Welke systemen moeten worden gekoppeld voor Revenue Intelligence?

Voor Revenue Intelligence koppel je minimaal twee systemen: het CRM, waar staat wat er verkocht is, en de facturatie of boekhouding, waar staat wat er in rekening is gebracht. Die combinatie vindt al de meest voorkomende lekken, zoals gewonnen deals zonder factuur en prijsverschillen tussen deal en factuur. Daarna voeg je toe wat bij je bedrijfsmodel past: contracten voor prijsafspraken en indexatie, een ERP of urenregistratie voor wat er geleverd is, een billingtool voor abonnementen, en betalingen om te zien wat er echt binnenkomt.

Welke systemen precies, in welke volgorde en met welke rechten, hangt af van hoe je bedrijf omzet maakt. Hieronder de uitwerking. Voor de bredere context: zie de complete gids over Revenue Intelligence.

De basis: CRM en facturatie

Elk B2B-bedrijf dat Revenue Intelligence serieus neemt, begint hier. De reden is simpel: de overdracht van sales naar finance is in vrijwel elk bedrijf de plek waar de meeste omzet tussen wal en schip valt.

Het CRM, bijvoorbeeld Salesforce, HubSpot of Pipedrive, levert:

• gewonnen deals met sluitdatum en waarde;
• productregels, aantallen en kortingen;
• klantgegevens en de eigenaar van de deal.

De facturatie, bijvoorbeeld Exact, AFAS, Twinfield, Moneybird of SAP, levert:

• factuurregels met product, aantal, prijs en korting;
• debiteuren en hun sleutels;
• creditnota's.

Met die twee kun je controleren of elke gewonnen deal een factuur heeft, of het gefactureerde bedrag overeenkomt met de deal, en of er klanten zijn die in het ene systeem wel en in het andere niet bestaan. Hoe je die koppeling technisch inricht, staat in hoe je CRM aan billing koppelt.

Uitbreiden per bedrijfsmodel

Na de basis verschilt het per type bedrijf. De vraag is steeds: waar staat de informatie die bepaalt wat je had moeten factureren?

Voor bedrijven waar een ERP de centrale rol speelt, is de koppeling tussen CRM en ERP een eigen project. Dat werken we uit in hoe je CRM aan ERP koppelt.

De bron die vaak vergeten wordt: contracten

In veel bedrijven staan de belangrijkste afspraken over prijs alleen in het contract. De indexatieclausule, de staffel bij meer dan vijftig gebruikers, de introductiekorting die na een jaar vervalt. Als die informatie in geen enkel systeem staat, kan ook geen enkel systeem controleren of hij wordt toegepast.

Er zijn drie manieren om contracten mee te nemen:

1. Een contractbeheersysteem koppelen, als je er een hebt met gestructureerde velden.
2. De velden overnemen in het CRM, bijvoorbeeld als eigen velden op de deal of het bedrijf: indexatiedatum, indexatietype, einddatum korting.
3. De pdf's laten uitlezen, met AI die de relevante clausules herkent en een mens die de uitkomst controleert.

Welke velden je uit een contract nodig hebt, staat in welke data Revenue Intelligence gebruikt.

Betalingen en de bank

De boekhouding weet welke facturen zijn betaald. Die koppeling heb je vaak al als je de facturatie koppelt, omdat facturatie en betalingen in hetzelfde pakket zitten. Is dat niet zo, bijvoorbeeld omdat een billingtool factureert en de boekhouding de betalingen verwerkt, dan is dit een aparte koppeling.

Waarom het ertoe doet: gefactureerd is nog niet ontvangen. Kleine restbedragen, afboekingen zonder duidelijke reden en klanten die structureel te laat betalen zijn ook omzetlekkage, alleen in een andere fase.

Aanvullende systemen

Voor een vollediger beeld kun je later ook deze systemen koppelen:

• Supporttool, zoals Zendesk. Relevant als support buiten het contract wordt gefactureerd, of als je een toename van tickets wilt zien als signaal voor een klant die gaat vertrekken.
• Advertentieplatformen, zoals Google, Meta en LinkedIn. Relevant om uitgaven door te volgen tot gefactureerde omzet per campagne, niet alleen tot een lead.
• Betaalplatform, zoals Stripe. Relevant bij online betalingen of abonnementen die via een betaalprovider lopen.

In welke volgorde?

Een volgorde die in de praktijk goed werkt:

1. CRM en facturatie. De basis. Levert direct inzicht in de overdracht van sales naar finance.
2. De bron van prestatie. ERP, uren, servicedesk of productdata, afhankelijk van je model. Levert inzicht in wat er geleverd is maar niet gefactureerd.
3. Contracten. Levert inzicht in indexatie, staffels en kortingen.
4. Betalingen. Als ze niet al met de facturatie meekomen.
5. Support en marketing. Voor een vollediger beeld van klantgezondheid en rendement.

