AI in Business #04: Waar een installatiebedrijf geld laat liggen

In AI in Business #03 rekende ik het door voor een IT-dienstverlener met 25 medewerkers: ruim €7.200 per maand aan uren, licenties en indexatie die nooit op een factuur kwamen. Geld dat al verdiend was.

Vandaag de bouw. Daar lekt het op een andere plek: tussen de bouwplaats en de administratie. Het werk wordt gedaan door mensen die op locatie staan, en gefactureerd door mensen die op kantoor zitten. Alles wat onderweg niet wordt opgeschreven, bestaat voor de factuur niet.

Het voorbeeld

Ik reken het door voor een installatiebedrijf met 40 medewerkers, waarvan 25 monteurs. Het bedrijf doet projecten tegen een aanneemsom, werk in regie op uurbasis, en koopt materiaal in bij de groothandel.

Alle getallen hieronder zijn aannames, geen gemiddelden en geen meting bij een klant. Ze zijn gekozen omdat ze te controleren zijn en omdat je ze makkelijk vervangt door je eigen getallen. Bij elke post staat hoe je je eigen getal vindt.

1. Meerwerk zonder factuur

Hoe het ontstaat. De klant vraagt op de bouwplaats of er "nog een extra groep bij kan" of een wandcontactdoos een meter op moet schuiven. De monteur zegt ja, want de klant staat ernaast en het is zo gedaan. Het staat niet in de opdracht, het is meerwerk. Maar het is mondeling afgesproken, het staat in een appje of nergens, en op kantoor weet niemand ervan. Bij de eindafrekening wordt de aanneemsom gefactureerd, en dat meerwerk niet.

Niemand doet iets fout. De klant is geholpen, de monteur heeft goed werk geleverd. Het staat alleen niet op papier.

De som. 10 projecten per maand, per project 3 keer meerwerk. 1 op de 5 komt nooit op de eindfactuur.

• 10 × 3 = 30 meerwerkposten per maand, waarvan 6 niet gefactureerd.
• Bij gemiddeld €400 per post: €2.400 per maand.

Wat de agent doet. Hij leest wat er over een project is vastgelegd: werkbonnen, notities in de app van de monteurs, mails en berichten met de klant, en de opdrachtbevestiging. Elke keer dat er iets wordt beschreven wat niet in de opdracht staat, zoals "extra", "erbij", "verplaatst" of "ook nog", maakt hij een melding met het project, de datum en de tekst waar het uit blijkt. Voor de eindafrekening ligt die lijst naast de factuur.

Je eigen getal. Neem de laatste vijf afgeronde projecten. Vraag de monteurs wat er op locatie extra is gedaan, en kijk of het op de eindfactuur staat.

2. Regiewerk zonder werkbon

Hoe het ontstaat. Een monteur is bij een klant voor een storing en ziet nog iets. Hij lost het even op. Of een klant belt tussendoor met een vraag en hij rijdt langs op weg naar het volgende adres. Een half uur hier, een kwartier daar. Een werkbon schrijven kost moeite, dus het gebeurt niet, of de tijd gaat op de bon van een ander werk.

De som. 25 monteurs, per persoon een half uur per week dat niet op een werkbon komt.

• 12,5 uur per week, keer 52 weken, gedeeld door 12 maanden: ruim 54 uur per maand.
• Bij een regietarief van €65: €3.521 per maand.

Een half uur per week is zes minuten per werkdag. Wie de eigen monteurs kent, weet of dat hoog of laag is.

Wat de agent doet. Hij legt de planning, de ritregistratie of gps van de bus, en de werkbonnen naast elkaar. Een bezoek aan een adres zonder werkbon wordt een melding. Een werkbon van een uur bij een bezoek van twee uur ook.

Wat hij niet doet. Hij beslist niet wat gefactureerd wordt. Niet elke stop is factureerbaar: een deel valt onder garantie, een deel was bewust service voor een goede klant. Daarom is €3.521 het plafond, niet de opbrengst.

Je eigen getal. Leg van drie monteurs de ritten van vorige week naast hun werkbonnen. Tel de adressen zonder bon.

3. Materiaal dat niet wordt doorbelast

Hoe het ontstaat. Monteurs halen materiaal bij de groothandel of uit de bus. De bon gaat naar de administratie, maar zonder projectnummer of met het verkeerde. Het materiaal wordt verwerkt, de inkoop wordt betaald, en op de factuur aan de klant staat het niet. Het komt op een algemene kostenpost terecht en daar valt het niemand op.

De som. €40.000 aan materiaal per maand. 2% wordt gehaald maar aan geen project gekoppeld.

• 2% van €40.000: €800 per maand die je zelf betaalt.

Wat de agent doet. Hij koppelt elke inkoopregel aan een project, op basis van projectnummer, datum, monteur en planning. Regels die hij aan geen project kan koppelen, of die op een project staan dat al is afgerekend, worden een melding.

Je eigen getal. Pak de inkoopfacturen van de groothandel van één maand. Tel de regels zonder projectnummer.

De som

De voorzichtige variant. Stel dat maar de helft van het regiewerk factureerbaar is, en dat 1 op de 10 meerwerkposten wordt gemist in plaats van 1 op de 5.

Waarom dit werkt in de bouw

De agent hoeft niet op de bouwplaats te staan. Hij leest wat er al wordt vastgelegd: werkbonnen, berichten, ritten, inkoop. Je monteurs werken zoals ze nu werken.

Hij leest alleen. Hij past geen factuur aan en geen werkbon. Hij maakt een lijst, de projectleider beslist per regel. Dat is het principe uit AI Explained #03: een agent die zoekt, hoeft niets te kunnen veranderen.

Elke melding is te controleren. Een melding is geen schatting. Het is een concreet verschil: dit adres, deze dag, deze bon.

Waar het misgaat

Er wordt te weinig vastgelegd. Als meerwerk alleen mondeling bestaat en nergens in een bericht of notitie terugkomt, kan geen agent het vinden. Dan begint de winst bij een gewoonte: de monteur legt elk meerwerk vast met een foto en één zin. Dat kost dertig seconden.

Achteraf factureren schaadt de relatie. Een klant die na de oplevering een rekening krijgt voor meerwerk waar nooit een prijs bij is genoemd, belt niet om te bedanken. Spreek vooraf af wat je doet met wat je vindt, en zorg dat de klant op het moment zelf weet dat iets meerwerk is.

Niemand is eigenaar van de lijst. Wijs één persoon aan die de meldingen elke week afhandelt, voor de eindafrekening de deur uit gaat.

Wat je maandag kunt doen

Drie steekproeven, samen ongeveer twee uur:

1. Meerwerk. Vijf afgeronde projecten, de monteurs vragen wat er extra is gedaan, en de eindfactuur ernaast.
2. Regie. De ritten van drie monteurs van vorige week naast hun werkbonnen.
3. Materiaal. De inkoopregels van één maand zonder projectnummer.

Vind je niets, dan is dit niet waar je moet beginnen. Vind je wel iets, reken het door met je eigen getallen in de tabellen hierboven. Meer over deze sector: omzetlekkage bij installatiebedrijven en facturatiecontrole in de bouw.

Waar je dan begint

Bij jou kan het nul zijn. Of het dubbele. Je weet het pas als je het naast elkaar legt.

Dat meten is waar de Revenue Audit mee begint: vaststellen waar geld weglekt en hoeveel, in euro's. Wil je eerst zelf zien waar het bij jou zit, doe dan de gratis scan.

De rekenvoorbeelden in dit artikel zijn aannames, geen metingen. Vul je eigen getallen in.