn geregistreerd maar niet als zodanig zijn gemarkeerd, verdwijnen in het totaal.

Wat meestal ontbreekt: de koppeling naar de klant of het contract. Uren staan op een projectnummer dat nergens anders bestaat, of gebruik staat op een technische account-ID die niet aan een debiteur is gekoppeld.

Facturatie: wat er in rekening is gebracht

Uit de facturatie, in Exact, AFAS, Twinfield, Moneybird, SAP of een aparte billingtool, heb je nodig:

• Factuurregels, niet alleen factuurtotalen. Met omschrijving, artikel of product, aantal, prijs per eenheid en korting.
• Factuurdatum en periode waarop de factuur betrekking heeft.
• Debiteur, met een sleutel die ook in het CRM staat.
• Referenties naar order, contract of project, als die worden meegegeven.
• Creditnota's, gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur.

Wat meestal ontbreekt: referenties. Een factuur die het contractnummer of ordernummer meedraagt, is in één stap te verbinden. Een factuur met alleen een vrije omschrijving vraagt om giswerk.

Betalingen: wat er binnen is gekomen

De laatste stap. Uit de boekhouding of de bankkoppeling:

• Ontvangen bedragen, gekoppeld aan factuur.
• Openstaande posten en hun ouderdom.
• Afboekingen en oninbaar geleden verlies.
• Betaalgedrag per klant over tijd.

Hier zit een ander soort lek: niet te weinig gefactureerd, maar gefactureerd en niet ontvangen. Kleine restbedragen die nooit worden opgevolgd, betalingen die net onder het factuurbedrag blijven, afboekingen zonder duidelijke reden.

Aanvullende bronnen

Afhankelijk van je bedrijf kunnen ook deze bronnen waarde toevoegen:

• Supporttool: tickets per klant, zeker als support buiten een contract wordt gefactureerd of als toenemende tickets een voorbode zijn van opzegging.
• Advertentieplatformen en analytics: om uitgaven door te volgen naar gefactureerde omzet per kanaal.
• Prijslijsten: als referentie voor wat een klant zonder afspraak had moeten betalen.

Wat je minimaal nodig hebt

Om te beginnen heb je twee dingen nodig:

1. Gewonnen deals uit het CRM, met klant, datum en bedrag.
2. Factuurregels uit de facturatie, met debiteur, datum en bedrag.

En één ding om ze te verbinden: een gedeelde klantsleutel, of genoeg overlap in naam en bedrag om ze betrouwbaar te matchen.

Daarmee kun je al de controle doen die vaak het meeste oplevert: welke gewonnen deals hebben geen of een te lage factuur? Contracten, uren en betalingen voeg je daarna toe. Welke systemen je daarvoor koppelt, staat in welke systemen je moet koppelen voor Revenue Intelligence.

Datakwaliteit: goed genoeg is goed genoeg

Een veelgehoorde reden om niet te beginnen, is dat de data niet op orde is. Dubbele klanten in het CRM, deals zonder productregels, facturen zonder referentie. Dat is bijna overal zo.

Het goede nieuws: Revenue Intelligence is juist een van de beste manieren om datakwaliteit te verbeteren. Het laat zien waar de koppeling niet lukt, en elke mislukte koppeling is een concreet datalek om te dichten. Wachten tot de data perfect is, betekent nooit beginnen. Wat slechte data zelf kost, staat in revenue leakage door dataproblemen.

Rekenvoorbeeld: stel, je hebt 400 actieve klanten. Bij 340 daarvan staat hetzelfde debiteurnummer in CRM en boekhouding. Bij 60 niet. Dan kun je 85 procent direct vergelijken en heb je voor de overige 15 procent een lijst van records die opgeschoond moeten worden. Dat is geen reden om te wachten. Het is een takenlijst.

Controlelijst: is je data klaar?

Loop deze punten na per bron. Elk nee is een verbeterpunt, geen blokkade.

• Staat er in het CRM en in de boekhouding een gedeelde klantsleutel, zoals debiteurnummer of KvK-nummer?
• Hebben gewonnen deals productregels met aantal en prijs, of alleen een totaalbedrag?
• Is bij deals onderscheid gemaakt tussen eenmalige en terugkerende waarde?
• Staan indexatie, staffels en kortingen met einddatum ergens anders dan in een pdf?
• Dragen facturen een order-, project- of contractnummer mee?
• Wordt meerwerk als apart type geregistreerd in de uren of orders?
• Zijn creditnota's gekoppeld aan de factuur die ze corrigeren?

Hoe de gegevens worden beschermd als je ze koppelt, beschrijft AutoMaat op de pagina over beveiliging.

Veelgestelde vragen

Welke data is het belangrijkst voor Revenue Intelligence?

De combinatie van gewonnen deals uit het CRM en factuurregels uit de facturatie. Zonder die twee is er niets te vergelijken. Contracten zijn de belangrijkste volgende bron, omdat daar de prijsafspraken in staan.

Heb ik persoonsgegevens nodig?

Nauwelijks. Revenue Intelligence werkt met bedrijven, bedragen, datums en producten. Namen van contactpersonen zijn zelden nodig. De eigenaar van een deal of klant is wel handig, om een bevinding bij de juiste medewerker te leggen.

Hoeveel historie heb ik nodig?

Minstens twaalf maanden, zodat je een volledige cyclus ziet, inclusief een indexatiemoment. Meer historie helpt bij het vinden van patronen, zoals klanten die geleidelijk minder afnemen.

Wat als mijn CRM rommelig is?

Begin toch. De koppeling tussen CRM en facturatie laat precies zien welke records rommelig zijn. Dat maakt opschonen gerichter dan een algemene opschoonactie.