Elke stap moet eerst iets opleveren voordat je de volgende zet. Een koppeling die alleen data oplevert maar geen bevindingen, is ballast.

Rechten: zo weinig mogelijk

Om lekken te vinden, hoeft Revenue Intelligence nergens iets te wijzigen. Leestoegang is genoeg. Dat heeft grote voordelen:

• Er kan niets per ongeluk worden aangepast in je CRM of boekhouding.
• De koppeling is makkelijker te verantwoorden richting je IT-beheerder, je accountant en je functionaris gegevensbescherming.
• Stop je ermee, dan trek je de toegang in en is het klaar.

Schrijfrechten zijn pas nodig als het systeem ook acties uitvoert, zoals een taak aanmaken in het CRM of een conceptfactuur klaarzetten. Geef die dan per actie, niet in één keer voor alles. En houd bij alles wat naar een klant gaat een mens die goedkeurt.

Let ook op onder wiens account een koppeling draait. Een koppeling die met de rechten van de directeur of een beheerder is aangemaakt, kan meer dan nodig is. Een apart account met alleen de benodigde rechten is veiliger en laat in elk systeem zien wat de koppeling deed. Hoe AI veilig toegang krijgt tot bedrijfsdata, staat in hoe je AI toegang geeft tot bedrijfsdata.

Rekenvoorbeeld: wat levert elke koppeling op?

Rekenvoorbeeld: stel, een IT-dienstverlener met EUR 6 miljoen omzet koppelt stap voor stap.

• Stap 1, CRM en facturatie. Er blijken 7 deals van het afgelopen jaar zonder eerste factuur, samen EUR 42.000. Daarnaast 15 deals waar het gefactureerde bedrag lager ligt dan de deal, samen EUR 11.000 per jaar.
• Stap 2, servicedesk. Bij 22 klanten ligt het aantal actieve gebruikers hoger dan het aantal gefactureerde werkplekken. Samen 90 werkplekken van EUR 35 per maand: EUR 37.800 per jaar.
• Stap 3, contracten. Bij 40 contracten is de indexatie niet toegepast. Gemiddeld EUR 30 per maand: EUR 14.400 per jaar.

Alle getallen zijn aannames voor het voorbeeld. Het laat zien dat elke koppeling een ander soort lek zichtbaar maakt, en dat de volgorde bepaalt wanneer je welk lek vindt.

Controlelijst voordat je koppelt

• Weet je welke systemen in je omzetketen zitten, van eerste contact tot betaling?
• Heeft elk systeem een API of een exportmogelijkheid?
• Is er een gedeelde klantsleutel tussen CRM en boekhouding?
• Wie is binnen je bedrijf eigenaar van elk systeem, en wie moet toestemming geven?
• Kun je een apart account aanmaken voor de koppeling, met alleen leesrechten?
• Weet je waar de gekoppelde data wordt opgeslagen en verwerkt, en is er een verwerkersovereenkomst?

Hoe AutoMaat omgaat met rechten, datastromen en de verwerkersovereenkomst, staat op de pagina over beveiliging.

Veelgestelde vragen

Wat is de minimale koppeling voor Revenue Intelligence?

CRM plus facturatie. Daarmee vind je gewonnen deals zonder factuur, bedragen die niet overeenkomen en klanten die maar in één systeem bestaan.

Moet ik mijn systemen vervangen om ze te kunnen koppelen?

Nee. Vrijwel alle gangbare CRM- en boekhoudpakketten hebben een API. Revenue Intelligence werkt bovenop wat je al gebruikt.

Wat als een systeem geen API heeft?

Dan kan een periodieke export een tussenoplossing zijn. Dat werkt voor een eerste analyse, maar voor doorlopende controle is een koppeling nodig. Soms is dit een reden om bij de volgende vervanging van dat systeem op koppelbaarheid te letten.

Hoeveel werk is het koppelen?

Dat hangt af van de systemen en van de kwaliteit van je data. Een standaardkoppeling met een gangbaar CRM of boekhoudpakket is vaak snel ingericht. Het meeste werk zit meestal niet in de koppeling zelf, maar in het verbinden van records die in elk systeem anders heten.

Geef ik een externe partij dan toegang tot al mijn financiële data?

Alleen tot wat je koppelt, en bij voorkeur alleen met leesrechten. Vraag altijd waar de data wordt opgeslagen, wie erbij kan en wat er gebeurt als je stopt.